淺談人力資源管理系統的實施

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摘要：人才之爭是市場競爭中的核心內容之一，為了不斷吸納并保持優秀人才，企業必須采用現代化的人才管理方法。人力資源管理系統越來越吸引企業的注目，如何有效地實施這一系統成為企業的一個重要課題。

關鍵詞：人力資源管理系統；實施；誤區

中圖分類號：F27文獻標識碼：A

在全球的企業管理信息系統中，人力資源管理系統HRMS(Human Resource Management System，HRMS)，是其中最重要的部分之一，同時實施這一系統有助于提高企業管理水平，但大多數企業在其實施中存在很多問題，因此如何有效實施這一系統成為企業一個重要課題。

1 人力資源管理系統簡介

1.1 人力資源管理模塊

該模塊可管理較全面的人力資源和相關數據，進行一些日常性的和一般的管理工作，使得人力資源管理人員可以從繁瑣的日常工作中解脫出來，這樣提高了工作效率，同時報表也可存檔供企業決策人員參考。

1.2 薪資和福利模塊

該模塊通?？捎糜诠芾砥髽I薪資和福利計算的全過程，其中包括企業的薪資和福利政策設定、自動計算個人所得稅、自動汁算社會保險等代扣代繳項目，大大減少工作量。該模塊也可處理部分簡單的人事信息。

1.3 培訓管理模塊

培訓管理系統一般通過培訓需求調查、培訓實施、結果評估和反饋以及培訓結果記載等手段，實現培訓管理的科學化，并且和人力資源信息有機地聯系起來，為企業人力資源的配 備和員工的升遷提供科學的依據。

1.4 考勤管理模塊

考勤管理程序一般與打卡機、考勤機等考勤設備相接，根據事先編排的班次信息，過濾掉錯誤數據，生成員工出勤報告，并可轉入薪資和福利程序中，使考勤數據與薪資計算直接掛鉤。

1.5 eHR

eHR是一種基于Internet/Intranet的人力資源管理系統。先進的軟件配上高速的硬件，再與處于服務中心的專業化人員融為一體，構成了eHR的基礎：一個為人力資源服務的技術網絡。這一網絡使得向員工提供更高水準的服務成為可能。

2 人力資源管理系統的實施過程

HRMS不是一個拿來就用的軟件系統，它不僅是一種融合了先進的人力資源管理理念和流程的工具，同時為了滿足不同地區、不同行業、不同規模、不同管理方法的客戶需求，它也是—種一般化的系統管理框架。人力資源管理系統的實施過程就是將商品化軟件系統的客戶化過程，通過設定的目標，對本企業將要采用功能和信息進行取舍、整合、輸入和系統設定，從而形成適合本企業特點的人力資源管理系統。那么，在企業中究竟該怎樣進行人力資源管理系統的實施呢？根據筆者的觀察了解和一些企業實施人力資源管理系統中的經驗教訓，筆者認為，應做好以下幾個方面：

2.1 準備工作

實施人力資源管理系統前的準備由專業咨詢機構對企業的人力資本構成現狀及其期望效果預先進行分析診斷(企業自身有能力，可自行分析診斷)，開出對癥下藥的處方后，裝到軟件供應商的系統平臺中去。還應與供應商配合進行需求分析與流程設計，同時要做好調整和相應的培訓。

2.2 組建專門負責系統實施的項目小組

人力資源管理系統實施的工作量大、涉及面廣，數據的采集、確認和最終入庫，以及一些原始信息數據格式的轉換，會涉及到企業的每個部門和每個員工。因此，組建一個專門負責系統實施的項目小組來合理分工，是保障系統順利實施的必要條件。但是，項目小組必須具備一定的條件，才能發揮其關鍵作用，這些條件是：具備相關項目管理經驗、掌握必要的專業知識(業務方面和技術方面)、辦事效率高、處事果斷、勇于創新和協調溝通能力優秀等等。

此外，在系統實施項目小組中應設置兩類成員，一類可以稱為項目小組的指導委員，主要職責就是對項目實施過程中重大問題進行決策，定期聽取項目實施小組的工作報告，并在 部門協調、人員配備等方面對項目小組進行支持。另一類是項目小組的具體工作人員，他們是系統實施的具體執行者，主要由人力資源部、計算機中心的業務骨干和其他相關人員組 成。項目小組中的兩類成員扮演不同的角色，發揮不同的作用，相互配合，相互支持，因此這兩類人缺一不可。

2.3 制定合理的系統實施計劃

“凡事預則立，不預則廢”，一個合理的實施計劃是保證系統順利實施的前提條件。首先，實施計劃應包括明確的系統目標和時間安排。這里的系統目標與系統選型時的目標是有 區別的，系統選型時確定的目標僅是認識上、粗放的目標，而實施計劃中的目標是明確的、既定的。只有目標明確才能做到有的放矢，才能對系統實施后的效果進行評估。實施計劃的時司安排是指將整個實施過程劃分為若干個實施步驟，明確界定每個步驟的時間跨度、需要的費用和要達到的結果。再次，明確每一實施步驟的具體負責人及負責人要承擔的責任。最后，制定了實施計劃，就要嚴格按計劃來組織實施。

2.4 控制重要的實施環節

在系統實施的過程中應包括這些主要步驟：(1)軟、硬件系統的選購和安裝；(2)數據采集；(3)建立系統原型；(4)基礎數據庫的建立；(5)系統試運行和系統測試；(6)系統切換和相應文檔的建立；(7)系統驗收；(8)系統維護和完善。在這些實施步驟中，最為重要的環節就是建立系統原型、系統切換和系統的維護與完善。

2.4.1 建立系統原型

人力資源管理系統原型的建立是一個漫長而復雜的過程，這一過程包括系統預算；軟硬件系統的選型、采購和安裝；系統功能的測試；數據的采集、轉換；以及系統的試運行和測試等。在項目的實施中需要各個部門的協作和配合，在這個過程中，項目小組的實施負責人要指導系統實施涉及到的部門和員工做好項目的配合工作，完成數據的采集、轉化和系統的試運行和測試工作。

2.4.2 系統壩測試

由于人力資源管理系統需處理的信息關系非常復雜，各企業的需求也不盡相同，再加上軟件的商品化程度遠不如已經運行多年的成熟軟件產品，存在的錯誤較多。如果不在項目實施的初期解決這些問題，隨著問題的不斷暴露，不僅會浪費大量的人力，更嚴重的是會使他人失去信心，嚴重影響工作的進展。

2.4.3 新舊系統切換

新舊系統的切換是人力資源管理系統實施中的另一個重要環節。這一環節的組織和實施尤為重要。這一環節的主要工作就是讓企業的人力資源管理人員、各個部門負責人和企業領導都安裝和使用新系統，逐步熟悉新系統，目的就是要改變原來的工作方式，而采用新系統、新方式完成日常工作處理。由于企業的人力資源管理人員已習慣了原有的工作方式，而習慣的改變必然要有一個過渡期，并且習慣的改變也與員工各方面的素質有關，比如學習能力等。因此要充分重視系統切換的過程，采用正確的方式、方法來引導員工改變舊觀念。員工的積極配合和企業領導的直接參與是系統成功切換的重要因素。此外還要有目的的組織一些培訓課程，以便讓員工盡快熟悉新系統、了解系統的優點，從而培訓他們對系統的依賴性。此外，還可以鼓勵員工提出系統的缺點和不足，這樣既可以調動員工使用新系統的積極性，還為以后系統的完善提供了依據。

2.4.4 系統維護與完善

人力資源管理系統的維護與完善是系統實施的最后一個環節，也是一項長期任務，系統的日常維護、軟件版本的升級、企業內的定期培訓等都是這一環節要完成的工作。企業應安排有部門和專人負責系統的定期修改、調整和改進，要視企業的發展需要和系統的運行情況，完善已有模塊的功能，補充新的功能和模塊，從而使人力資源管理信息系統日臻完善，真正成為企業的人力資源信息管理中心，成為企業領導決策的信息來源，成為規范企業管理的有效工具。

3 人力資源管理系統實施中的注意事項

人力資源管理軟件通常只是一個通用的系統框架，只是協助使用者工作。實施中根據企業的實際情況和企業所在地的政策法規，進行這個系統的完善工作就非常重要。毫不夸張地說，人力資源管理系統項目成功與否的關鍵就在于這個實施過程中的工作。

由于人力資源管理系統管理的是所有與人相關的數據，信息量大，變化頻繁，內部關聯性較弱，數據的采集、確認、更新和檢查都比較困難，而且其管理的信息與員工的切身利益密切相關，特別是工資計算不能有任何錯誤，因此，實施工作尤為繁瑣和困難，其難度和工作量遠遠大于一般人的預計。筆者認為，為了最大限度地提高企業的人力資源管理水平，成功地實施人力資源管理系統，需要特別注意以下幾點：

3.1 培訓

要想使人力資源管理系統真正地發揮應有的效用，必須通過培訓轉變人們特別是中高層領導的思維方式和行為方式。要讓他們學會并習慣于通過系統來進行科學的管理，而不是決策憑感覺，分析憑經驗。培訓不光要使員工明白采用人力資源管理系統的好處，更重要的是使他們了解系統的功能和系統的運行方式，學習軟件系統中蘊涵的先進理念，主動積極地反思現行的體系，探討改進的方案。

3.2 改進企業的相關制度和信息結構

由于歷史的原因和條件的局限，很多企業現行的相關制度、人事相關信息的組成和報表不盡合理和科學。而實施人力資源管理系統正是一個非常好的契機來回顧本企業不合理、不科學或不符合國家相關法律和規章的地方，重新合理地組織人事相關信息和報表，從而減少企業運行的潛在風險，將人力資源部員工的工作放在刀刃上。因此，實施人力資源軟件不應只是單純地將現行的制度和報表計算機化，而是應該充分地回顧本企業的相關政策和信息組成，去掉不合理的成分，將改進的建議報告給企業的決策領導并爭取付諸實施。

3.3 建立科學的程序性文件

人事相關信息的特點是信息量大、變化頻繁、采集和確認困難而且無內聯關系。采用計算機系統來管理人事信息要求數據的采集、更新能夠完整、準確和及時。這兩者之間的矛盾會因為新系統的投入運行而變得越來越突出。新系統在運行后無疑會迫使一部分員工改變已經熟悉了的工作方法和習慣，學習包括計算機知識在內的新知識、新方法、新程序，一部分人的利益也許會受到影響。在系統的實施過程中，很多企業由于有關人員素質較低、工作責任心不強，加上某些管理人員的隨意指揮，會造成系統的實施和運行事倍功半，而且降低了系統的功效。所以，除加強培訓外，建立必要的科學的程序性文件，做到有章可循，減少和杜絕各種特例情形，才能為人力資源管理系統的實施和正常運行提供有效的保證。

人力資源管理系統的實施不只是人事部門或計算機部門的事。為了保證數據的完整、準確和及時，需要企業內各個部門和全體員工的積極配合。同時，采用人力資源管理軟件。需要在充分回顧企業政策的基礎上，根據先進的人力資源管理理念，從程序到操作進行全面改進。對于人力資源的投入往往是長期效應，因此，急功近利的做法或是一蹴而就的想法是不可取的。