單曉英
無論日韓還是港臺的時裝劇,鏡頭一切到寫字樓里,就能看到一臺臺電腦上貼滿了各種顏色的便箋。帥哥美女們時不時翻看一下,一切顯得特別有條理。其實,不要小看這小小的便箋,它的神奇魔力不僅能夠幫你提高效率,還能幫你搞好職場人際關系呢!下面,就讓我們來看看可以用小便箋施展什么樣的魔法吧!
便箋魔法之“閃電效率”
何曼發現自從調到專務組之后,自己從前的工作神速不見了,老是拖拖拉拉到最后一刻才完工,有幾次還耽誤了開會的時間。經理找她談話,肯定了她的工作能力,鼓勵之余,送給她一本mini便箋本。里面有五種顏色的便箋,還有日歷、電話簿、行事日志。粉紅色的可愛封面足以讓女生尖叫。經理說,每天把要做的事情寫在上面,做一條劃掉一條,當年她就是這樣今日事今日畢,才改掉拖拉習慣的。
提醒:便箋最重要的作用就是能簡潔而突出地起到提醒作用。所謂好記性不如爛筆頭,所以用好便箋相當于給自己找了一個“小秘書”哦!
要點:
1、便箋尺寸以大拇指長度的正方形為好,一張便箋記一件事情,貼在醒目處,任務完成后即撕,會很有成就感。
2、可以準備三種以上顏色的便箋,比如紅色為緊急重要事務,藍色為必須做但是不太緊急的事情,黃色為私人事務,寫上時間,什么時候做什么,要心中有數。
3、用自己一看就明白,而別人不見得明白的方法書寫。人在職場,多少需要防范意識,別把自己的工作內容全部抄在便箋上。
4、用過的便箋,要么收藏好,要么撕掉扔掉。個人便箋也屬隱私范疇。
便箋魔法之“蜜糖社交”
馬小麗果然厲害,實現了她三個月內升為主管的“入職宣言”。在業務交流會上,她亮出了自己的秘密武器:便箋本!原來,比別人更耐心一點,讓馬小麗贏得了更多客戶。給公司打電話咨詢的客戶,有什么疑問和要求,她都隨手用秀氣的書法在漂亮的便箋紙上寫出來,編上號,再與客戶約好時間。等客戶來公司時,她就把記錄著客戶問題的便簽紙干干凈凈撕下來遞到客戶手里,客戶見她對待自己這么認真細心,都十分感動。沒過多久,馬小麗就積累了大量的客戶,主管的位置,當然非她莫屬了……
提醒:書寫永遠比口頭正式。善于利用便箋來交往,容易樹立專業形象,贏得客戶賞識。
要點:
1、在自己最方便拿到的地方,準備一本漂亮的、干凈的便箋本,一支書寫流暢的筆。
2、接電話時尤其是業務電話時特別需要做好備忘工作,長期積累會為你贏得穩定的客戶群以及上司的賞識。這里牢記“6W2H”的原則,并且在便箋上盡量留下完整信息?!?W2H”指的是:
WHO何人:來電人的姓名、性別。
WHOH找何人:姓名。
WHEN何時:來電提及的日期、時間和來電時間。
WHERE何處:來電提及的地點、場所。
WHAT何事:來電提及的內容。
WHY何故:來電提及的事由。
HOW如何做:方法、要求。
HOW HUCH做多少:數量。
3、對待那些需要書面提示的人,不妨主動和耐心些。例如,如果有上了年紀的人向你咨詢某個業務,可能你口干舌燥地講了幾遍,對方還不是很明白,這時你就需要利用便箋的魔力,將所需要了解的要點講解并記錄在便箋上,細致這么一點,你的業務形象就會更上一層樓了!
便箋魔法之“語言沖擊”
小范好像在“八卦”她的荷蘭上司的前妻時,被他聽到了。小范很擔心,于是她寫了一張英文的便箋,在關心上司的同時巧妙地用文化差異的解釋進行了道歉。效果很好,荷蘭上司對她的態度十分親切,簡直有點當朋友的意思。
提醒:道歉、解釋說明、請人幫忙等等辦公室常有的麻煩事,如果當面不好說或者沒有機會說,都可以借助便箋來完成。文字的力量比語言的力量強大。
要點:
1、用語簡短而且親切。如果要道歉的話,可以非常簡略地說:“如果今天我的話有些重,請別放在心上。明天的營銷會我們再一起努力!”
2、道謝要誠懇,謝完不妨說點俏皮話。例如:“今天發言多虧你記得那個數據,你真不愧是我們辦公室的‘百度啊!”
3、便箋要放在對方可以看到,但不會被其他人隨便看到的地方。
便箋可以幫你營造良好人際關系——畢竟寫在紙上的,比隨口說說的,看起來重要得多,因此會讓普通的表達具有某種特殊的“沖擊力”。
本文編輯胡海迪