我國民營企業檔案工作探析

黃項飛

摘要：在分析我國民營企業檔案工作現狀的基礎上，提出了推進民營企業檔案工作全面、健康發展的對策：一是開展心理引導，激發建檔熱情。二是勇于開拓創新，實現多元服務。三是堅持依法治檔，注重監管方式。四是拓展管理范圍，推行多元模式。

關鍵詞：民營企業檔案管理現狀對策

1正確認識民營企業檔案工作的現狀

從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業檔案工作情況調查結果來分析，我國民營企業檔案工作的現狀大致可歸結為兩點。

1.1我國民企檔案工作處于自發的狀態，部分企業已有相當的發展水平。據筆者對福建省晉江市的恒安紙業集團、親親食品集團、七匹狼集團、鳳竹集團、福馬食品集團等10余家民營企業的調查中發現，這些企業均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達到相當的水平，恒安集團公司因已在香港上市，注重汲取和采用國外的管理模式，鳳竹集團公司在國內上市，許多檔案業務在借鑒國企的管理模式上有所創新發展，其檔案管理已通過國家二級標準的驗收。七匹狼集團則采用與國企截然不同的分散式管理模式。而據河南開封市的調查結果表明，在被調查的82家企業中，已開展檔案工作的68家，占被調查企業的83％；尚未開展檔案工作的10家，僅占被調查企業的12％；未說明是否開展檔案工作的4家，占被調查企業的5％。庫房、檔案專用設備的設置情況也較好，在調查的企業中，明確有檔案庫房的占90％，未說明庫房情況的只占10％。這些企業都具有一定的代表性，分別為加工業、制造業、流通業、服務業、房地產業及其他行業。這說明當前民營企業對于開展檔案工作已有相當的自覺性和發展水平。

1.2民營企業的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規模大的企業好于規模小的企業，明星企業好于一般企業，創立時間長的企業好于創立時間短的企業，效益好的企業好于效益差的企業。從開封市調查中可以發現，隨著企業資產的增加，企業規模的擴展，已開展檔案工作企業的比例數量也隨之上升，顯示企業規模與企業資產情況對檔案工作有非常直接與重要的影響，同時，調查結果也表明未開展檔案工作的企業比例很少，僅占12％，加上未說明開展檔案工作的企業也僅有20％，而檔案管理已達到較高水平的示范企業也是少數，所以，從總體上看，民營企業整體的檔案管理呈現出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業界一些學者將當前民營企業的檔案管理狀況，分為四個類型。一是“重視型”。檔案工作被企業列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設施設備齊全；根據企業的實際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時，保管科學、利用見效。其中，少數企業的檔案管理甚至通過了國家級標準的驗收。二是“上進型”。企業主有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，檔案的效益也未能充分地發揮出來，三是“隨意型”。企業主的檔案意識還不夠強，對檔案工作的關注還不到位，急需用時強調要管一管，平時對檔案持可有可無的態度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業主沒有檔案意識，企業一些重要證件、核心文件零散地放在企業主或部門負責人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業主自己不管；無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費”這種類型在小型企業中比較多見。

從我國民營企業檔案管理出現的這兩種狀況中可以看出，以往很多業內人士認為我國民企檔案工作總體上處于一種無序的，混亂的狀態的看法是片面的，是認識上的一處誤區。福建省晉江市和河南省開封市這一南一北的情況頗具代表性。從調查分析中，我們可窺見我國民營企業檔案工作的發展現狀。改革開放以來，特別是中國加入世貿組織以來，我國的民營企業在激烈的市場競爭中，在國際市場的博奕中，已逐步成熟起來，企業主的檔案意識被不斷喚醒，特別是一些規模企業，明星企業的老總們，對檔案已有了比較深刻的認識。福建鳳竹集團公司年產值5億多元，利稅9400多萬元，是全國同行業的明星企業，該公司陳澄清董事長認為檔案對企業的發展起著至關重要的作用，當前市場的競爭歸根到底是企業文化的競爭，而檔案是企業文化的重要基礎，企業文化提升取決于企業檔案作用的充分發揮。所以，他除親自帶隊到晉江、泉州市檔案局爭取業務上的支持外，并經常過問和解決檔案工作中存在的人、財、物問題，公司早在1991年檔案管理就通過省級先進標準的驗收，2001年通過了企業檔案目標管理“國家二級”評審。目前，有2名專職檔案人員，并形成一個嚴密有序的檔案管理網絡，有1個綜合檔案室和4個檔案分室，檔案在公司上市和經營管理中發揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國民營檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規模~,Ak的企業主已經具有相當的檔案意識，在實踐中認識到檔案是企業極為重要的核心資源，并已經開展檔案管理工作，但沒能得到及時的指導。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數為小型企業的企業主，對企業開展檔案工作的心態復雜，認為檔案室工作增加小企業的負擔，怕在外部人員的指導下泄露商業秘密，影響生產經營的正常開展。在認識上把建檔工作與企業利益對立起來，這其中與檔案部門的宣傳與服務的缺失不無關系。所以，客觀地、全面地認識當前民營企業檔案工作的現狀、將有助于我們有針對性地推進民營企業檔案工作的全面、健康發展。

2推進民營企業檔案工作全面發展的對策

2.1開展心理引導，激發建檔熱情。從以上分析中我們不難看出，企業主的檔案意識是決定民營企業檔案工作能否開展的關鍵所在。所以，要樹立企業的檔案觀，必須進行積極的心理引導。一是管理意識引導。大量事實說明，我國民營經濟發展的最大制約因素是沒有很好的管理。民營經濟要想在“二次創業”中得到發展，就必須盡快實現從無管理的經營向現代化管理的經營方式的轉變。對此，企業主應該有清醒的認識，新形勢下民營經濟只有加強管理，企業才能在殘酷的市場競爭中立足。民營企業的檔案意識也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長發育。因為檔案管理本身是企業管理的重要一環，而檔案又為企業的各項管理提供了必不可少的重要基礎。忽視檔案工作，民營經濟的管理便成了無本之木，所以，企業主還有什么理由可以忽視企業的檔案工作呢?二是逆向思維引導。我們很多時候無法正確估計出檔案到底為企業產生了多大的直接效益，但

卻能從反面告訴企業主，滯后的檔案工作必定是制約民營經濟發展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關鍵制約因素，沒有完善的檔案管理，民營經濟的發展就會留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會成為制約企業整體效益的關鍵性制約因素。民營企業在決策上的特點使它在投入和自身建設中具有排他心理，因而檔案部門不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸，有時可以從側面、甚至反面逆向思維的角度來激發民營企業的建檔熱情。

2.2勇于開拓創新，實現多元服務。在市場經濟條件下，民營企業檔案工作的開展，單靠面上的簡單宣傳不行，靠行政的強制手段也不行，只有通過提供及時的檔案法規信息、通過加強操作性較強的技術標準的研究和組織，向企業提供切實可行的檔案管理技術規范標準，以便為民營企業檔案工作科學管理提供依據。國家檔案局正在抓緊制定《企業檔案業務規范》作為行業標準印發，民營企業檔案工作也可參照。同時，應積極推動民營企業檔案工作協會的建立，充分發揮企業檔案工作協會的作用，利用協會，提升自律能力，定期不定期地進行座談、交流，充分利用這一民間組織與檔案行政部門聯系、溝通、傳遞需求信息，使之在民營企業與檔案職能部門之間架起一座橋梁。由于它是一個非正式組織，其成員從民營企業內部具有較強檔案意識的人員中產生，因而既能代表民營企業利益，反映他們的真實想法，又具有較高的檔案工作熱情，并能較好地領會檔案部門的專業意圖，能起到較好的溝通作用。各級檔案部門該放手時應放手，將不堪之責依托于各類民間組織。檔案部門為民企提供服務，應更多地注重于宏觀上政策與技術的引導，而不應拘泥于繁重而不現實的具體業務環節，要不斷開拓創新。努力探索出一些新路子、新方法：一是充分運用檔案網站的傳播優勢，開辟內容豐富、信息新穎的民營企業檔案工作服務專欄。傳播最新的法規、標準，傳播先進經驗，成功作法，同時，與新聞單位聯手，運用現代的傳播手段增強全社會的檔案意識，普及檔案知識：二是有針對性地編寫業務指導材料和工作指南，送發到各有關企業，指導建立檔案工作；三是根據民營企業的意愿，為企業培養檔案人員和招聘選拔檔案人才：四是積極推進檔案中介組織服務，如檔案事務所、托管中心等。檔案事務所主要提供檔案業務咨詢服務和檔案整理服務?？筛鶕煌幠?、不同產業和不同地區的民營企業的特點，分類組織檔案業務咨詢服務。針對民營企業檔案工作管理水平參差不齊的實際情況，從基礎業務開始，包括文書處理程序、歸檔范圍、立卷標準、分類編目、上架排列、檢索利用、安全保管、統計反饋等內容和要求、通過現場咨詢、信件咨詢、專欄咨詢等形式為企業釋難解惑：成立檔案托管中心，在企業自愿的前提下，與企業簽訂托管協議雙方簽訂安全保密協議，明確各自的權利、義務和違約責任，接受私營企業各種文件資料的整理、代管、提供利用等“一條龍”服務。徹底將小型民營企業從檔案管理的困境中解脫出來，為其提供高效、便捷的檔案服務。五是教育培訓服務。針對民營企業檔案人員變動頻繁、兼職過多、工作繁重的特點，檔案部門可以采取上門培訓、現場培訓、遠程培訓等靈活多樣的形式，幫助民營企業檔案人員掌握檔案管理的基本知識和應用計算機的技能。檔案行政管理部門在為民營企業服務的同時，也應注重提高自身的素質、不斷更新知識、努力提高服務能力和創新能力。

2.3堅持依法治檔，注重監管方式?！稒n案法》第十六條規定：“集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保存的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案產生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購?！彼綘I企業有很大程度上的自主權，但私營企業檔案管理的自主必然是在法律框架下的自主。民營企業要知法、守法、執法，履行《檔案法》規定的義務，依法做好檔案管理工作。各級檔案部門曾一度產生“民營企業檔案工作要不要管”的疑惑，這是不必要的，其實，民營企業檔案工作不僅要管，還要依法管好。民營企業檔案是國家檔案全宗的組成部分，理應納入國家檔案資源建設范圍，各級檔案部門要加大對民營企業宣傳檔案法律法規的力度、提高依法管理、保護檔案的水平。前國家檔案局局長毛福民同志在全國民營企業檔案工作座談會上的講話中明確指出“要針對民營企業檔案管理中存在的問題和違法行為加大執法檢查和查處力度，突出監管重點，確保檔案安全。由于民營企業的發展經歷不同，其檔案內容也具有很大差異，如有的民營企業是從原國有企業轉制而來，其檔案中有國有企業內容，有的民營企業在與國有企業或科研事業單位合作中形成的資金、技術、專利、品牌、著作權等知識產權、高新技術、商業秘密等方面的檔案，不僅涉及企業的利益，而且關系到國家、社會及人民群眾的利益。國務院《關于鼓勵支持和引導個體私營等非公有制經濟發展的若干意見》指出，要放寬非公有制經濟市場準入、允許非公有制經濟進入基礎設施、壟斷行業公用事業以及法律法規未禁止的行業(包括金融服務業、國防科技工業等)。民營企業涉及的領域越來越廣，各省、自治區、直轄市檔案行政管理部門要研究確定民營企業中對國家和社會有保存價值檔案的范圍，并依法進行監督管理。凡是關系到國家利益和國家安全及公共利益的、記錄社會重大事件和活動的、反映企業應當承擔社會責任的檔案，都應視為對國家和社會有保存價值的檔案”，考察西方發達國家關于私人檔案的法律法規我們可以同樣看出，一方面，他們承認和保護私人對相關檔案的所有權：另一方面，他們又都強調對這些檔案的管理和利用實施監管的必要性與合法性。只不過有些國家采取相對強硬的剛性監督政策，另一些國家則采取相對溫和的柔性監督政策，這說明從國際范圍上講、承認企業和私人對檔案的所有權，與國家對這些檔案的管理工作實施監管并不矛盾。所以，各地檔案行政管理部門要充分發揮自身的監管職能，適時地介入民營企業，在提供優質服務的同時，實施有效的監管，應注意的是在監管中要注重方式，切忌采取簡單粗暴的工作方法，要做到在監管中“一個不干擾、兩個有利于”的原則，即在監管中不干擾民營企業的生產經營活動，要有利于促進民營企業加強管理，提高經濟效益：有利于對國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學利用，合理流向。監管方法可實現多樣化，體現靈活性，可因地制宜，因企制宜。對只是暫時尚未建檔的企業應積極引導其根據本企業的特點建立相應的檔案管理規章制度，使企業的檔案工作有章可循，從而實現自我約束，自我監督。

2.4拓展管理范圍，推行多元模式。一是要樹立檔案管理范圍與企業競爭需要相適應的觀念。反傾銷在我國加入世貿組織后成為業界和媒體使用頻率最高的詞匯之一。反傾銷猶如一把雙刃劍，它既可以是一種反對低價傾銷這一不公平競爭行為的防御性武器，也可以是一種推進帶有歧視性的貿易保護主義政策的進攻性武器，世貿組織今年5月20日公布了反傾銷最新統計數據表明：中國已經連續9年成為世界上遭遇國外反傾銷措施最多的國家，截至2004年底已受到各類反傾銷起訴逾600多起，我國企業要應對國外企業提起的反傾銷調查案，就要以一整套完整、真實地反映其生產、經營及管理等各項活動的現行文件、檔案為前提。同樣地，我們也可以在國外企業的進口沖擊下，以檔案為依據，拿起反傾銷的武器。實際上，反傾銷或應訴調查的過程就是對一個企業檔案工作質量檢驗的過程，就是以事實說明檔案工作關乎企業生存發展的過程。所以，只有不斷制定和完善有助于企業檔案形成完整、真實的保證性措施，以增強企業產品在國際市場上的競爭力。此外，還要加強知識產權檔案的收集管理，當前知識產權的范圍在擴大，也決定了知識產權檔案范圍的擴大。我們加入了世貿組織，就要按照世貿組織知識產權的范圍去執行，與貿易有關的知識產權協定規定了知識產權保護的范圍，包括版權及相關權利、商標、專利、工業設計、集成電路布圖設計、植物新品種保護及未公開信息等。由于包括商業秘密在內的知識產權是依附于一定載體而存在的智力成果，而檔案是記載智力成果的一種形式，所以，管理好企業知識產權檔案，是保護企業知識產權的一項重要的基礎性措施，二是要樹立檔案管理手段與企業信息化進程相適應的觀念。民營企業在其信息化的過程中水平參差不齊，檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理，網絡管理會同時并存，不能脫離企業管理狀態的實際而單純去追求檔案手段的更新。所以，進人世貿組織后，隨著企業形態和類型的多樣化、企業檔案管理形式也將會呈現多元化、個性化態勢，不能簡單地搬用國企單一的集中統一管理模式，而應因企治檔，探索出集中式、網點式、寄存式等不同的多元管理模式。同時，應努力改變單一管理檔案和靜態管理的習慣做法，積極探索切實可行的民營企業檔案、信息、圖書、資料四位一體管理的新路子，充分發揮企業信息整體的優勢。