淺談企業檔案管理

張鐵錚　高麗紅

現代企業的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。信息化時代，企業為提高自身在國際上的競爭力，根據企業的職能，加快信息化建設步伐刻不容緩。在企業大力實施信息化建設的大背景下，文件與檔案管理實踐迎來了巨大的創新機遇和空間。計算機管理廣泛應用于企業生產管理活動的方方面面。計算機進行產品的輔助設計、輔助制造和輔助數控編程，參與企業管理系統的制作文件、統計和數據處理，進而發展到把產品數據管理系統與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統和制造資源計劃系統等組合在一起的企業信息集成系統，企業檔案管理也發生了巨大變化。

一、工作平臺創新

建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑計算機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統在企業辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應用崗位人員眾多、數據庫功能強大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。為企業員工提供了現代文明辦公和規范管理的工作平臺。同時，信息系統的建立為機構業務活動提供了信息流向規范、控制集中、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上了一個新的臺階。

二、流程創新

在紙質文件時代，由于受工作環節、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業務活動，管理活動就如一個一個的串行節點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環節、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據總體目標經過技術和業務的互聯提供無縫的互操作平臺。企業檔案載體的轉變，使企業在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統在滿足業務活動管理要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。

流程的創新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

三、管理創新

應有適應時代發展的管理手段，對于企業檔案部門來說，采用科學的管理手段，為實現檔案管理的現代化打下基礎是非常必要的。信息化時代，計算機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

信息管理通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。流程管理是對整個系統運行狀態的監控和對系統的每一項目或任務的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的科學性、準確性。信息工作人員管理主要是加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍”。

四、制度創新

如何保證信息系統在應用過程中能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發揮最大效能；如何規范地應用、開發信息系統，以獲得最好的效果，靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理密不可分。

從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。

五、服務創新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。

創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。業務部門在建立信息系統之后，面對的一個問題是信息數據的長期大量積累。如何科學地保管、利用它們，成為建設者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統建設單位提供信息數據的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務。

六、企業檔案管理創新

1、要具備現代化的觀念。計算機和信息技術的快速發展，已經和正在檔案管理工作中產生劃時代的巨大影響。隨著企業辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現代化的第一步。

2、要有先進的設備和技術。目前，就大多數檔案館特別是基層檔案館來說，先進設備不可能引進。因此，我們一方面要不失時機地爭取相關部門的支持，力爭改變我們的設備條件，為現代化打下基礎，同時也應不失時機地培養人才，使現有的設備盡可能地與自己的館藏實際相結合，在檔案管理和提供使用中發揮作用。這方面的重要任務，一是充分利用現有設備，使之充分發揮效用，總結經驗，培養人才；二是在整理、編目等基礎工作的標準化上多下功夫，為進一步引進設備創造條件；三是對電子文件歸檔工作著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時應從本單位的實際情況出發，在保管條件、翻拍復印、裝訂等方面的現代化需要新的知識和新的技術手段?，F有的立卷人員尚不能適應工作的需要，要通過組織培訓及業務學習等，盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能?？傊?，在購買和采用現代化設備上，必須以相關人才的調入和培養為前提，因為沒有懂技術的相關人才，設備不可能充分發揮作用。另外，購買和引進設行備一定要考慮到本單位的實際，重點搞好基礎工作，只有基礎工作先行，現代化設備才能真正充分發揮作用。

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創業之路。