項目管理的定義對實踐的意義

曾紹楊

(江銅集團銅板帶有限公司,江西南昌 330096)

項目管理的定義對實踐的意義

曾紹楊

(江銅集團銅板帶有限公司,江西南昌 330096)

本文闡述了項目和項目管理的定義,探索項目管理主要控制要素在建設工程項目中應用,論證了企業項目管理也將成為未來長期性組織管理的一種發展趨勢,它將為企業的帶來經營活力。

項目;項目管理;成本;進度

1 項目和項目管理的定義

1.1 項目的定義

項目就是以一套獨特而相互聯系的任務為前提,有效地利用資源,為實現一個特定的目標所做的努力。項目有以下一些特征:(1)項目有一個明確界定的目標,也就是一個期望的結果或產品; (2)項目的執行要通過寫成一系列相互關聯的任務,即許多不重復的任務以一定的順序完成,以便達到項目的目標;(3)項目需要運用各種資源來執行任務,資源主要包括不同的人力、組織、設備、原材料和工具;(4)項目有具體的時間計劃或有限的壽命;(5)項目可能是獨一無二的、一次性的努力;(6)每個項目都有客戶;(7)項目包含一定的不確定性。一個項目開始前,應當在一定的假定和估計的基礎上準備一份計劃。用文件記錄這些假定是很重要的,因為它們會影響項目的預算、進度計劃和工作范圍的生成。項目就是基于一套獨特的任務以及每項任務將要耗用的時間估計、各種資源、這些資源的能力及可得性的假定,以及與這些資源相關的成本假定。這種假定和估計結合在一起就產生了一定程度的不確定性,它將影響項目目標的成功實現。而項目目標的成功實現通常受工作范圍、成本、進度計劃和客戶滿意度這四個因素的制約。

1.2 項目管理的定義

項目管理就是制定計劃,然后執行計劃,以實現項目目標這樣一個過程,因此制定的計劃非常關鍵,必須準確、實用、有可操作性,它要包括以下內容:

(1)清晰地定義項目目標。此定義必須在客戶與執行項目的組織或個人之間達成一致。

(2)把項目工作范圍一步步細分為在的“部分”或工作包。

(3)為實現項目目標,必須界定對應每一個工作包必須執行的具體活動。

(4)以網絡圖描繪活動,表明各種活動之間的必要次序和相互信賴性。

(5)做好時間估計,預計完成每一項活動需花多長時間。也有必要確定下每項活動需要用到哪些資源及其用量,才能在預定工期內完成該活動。

(6)為每一項活動做成本估算。成本依每項活動所需的資源類型及數量而定。

(7)計算項目進度計劃及預算,以確定項目能否在預定時間內,在既定的資金與可利用資源的條件下完成。如無法完成,應當采取哪些調整措施,如高速工作范圍、活動時間估算,或重新進行資源配置,直到建立起一個可行的、現實的基準計劃。

一旦建立了基準就必須執行。這包括按計劃執行工件和控制工作,以使項目工作能在預算之內、按進度、使顧客地滿意地予以完成。

項目開始就要監控進程,以確保一切按計劃進行。在這個階段,項目管理過程包括測量實際進程,并與計劃進程相比較。為了測量實際的進程,要掌握實際上已經開始或結束的是哪些活動,什么時候開始或結束的,已經花了多少錢或調撥了多少錢。在項目期間的任何時候,如果實際進程與計劃進程的比較顯示出項目落后于進度計劃、超出預算或是沒有達到技術要求,就必須立即采取糾正措施,以使項目回到正常軌道。

總而言之,項目管理的主要控制要素是質量,進度和成本。項目管理的目標是在保證質量前提下,尋找進度和成本的最優解決方案,確保對成本/進度進行有效的控制。

2 項目管理主要要素控制在建設工程中的運用

建設工程管理和控制的基本原理是根據預先制訂的工程管理計劃和控制基準,實施工作后,定期比較分析,然后調整相應的工程計劃反饋到實施計劃中去。有效地進行工程項目成本/進度控制的關鍵是監控實際成本及進度的狀況,及時、定期地與控制基準相比照,并結合其它可能的改變,及時采取必要的糾正措施,修正或更新項目計劃,預測出項目完成時成本是否超出預算、進度會提前或落后。這種監控必須貫穿于工程項目的整個過程之中。

在項目進行過程中的某一時間點,僅僅監控計劃成本支出與實際成本消耗無法判斷投資是否超支或有節余,因為成本消耗量大的原因可能是進度超前,也可能是因為成本超出預算;反之亦然。因此有必要引入成本/進度綜合度量指標和控制方法,對項目的成本/進度狀態進行有效的監控。

2.1 贏得值法的定義

贏得值(Eamed value,也稱掙值或盈余值)分析法是一種能全面衡量工程進度、成本狀況的整體方法,其基本要素是用貨幣量代替工程量來測量工程的進度,它不以投入資金的多少來反映工程的進展,而是以資金已經轉化為工程成果的量來衡量,是一種完整和有效的工程項目監控指標和方法。

贏得值法用三個基本值來表示項目的實施狀態,并以此預測項目可能的完工時間和完工時的可能費用,三個基本值是:累計計劃成本額或稱計劃投資額(CBC),該值是衡量工程進度和工程費用的一個標尺或基準;贏得值或完成投資額(CEV),它反映了滿足質量標準的工程實際進度和工作績效,體現了投資額到工程成果的轉化;實際成本額(CAC),它等于已完工程量與實際支付單價(合同價)的乘積之和。

通過三個基本值的對比,可以對工程的實際進展情況作出明確的測定和衡量,有利于對工程進行監控,也可以清楚地反映出工程管理和工程技術水平的高低.使用贏得值法進行成本/進度綜合控制,必須定期監控以上三個參數。也就是說,在項目開始之前,先必須為在整個項目工期內如何和何時使用資金作出預算和計劃。項目開始后,監督實際成本和工作績效以確保成本、進度都在控制范圍之內。

2.2 成本/進度績效分析

利用以上三個參數可以比較分析項目的成本/進度績效和狀況:CEV與CAC實際是在同樣進度(相同工作量)下的價值比較,它反映了項目成本控制的狀況和效率,因此,衡量成本績效的指標或稱成本績效指數CPI可由如下公式確定:

另一衡量成本績效的指標是成本差異CV,它是累計贏得值與累計實際成本,即:

與CPI一樣,這一指標表明贏得值與實際成本的差異,CV是以貨幣來表示的。

同樣,CBC與CEV是在同樣價格體系(預算價)下的工程量的比較,它用貨幣量綜合反映了項目進度的總體狀況,因此,可按上述方法同樣去衡量進度績效。

以上分析可對整個項目進行,也可針對某一獨立的工作包進行。

2.3 成本/進度控制

有效成本/進度控制的關鍵是經常及時地分析成本/進度績效,及早地發覺成本/進度差異和無效率,以便在情況變壞之前能夠采取糾偏措施。

成本/進度綜合控制包括如下內容:(1)分析成本/進度績效以確定需要采取糾正措施的工作包; (2)決定采取何種糾偏措施;(3)修訂項目計劃,包括工期和成本估計,綜合籌劃控制措施。

要做好成本/進度綜合控制,應十分關注CPI或CV的走勢,當CPI小于1或逐漸變小、CV為負且絕對值越來越大時,就應該及時制定糾偏措施并加以實施。應集中注意力在那些有負成本差異的工作包或分項工程上,根據CPI或CV值確定采取糾正措施的優先權,也就是說,CPI最小或CV負值最大的工作包或分項工程應該給予最高優先權?？傮w進度控制可使用相同原理和方法。

3 項目管理為企業發展帶來的經營活力

在新的不斷變化的市場環境下,項目管理已成為企業發展的有力保障,而企業項目管理也將成為未來長期性組織管理的一種發展趨勢。這是因為通過實施企業項目管理可以保證:(1)組織的靈活性。企業項目管理采取面向對象(即項目)的管理模式,把項目本身作為一個組織單元,圍繞項目來組織資源,打破了傳統的固定建制的組織形式,根據項目生命周期各個階段的具體需要適時地配備來自不同職能部門的工作人員,項目成員共同工作,為項目目標的實現而努力。組織具有較大的靈活性。(2)管理責任的分散。按項目進行管理,是把企業的管理責任分散為一個一個具體項目的管理責任,由各項目經理具體對各項目負責,確保各項目的執行及完成。此外,各項目經理可以將項目分解為許多小的責任單元。而管理責任被細分為一個個細小的責任單元,有利于組織對項目執行情況及成員工作的考核、監督,有利于企業整體目標的實現。(3)以目標為導向解決問題的過程。企業負責人根據項目實施的目標和情況來考核項目經理,而項目經理只要求項目成員在約束條件下實現項目目標,強調項目實施的結果,項目成員根據協商確定的目標及時間、經費、工作標準等限定條件,獨自處理具體工作,靈活地選擇有利于實現各自目標的方法,以目標為導向逐一地解決問題,最終來確保項目總體目標的實現,保證企業戰略的實現。(4)有利于對復雜問題的集中攻關。企業項目管理關注項目整體目標的實現,關注客戶對項目實現程度的滿意度,并且在項目的實施過程中,團隊成員能以項目目標的實現、客戶滿意度為動力,相互之間充分交流和合作,不斷做出科學決策,力爭高質量按時在預算內完成全部項目范圍,保證了問題解決方案的質量和接受的可能性。(5)個人發展與組織發展的有效結合。企業項目管理可以使企業不斷地完成一個一個項目,以實現企業的目標,促使企業不斷上升到一個一個新的作業平臺,使企業始終處在發展前進中。對于個人的發展,傳統的職能模式使人們追求的是數量有限的職能部門經理,而項目管理為企業每位員工的發展提供了更加廣闊的空間,員工責任的界定可以從小項目開始,員工的成長也就從小項目的經理逐漸發展為大項目的經理,同時有利于員工發展為綜合性的管理人才。

4 結論

按項目進行管理(MBP)是現代項目管理理論對項目和運作活動進行管理的技術和手段,MBP將傳統的項目管理方法應用于全面的企業運作,是傳統項目管理方法和技術在企業所有項目上的綜合應用,沖破了傳統的管理方式和界限。MBP將項目觀念滲透到企業所有的業務領域,包括市場、工程、質量管理、戰略規劃、人力資源管理、組織變革、業務管理等。項目管理者也不再被認為僅僅是項目的執行者,他們應能勝任更為復雜的工作,參與需求確定、項目選擇、項目計劃直至項目收尾的全過程,在時間、成本、質量、風險、合同、采購、人力資源等方面對項目進行全方位管理。

實施企業項目管理給企業帶來的競爭優勢有:更加科學化、系統化的決策、對經營活動更加嚴格的監控、更柔性的組織結構、以目標為導向的決策方式、促進團隊合作和人才培養、促進企業文化的建設。國際上成功的項目管理大都應用了系統的、邏輯性強、可操作實施的項目管理方法,我們在實際工作中更要創新管理模式才能不斷提高自身項目管理能力。

REFERENCES

[1] (美)吉多(Gido,J.),(美)克萊門斯(Clements,J.P).成功的項目管理.北京:機械工業出版社,2006:1-11.

[2] (美)哈羅德·科茲納(Harold Kerznet).項目管理.北京:電子工業出版社,2006:417-574.

On Defin ition of ProjectManagement and itsM ean ing to Practice

ZENG Shao-yang
(JCC Copper Strips CompanyLtd.,Nanchang 330096,Jiangxi,China)

This article illustrates definition of project and project management,discusses application of main control elements of projectmanagement in project construction,and demonstrates the development trend of projectmanagement.

project;projectmanagement;cost;progress schedule

F273

:C

:1009-3842(2010)01-0099-03

2010-01-18