加強公共圖書館干部人事檔案管理之我見——以遼寧省圖書館干部檔案整理工作為例

姜欣

（遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

姜 欣 女，1972年生。本科學歷，館員。

干部人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是人才信息的重要載體，是全面考察了解和正確選擇使用干部的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。

公共圖書館干部人事檔案是干部人事檔案的一種，主要記錄和反映公共圖書館工作人員的個體工作、生活經歷、學術水平、專業技能、工作業績以及獎懲情況。

筆者在遼寧省圖書館負責干部人事檔案管理工作，近期接受了遼寧省文化廳為期一個月的干部人事檔案整理培訓，隨后又對本館干部人事檔案進行了全面整理。在此過程中，對公共圖書館干部人事檔案管理工作多有感觸，特撰此文，冀與同行交流分享。

1 干部人事檔案重要且神秘

提到干部人事檔案，大多數人的第一反應是重要，第二感覺是神秘。但干部人事檔案如何重要、為何神秘，卻語焉不詳。筆者認為干部人事檔案一是考察、了解干部的重要依據；二是維護干部合法權益的可靠憑證；三是人才資源的信息庫；四是研究組織工作規律的重要資料。簡而言之，既關系到干部的前途和命運，又關系到干部的利益與名譽，其重要性不言而喻。正是由于干部人事檔案的重要性，所有單位對干部人事檔案的管理非常嚴格，主要體現在只對特定人員開放，其他人等根本無緣識見廬山真面目，故而形成了干部人事檔案的神秘感。遼寧省圖書館共有干部人事檔案369卷，其中在職檔案245卷，離退休檔案124卷。在檔案管理工作中，由身為共產黨員的專職檔案人員進行檔案管理，并只對口服務人事科科長及具體負責勞資的工作人員，其他人一律不得借閱。

2 干部人事檔案管理水平普遍不高

雖然干部人事檔案非常重要，但據筆者了解，各單位干部人事檔案管理的水平普遍不高，主要表現：一是檔案管理的現代化水平低；二是對檔案管理的理論研究少之又少；三是檔案管理開發利用率低。這看上去與檔案管理的重要性相矛盾，但經過分析和思考，其中的道理不難理解：正是因為干部人事檔案重要，所以各單位注重加強干部人事檔案管理的保密和存儲，對于干部人事檔案的利用嚴格限制，由此造成干部人事檔案利用率很低，在這種情形下，提升其管理水平似無必要。本館干部人事檔案管理硬件設施較好，配備了專門的庫房、密集架和計算機，同時制定了收集、歸檔、轉遞、查閱等項工作嚴格的登記制度，做到涉及每個人的每一份材料都登記上冊，有據可查。但與其他文書檔案相比，干部人事檔案的管理水平尚有相當大的差距，計算機等現代化管理工具在干部人事檔案管理中很少使用，最多只是利用WORD進行簡單檔案目錄的編輯打印和個人資料目錄的檢索，沒有使用干部人事檔案電子信息化管理系統，檔案的查閱仍采用傳統的手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這種管理方式操作起來費時、費力、效率低，與圖書館整體事業發展的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

3 干部人事檔案管理的不足之處

在整理干部人事檔案的過程中，筆者總結出干部人事檔案管理中存在共性的一些不足之處。

3.1 管理方法落后，手段陳舊

干部人事檔案管理以手工操作為主，基本上停留在靠手工管理、人工檢索的比較原始的水平，工作量大，效率低，準確性難以保證。管理人員常年致力于材料的收集、整理、剪裁、裝訂等大量簡單、機械的重復工作。盡管檔案案卷制作整齊美觀，但大多數材料還是靠手工填寫、拆裝，基本設備是切紙刀、打孔機等，計算機只是用來簡單的打字錄入，缺乏與之相配套的人事檔案管理系統軟件。

3.2 以傳統的紙張為主要記錄媒介

不易保存，檢索較慢，利用效率低，占用空間多，儲存成本高，并且管理人員的工作量大。

3.3 檔案材料收集不及時，不完整

檔案材料的收集工作在本館主要通過職工個人的補充、檔案工作者的催交和每名職工每年新的工作內容所產生的檔案材料來完成。一些部門或個別干部職工無意識或延遲將手中的檔案交給檔案管理人員，造成歸檔材料遺失、缺損等情況，給檔案管理和干部晉職、任免時人事資料的查閱造成很大困難。

3.4 材料規格設置存在隨意性，檔案用紙規格不一

干部人事檔案管理規定材料須統一使用16開規格的辦公用紙，但近幾年來，公共圖書館《專業技術職稱資格評定表》、《聘用合同書》等大部分都為A4用紙，各種檔案材料大于或小于16開規格用紙較為普遍，給整理立卷工作帶來了麻煩，影響了人事檔案案卷的美觀度。

3.5 收集到的材料存在信息失真現象

干部人事檔案因為關系到個人職務、職稱的晉升、工資待遇、福利等切身利益，出于提職、升遷等方面的原因，個人填報的檔案材料中包含很多不實信息。并且有的材料分類不準確，不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻未及時歸檔。

3.6 檔案材料內容填寫不規范

主要表現：一是檔案材料內容填寫前后不一致，例如整理本館干部人事檔案材料時發現，個人年齡記載多樣，有的材料按陽歷填寫，而有的材料又按陰歷填寫，個人出生年月有的記載前后不一致，這就會造成在個人退休時間上引起爭議。二是檔案材料內容不全，有的個人年度考核登記表考核、鑒定、組織出具的干部主要表現等材料填寫敷衍了事，無簽名、無單位蓋章。三是文字書寫不規范，使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等，不符合干部人事檔案管理規定，無法律效力。

4 提高干部人事檔案管理水平的建議

針對在整理干部人事檔案工作中發現的不足，筆者結合目前的工作實際，提出以下改進干部人事檔案管理工作的建議。

4.1 完善制度，規范行為

加強圖書館人員檔案管理是一個系統工程，必須按照有關法律法規的要求，并結合單位實際，制定相對應的可行性規章制度和有關提供服務的具體程序，做到有法可依，有章可循，使干部檔案管理工作制度化、規范化。例如干部檔案材料的收集歸檔制度、主動送交制度、定期檢查索要制度、材料收集登記制度等，保證檔案管理的主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。

4.2 加強人事檔案材料收集、整理、審查、鑒別和補充

要通過“重點收集與普通收集相結合”，“集中收集和經常收集相結合”，“定向、定時、定內容收集”，“主動上門收集”，“補充收集”等多元的收集方式，不斷充實材料，同時還要遵循《干部檔案工作條例》規定對收集到的材料按標準化的要求進行整理，然后要對擬進檔的材料設置科學、合理的鑒別程序，保證人事檔案內容既真實可靠、新穎實用，又能及時反映現實狀況，為推動現代化管理奠定良好的基礎。本館在整理干部人事檔案工作過程中，首先對在職人員245卷干部檔案內容進行詳細登記，并對每卷材料內的每份材料進行登記和題名錄入，完成了全館在職人員萬余條的目錄錄入。其次對照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》和《干部檔案工作整理細則》等有關規定要求，完善檔案材料內容，不斷補充收集檔案材料。第三，合理完善歸檔材料內容，該歸檔的及時歸檔，該剔出的剔出，缺少的材料及時追查補齊，對檔案內容填寫缺失的，提出補充要求，限定補充時間，使材料及時補充。第四，按標準對檔案材料進行合理技術加工，拆除檔案材料的金屬物，對大于或小于16開規格材料或破損、卷腳、褶皺及字跡不符合歸檔要求的材料，進行剪裁、折疊、裱糊、壓平、清潔，保證無脫頁和漏裝，無粘連、無缺損文字內容，保護檔案材料歷史原貌。

4.3 增強檔案管理工作的主動性

檔案材料的形成有規律可循，一定的時間形成一定的材料，相當數量的材料是按一定的時間規律形成和產生的，檔案管理人員一是要研究和掌握材料形成規律，把握收集工作的主動權。例如：本館每年年底都要對干部一年來的工作進行考核，形成年度考核表。還有每逢重大節日及“三八”、“五一”和每年年底文化廳就各廳直系統進行先進工作者考核或表獎，或各級政府的表獎，這些工作必然形成各種審批表或事跡材料。檔案管理人員要及時按規律催要收集這些材料，避免檔案材料散失和不齊全問題。二是要主動建設這些規律性材料的整理、加工、歸類、保存等工作流程，使相關工作按規范化的要求進行。

4.4 大力加強干部人事檔案信息的數字化轉化工作

干部人事檔案信息化就是利用數字化技術將其他形式存儲的信息資源轉化為計算機可識別的二進制代碼形式，便于檔案管理和使用者借助計算機技術和網絡環境實現對人事檔案信息資源的有效管理和利用，為干部人事檔案管理擺脫庫房式管理模式，實現現代化的干部人事檔案管理模式奠定基礎。具體包括：一是紙質型檔案向電子化檔案轉變，即對紙質人事檔案通過掃描進行圖像處理，OCR識別，壓縮轉換成數字文獻，通過系統文檔轉換工具，合成具有完整信息的通用格式數據，完成由紙質載體保存到數字信息存儲的轉換，從而將紙質載體信息變成可供計算機檢索利用的數字資源。這項工作為實現人力資源信息的網絡化、信息化管理打下堅實基礎。二是建立人事檔案信息通用數據庫，實施干部人事檔案的計算機化管理?？茖W合理地建設人事檔案信息數據庫，充分利用計算機數字化的復制儲存功能，把干部人事檔案的電子化檔案存儲到磁盤等存儲設備上，通過相應管理軟件或網絡對其進行管理、使用，提高檔案管理效率。通過紙質檔案轉化而成的電子化數據庫應包括：檔案資料的圖片庫，包括個人免冠照片、身份證件、業績成果圖片；個人信息庫，即干部檔案的10大類項：履歷、自傳、學歷、職稱、黨團、工資等信息。這樣的數據庫建成后，查看檔案只要查閱信息庫即可，而不必動用紙質檔案。由此可見，干部人事檔案信息的數字化轉化的意義在于：一是有利于人事檔案紙質載體的保護，二是將大大提高檔案服務的效率，三是減少了檔案管理人員的工作量。

4.5 積極探索與自動化辦公系統的對接

隨著辦公自動化的發展，許多單位已采用辦公自動化系統，職工的年度考核、干部任免等事項，已實現在辦公自動化系統進行流轉，領導的審查與簽批，可以通過OA辦公系統全程跟蹤管理，實現相關電子文件的原始性、真實性、憑證性。利用電子計算機高效率的信息處理功能，通過通用接口與自動化辦公系統的無縫連接，將相關數據接轉入人事檔案管理系統軟件，可以在更高水平上解決干部人事檔案材料的真實性、全面性、可靠性和處理程序的高效性。從本館的情況看，可以采用清華同方TPI信息資源建設與管理系統對接。TPI是專業的文檔管理系統，它能提供全文檢索、文檔統一轉換文檔分類管理等功能，實現對文本、圖像、音頻、視頻等各種類型資源的管理，可以廣泛應用于數字圖書館特色庫建設、數字檔案館建設和各種類型的文檔管理系統。本館可以利用TPI系統建設干部人事檔案兩大類數據庫：一是人事信息庫，主要包括個人履歷、學習簡歷、工作經歷、工資變化、職稱晉升、職務任免等個人基本情況；二是學術成果信息庫，包括本人有關的學術專著、學術論文、科研立項文本資料及本人在工作期間的學術講座、讀者活動、課題立項研究等照片、音頻、視頻等多媒體材料。

4.6 重視干部人事檔案信息的開發與利用

干部人事檔案除被動利用外，還具有主動開發利用價值。結合本單位的性質與任務，可對干部人事檔案信息資源進行針對性的管理和利用。通過由工資、學歷、職稱、年齡結構、政治面貌、業績展示、個人素質、培訓獎懲情況等不同信息形成的特色的數據庫，不僅可以方便查考利用，還可以為機構人員的匹配、人事的調整與任免提供重要參考依據。近幾年來，本館在干部人事檔案工作實踐中不斷摸索，對干部檔案潛在的、隱含靜止的信息資源進行開發并出版了《遼寧省圖書館六十年》，這部書中的機構人事篇以文字和表格形式，將干部個體信息變為整體集中信息工具，收錄了1948年建館以來，本館干部職工來館、離館時間、學歷情況、中層干部任免、獎勵榮譽、學術成果等內容，反映出建館以來每一時期的工作方向和具體工作者的工作經歷及成就，為本館今后能夠更有效率地加強業務建設和干部隊伍建設提供了準確、詳實的信息參考資料。

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