科研院所科研管理信息系統的設計

張 恒，俞 播，徐 上

（1.中國鐵道科學研究院金屬及化學研究所，北京100081；2.中國鐵道科學研究院科研開發處，北京100081）

隨著科研院所參與國家科技創新體系的不斷深入，對科研管理工作提出了更高的要求。傳統的手工記錄或是借助簡單的辦公軟件所進行的科研管理模式在信息的收集、存儲與分析利用上變得越來越困難。提高管理效率、減少重復，降低人員的勞動強度成為科研管理部門急需解決的問題。

1 科研管理信息系統的設計

科研管理信息系統是科研管理工作的一個電子平臺，由以下幾個基本功能模塊組成，見圖1。

1.1 科研項目管理模塊

一個科研項目的生命周期包括：立項申請、合同批準、科研過程、結題驗收。對應的子模塊有：（1）立項管理子模塊，科研人員根據不同的申報項目類型填寫不同的項目申報書，根據項目類型分級進行審核；（2）合同管理子模塊，獲得批準立項的項目填寫項目合同書；（3）經費管理子模塊，立項項目的經費預算及經費撥付情況；（4）過程管理子模塊，科研項目所有的階段性成果及階段性評審；（5）變更管理子模塊，由于種種原因，項目沒有按原定計劃執行，就需要做合同變更；（6）驗收管理子模塊，根據項目合同提交最終的成果以及召開結題驗收評審會。

1.2 科研成果模塊

科研成果包括：成果鑒定、成果評審、期刊論文、會議論文、研究報告、著作、專利、軟件產品、科技獎勵等。根據科研項目最終的完成情況，申報相關成果。

1.3 基礎維護模塊

主要包括文檔定義、角色管理、個人申報資料維護等。在這里可以規定上傳至系統的文檔的格式（pdf、doc、jpg等）、賦予不同的人員不同的管理權限、完善個人申報資料等基礎工作。

1.4 查詢統計模塊

可以查詢所有項目的完成情況，能夠比較全面的展現全院的科技信息，為科研政策、管理辦法的制定提供相應的數據支撐。

圖1 科研管理信息系統功能模塊

2 科研管理信息系統的運行環境

系統采用B/S結構。B/S結構主要利用WWW瀏覽器技術，結合瀏覽器的多種Script語言（VBScript、JavaScript…）和ActiveX技術，實現了原來需要復雜專用軟件才能實現的強大功能，節約了開發成本。

科研管理信息系統的開發和運行環境如表1。

表1 系統的開發和運行環境

客戶端應用環境如表2。

表2 客戶端應用環境

3 科研管理信息系統的數據處理流程

科研管理信息系統的數據處理流程見圖2?？蒲腥藛T由本機瀏覽器進入科研管理信息系統登錄界面，根據系統管理員分配的用戶名和密碼進入系統。在立項管理模塊中，根據科研項目的類型，填寫不同的申報書。根據申報書模板，填寫完畢后，確認上報。上報后的項目進入審批程序，經過各級審批，最終確定項目是否立項。確定立項的項目，科研人員根據相關管理辦法，在合同管理模塊中填寫相應的合同。在項目的科研開發過程中，可以通過管理信息系統的過程管理模塊對項目的進展情況進行監控，可根據項目階段計劃及階段成果的實現情況來判斷項目是否進展正常。項目過程中如果發生問題，需要延長項目時間、增加科研經費、變更項目負責人等，都可以在變更控制模塊中進行反映。當項目科研開發完成后，就需要進行結題驗收，科研人員在結題驗收模塊中首先提交驗收申請，申請獲批后，準備相應資料，并上傳至系統，管理人員組織專家，根據提交的資料進行驗收。項目通過結題驗收后，還可以進一步申請技術評審、項目報獎等。

圖2 科研管理信息系統的數據處理流程

4 系統設計中應注意的問題

4.1 “以人為本”設置系統操作界面

科研管理信息系統的使用者是廣大科研人員和科研管理人員，在設計初期需要征集相關人員的意見，使系統符合大部分人的使用習慣。友好的操作界面有助于系統的推廣和使用。

4.2 提高廣大科研人員的信息素養

在科研管理信息系統建設的過程中，科研人員所具有的信息素養決定了信息技術應用的成效。因此，做好信息技術的普及和培訓工作，提高廣大科研人員運用信息技術的水平和意識，已成為當前科研管理信息系統建設中一項不可忽視的基礎性工作。

4.3 根據科研管理需求不斷升級系統

科研院所在不同的發展階段對系統的管理功能的要求是不同的，從最初的基礎數據如人員信息、項目信息、經費信息、成果信息的記錄存儲，到后期數據分析、報表功能等，要求科研管理人員能全面地集成系統中的數據信息，為科研決策、計劃、管理、運行以及評估等提供多方位的支持。因此要求系統能夠按照不同的業務需求，及時對系統進行升級和維護，打造盡可能完善的管理系統。

4.4 安全與保密

科研項目管理會涉及到信息保密問題，要求在系統設計中著重考慮，包括選擇合適的程序語言、建立簡約的管理平臺、優化資源的統計、檢索方式及對不同身份的使用者給予不同的使用授權等。同時管理人員還應當采取設置防火墻、倡導網絡用戶使用相對復雜的用戶密碼等安全措施，以增加系統的安全性。

5 結束語

隨著國家對科研投入的不斷加大，信息技術的不斷進步，將對科研項目管理工作提出更高的要求?？蒲泄芾硇畔⑾到y的應用實現了科研項目管理的現代化、信息化、網絡化，也對科研院所科技工作輔助決策及科技成果的推廣起到了較好的推動作用。

[1] 魏星，吳江. 基于B/S結構的高?？蒲泄芾硇畔⑾到y[J] . 桂林航天工業高等?？茖W校學報，2007，2（42）.