水利工程檔案資料管理和應用

范永勝

（運城市水務局，山西 運城 044000）

水利工程檔案資料管理和應用

范永勝

（運城市水務局，山西 運城 044000）

水利工程檔案管理是一項長期的基礎工作，從水利工程檔案的特點出發，介紹了在其收集、整理和利用過程中應注意的事項，針對目前水利工程檔案管理存在的問題，提出了制度建設、技術改進、人員培養等方面的對策和建議。

水利工程檔案；檔案管理；工程檔案

2011年中央一號文件的出臺，標志著全國水利建設進入一個大有可為的戰略機遇期，在新的歷史時期，水利基礎設施投入將進一步加大，水利工程建設項目會越來越多，建設管理行為將不斷予以規范。水利工程檔案資料反映了水利工程項目建設管理的全過程，因此，加強檔案管理，提高對水利工程檔案重要性的認識，做好檔案管理工作，是規范水利工程項目管理的重中之重。

1 水利工程檔案概念及特點

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。由于水利工程建設項目具有單一性、特殊性，涉及面廣，問題復雜，建設周期長、投資大，因此，水利工程檔案具有鮮明的特點：形成周期長、檔案種類多、數量大；涉及領域廣泛，是多種技術、工藝的綜合運用；管理利用時效長，有些技術檔案需永久性保存；水利工程的單一性與特殊性決定了檔案的復雜性和多變性。

2 水利工程檔案資料的收集和管理

2.1 資料收集

水利工程檔案是工程建設管理全過程的真實記錄。完善的檔案資料對管理單位及其相關人員熟悉工程狀況、搞好養護維修和改造、不斷提高管理水平具有重要作用。收集檔案資料一定要全面系統、真實可靠。水利水電工程檔案資料主要包括基建資料、監理資料、施工資料和竣工驗收資料四大類。

基建資料是指工程在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、開工審批及工程概預算等工程準備階段形成的資料，由建設單位負責提供。

監理資料是指監理單位在工程設計、施工監督等監理過程中形成的資料，主要包括監理管理資料、監理工作記錄、竣工驗收資料和其他資料。監理資料由監理單位負責完成，工程竣工后，監理單位按照有關規定和要求將監理資料移交給建設管理單位。

施工資料是施工單位在施工過程中形成的資料的統稱，主要包括開工資料、施工管理資料、施工物資資料、施工試驗資料、施工質量評定資料、施工技術文件、施工記錄等幾大類。工程竣工驗收后，施工單位按有關規定和要求將施工資料移交給建設管理單位。

竣工驗收資料是指工程項目竣工后，在竣工驗收過程中形成的資料，主要包括竣工驗收申請及批復、竣工驗收會議文件資料、竣工圖、竣工驗收記錄、竣工驗收工作報告、竣工驗收鑒定書、其他相關財務文件和聲像、縮微、電子檔案等?？⒐を炇諘r，各參建單位按規定準備相關資料交驗。

2.2 整理歸檔

資料的整理與收集是同步進行的，按單位和時間的先后分階段進行整理。資料的整理過程是將收集的資料逐一進行分類，使之明了和一體化，最終按相關規定將資料歸檔，裝訂成冊，達到交工標準。檔案整理立卷質量是檔案管理和利用工作的保證，各參建單位應嚴格做好職責范圍內的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規律，保持檔案資料有機聯系，單項工程既相互獨立，又便于利用的原則，構成分類清晰、連續成套的一個整體。歸檔的文件材料要原件材料必須完整、系統、準確地反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。

3 水利工程檔案的價值與利用

工程檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了項目管理過程和工程實體的現實面貌，具有比工程實體本身更長久的壽命。規范、準確的基建檔案是工程進行檢修、管理、改擴建的憑證和依據，如工程擴改建時經常參照以前的竣工圖。工程技術人員可根據工程檔案要求，規范工程技術管理手段、程序，為工程事故進行分析、責任認定、提出改進方法提供技術依據，通過工程檔案質量管理，提高工程項目質量。隨著國家經濟建設的快速發展，重點工程項目不斷增多，提高對水利工程檔案重要性的認識，是新形勢下工程檔案管理的重要任務。

水利工程建設是國家基礎設施建設的重要部分，不僅關系到國家和人民的生命財產安全，而且關系到國民經濟的可持續發展及社會的和諧穩定。水利工程檔案產生于整個水利基本建設全過程，真實地記錄了人類改造自然、利用自然資源、興利除害的全過程，建立完善、系統的水利工程檔案對工程建成投產后的管理、運行、養護、維修、改建、擴建等技術工作的決策、設計起著重要的憑證和依據作用，對其他工程有借鑒與參考作用。因此，做好水利工程項目檔案工作是著力于眼前、受益于千秋的大事。

4 水利工程檔案管理存在問題及對策

4.1 存在問題

4.1.1 質量問題

根據水利工程建設檔案管理規定，水利工程檔案是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序。質量管理部門應認真把好質量監督檢查關，凡參建單位未按規定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進行質量等級評定。工程檔案達不到規定要求的，項目法人不得返還其工程質量保證金。然而，目前多數工程檔案質量存在以下問題：一是分類籠統，內容不夠齊全，沒有按照規范將各單項工程、單位工程及分部工程進行組卷、立卷，一些工程檔案存在數據不完整、不準確、不真實的問題；二是案卷形式不夠規范標準，工程檔案內容繁雜，涉及單位較多，受時間和空間制約較大，一些檔案案卷還存在紙張標準不統一、書寫不規范、竣工驗收簽名不完整造成責任劃分不清等問題；三是檢索功能不強，不能按項目分類、名稱、年度、文號、密級等進行檢索，檔案利用率不高。

4.1.2 管理問題

第一，對檔案工作的重視程度不夠，沒有完善、健全的檔案管理制度。一些單位重視技術工作，忽視檔案管理，檔案行政管理部門對工程檔案管理法規宣傳、貫徹不夠；檔案資料流向制度不健全，工程建設中技術、施工人員的調動、變更，出現了人走檔案走、人走檔案沒人管的現象。同時對工程檔案管理的業務指導缺乏應有力度，不能對工程檔案進行專項執法檢查，在制度建設、人員配備及裝備投入上有待提高。

第二，歸檔不夠及時。水利工程檔案不同于一般企事業單位檔案管理，從檔案的收集到歸納、整理都具有不確定性。根據《水利工程檔案管理規定》，工程檔案的歸檔時間可由項目法人根據實際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作應在工程竣工驗收后3個月內完成。但該規定在目前的很多施工項目中不能嚴格執行，很多檔案僅是勉強移交。

4.1.3 專業化管理人才缺乏

在水利工程建設中，缺乏專業檔案管理人員，檔案人員大都是臨時抽調，沒有經過專業培訓，且兼職較多，文化層次低，專業技能落后。檔案人員只是被動地接收、保存資料，普遍存在著案卷質量差、不規范等問題，嚴重影響歸檔質量。

4.2 對策

4.2.1 建立健全檔案管理規章制度

嚴格執行責任制，完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規章制度。根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和溝通。應根據單位基建工程情況，實行基建檔案現代化專業管理模式，制定基建檔案各項規章制度，依法治檔，按照質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理，并真正落實到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。另外，實行檔案人員走進施工現場，及時監督指導工程檔案的收集整理歸檔，這樣既改變了檔案管理工作的附屬地位，又提高了檔案工作的效率，使收集歸檔工作順利進行。同時，基建檔案管理工作應納入基建工程項目管理過程中，基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，就同步開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。

4.2.2 檔案管理現代化

運用現代技術進行檔案管理已成為當前檔案管理的發展方向，通過計算機技術加強對水利工程檔案工作信息化、網絡化建設，大力推行縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運用。目前，光盤刻錄技術已相當普遍，國家制定的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使工程建設檔案管理中利用光盤庫載體進行檔案管理成為可能，為項目檔案管理指明了方向。

4.2.3 提高檔案工作人員素質

檔案人員必須提高素質，以業務素質的提高為抓手，學習檔案專業知識，對現有的兼職和非專業檔案人員，通過委培、進修、培訓等方式，不斷拓寬檔案管理工作人員知識面，提高其綜合素質，同時大力引進檔案專業高級人才，為水利工程項目建設服務。

4.2.4 提高水利工程檔案有效利用率

水利工程檔案工作應按照新的標準，加強基礎業務建設，以簡化整理、深化檢索為宗旨，實現科學化、規范化管理。要充分利用計算機和網絡技術，加大信息資源的存儲、加工量，提高信息的檢索速度和深度，做到資源共享，不斷提高水利技術檔案的管理和利用水平。

5 結語

水利工程檔案管理是一項長期的基礎性工作，它既是工程建設的依據，又是工程建設成果的真實記錄，檔案管理水平將影響到整個工程的進度和質量。因此，應運用現代化手段提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管、運用三方面工作，使水利工程檔案更好地為水利建設服務。

G271

C

1004-7042（2011）08-0051-02

范永勝（1972-），男，2004年畢業于河海大學水利工程管理專業，工程師。

2011-06-09；

2011-07-14