科技檔案三次編研工作初探如何做好

文陳燕

科技檔案編研工作是檔案利用的高層次服務形式，是檔案管理工作的一個重要環節。積極開展科技檔案編研工作，可以更好地開發檔案信息資源，實現資源共享，對有效使用人力、物力、財力，促進科研生產的發展，有十分重要的作用。對檔案工作本身而言，積極開展科技檔案的編研工作，不僅可以豐富館藏，促進檔案基礎工作建設，還可以提高檔案部門的地位和作用。所以科技檔案編研工作是實現新時期檔案工作目標的重要途徑之一。

檔案編研形式主要有三種——一次文獻編研、二次文獻編研和三次文獻編研。一次文獻編研是檔案信息原文的匯集，也就是作者按特定的題目收集有關檔案信息，經過編輯加工、出版，成為某個特定的專題性檔案信息的匯編、文集、圖冊。二次文獻編研是作者根據不同需要，選擇檔案信息的某些特征，經過加工整理、編排、出版，而滿足某些特定需要的編研成果，如文摘、簡介、年鑒、大事記、產品志、數據等。三次文獻編研是指編研成果的內容已不是檔案信息原文的匯集，而是對其內容特征全面深入、系統地研究之后的評述和創造。下面本文將對檔案三次編研的特點、選題的方法以及如何做好檔案三次編研工作作一些探討。

一

科技檔案三次編研成果是一種指導性、總結性和論述性為一體的檔案編研形式，其主要特點是：

1．成果的新穎性和先進性

市場經濟的一個重要特點就是競爭。要在激烈的市場競爭中贏得主動，利于不敗之地，就必須優化管理和依靠科技進步，不斷開發和研制技術先進的產品?？萍紮n案真實地記錄和反映了研究所的科研活動及代表國內乃至國際先進水平的最新成果。面對日新月異的科技進步和新產品的快速升級換代，檔案三次文獻的編研的內容越新穎，所介紹和報道的對象（型號、課題、設備）越先進，其應用價值也越高。

2．成果的高度概括性

檔案三次文獻的編研要求將分散在檔案中的有關內容經過分析、研究、加工和提煉，編寫成專題性的系統化材料，是綜合性成果資料，內容高度概括，可提供給科技人員參考及領導決策。

3．成果有鮮明的特點

述評是科技檔案三次編研成果的一種主要形式。編研成果的選題應注意開拓性、決策性和技術性，注意收集前沿性、典型性、對比性與主題有關的檔案資料。論述既可采用前述后評的文體，也可采用邊述邊評的方法，對所剖析的問題提出鮮明的論點。這些觀點來自兩方面，一是將檔案原文作者的觀點分析、歸納、提煉或者擴展，二是由檔案編研人員提出見解、建議或方法。鑒于科技檔案是人們從事生產、科研等活動的歷史記載，檔案編研人員借助檔案中的豐富素材，在總結回歸過去的基礎上，針對具有普遍意義的問題，探索事物的發展規律，指點和展望未來，使檔案編研成果具有一定的咨詢功能。從這個角度說，科技檔案三次文獻編研成果也是依據檔案素材撰寫的論文。

二

檔案三次文獻的編研是智能化的創作活動，其中正確選題是整個編研活動的關鍵一步。選題必須有針對性和預見性，以檔案資料利用為本，從館藏實際和滿足各方面需要出發，主要有兩種選題方法。

1．以單項產品（產品科研課題）為對象進行選題

產品檔案和科研檔案是研究所科技檔案的主體，設備檔案也是研究所的寶貴財富。新產品開發研制和生產過程中形成的大量檔案為科技檔案的編研提供了豐富素材。檔案編研人員可通過對檔案原生信息的深入分析研究，汲取能反映該產品特點個具有普遍規律性的內容，采用論文的體例撰寫成檔案編研材料，供本單位領導和有關部門參閱，并向外進行報導和交流。

某些有重大歷史價值或對本單位的生存和發展有較大參考鑒定作用的先進產品技術管理方法可以從科技活動的開始到結束進行全面的總結和論述，編寫專題史。

2．按專題進行科技檔案三次編研

針對某個專題，可將分散在各個產品、課題中的有關科學技術信息，經過分析研究、提煉、加工，使之成為系統性的專門材料。由于庫存檔案的內容豐富多樣，在選題時往往無法入手。實踐表明，編研人員根據本單位的中心工作或科技人員關心的問題作為科技檔案編研的選題是一種較實用的選題方法。

采用兩種選題方法撰寫的科技檔案三次文獻編研成果材料都是圍繞某個項目或專題把分散、原生的檔案信息轉化為集中、系統的科技信息，為科研生產提供服務。這就要求編研人員深入科研生產第一線，為研究所提供面廣、量大、密度高的有關信息，減少決策時間。編研人員還應向科技人員和設計人員征求意見，同時為他們提供具有較強的專業性、具有一定深度的檔案信息，作為其科研設計工作的依據，使他們從中得到借鑒和啟發。在了解了普通利用需求的同時，要注意分析潛在的利用需求，及時選擇并確定有關部門的編研成果的主題。

三

科技檔案三次文獻編研不同于科技檔案一次文獻和二次文獻的編研。二次文獻的編研的形式，如常用的各種匯編、簡介等，只是按照一定的格式，把相關的檔案信息收集起來，經過整理、分類、鑒定、編輯起來，對檔案編研人員要求也比較高?？萍紮n案三次文獻編研的主要形式為綜述和述評。綜述的編寫思想是“述而不評”，即不加評論地綜合介紹已有的科研成果，包括各種學術觀點和見解，只著重于客觀敘述，不提具體建議，也不進行評論。這種三次文獻的編寫，檔案部門可單獨編研，即由檔案室獨立完成編研課題。而述評的主要內容是深入分析過去和現在的研究成果及未來的發展方向，依據分析和研究的結果，對其進行評論，提出自己的觀點、意見和建議，指出這些研究成果已達到的水平和存在的問題，以便利用者心中有數。對于專業性突出、技術難度比較大的選題，可采取聯合編研的形式，即由檔案編研人員和科技人員聯合完成，檔案人員根據工作需要進行選題，確定編寫格式，提供檔案資料，進行綜述，而建議等的提出由科技人員來完成。這樣完成的三次文獻編研成果既符合檔案編研工作的要求，又能深層次地提出建議、想法，提供給科技人員管理者參考，真正達到了開發科技檔案信息資源的目的。采用聯合編研在大型企事業單位比較實用，因為聯合編研是一種實用的編研組織形式。

四

檔案編研工作包括研究與編著，是體現檔案工作科學性的重要標志。從事編研工作的檔案工作者是檔案的研究人員，必須具有較高的政治、文化、業務素質，掌握編研工作的基本知識和業務技能，必須努力學習，不斷提高自身的素質，只有這樣才能編寫出高質量、高水平的編研成果。檔案人員的素質不能僅限于一些一次、二次文獻的編寫，應全面掌握各種形式的編研成果。要完成以上任務，檔案人員必須具備以下素質。

1．文化素質的要求

檔案資料編研人員應具有比較全面系統的文化知識，而且對相關知識的了解有一定的深度。從事編研工作需要文、史、哲、數、理、化等基礎文化知識，也需要現代科學技術、現代化管理知識，如系統論、信息論、控制論、計算機應用技術等，還應有較高的語言文字表達能力。編研人員既是從事編研工作的專家，也是知識的“雜家”。豐富的科技文化知識是編研人員準確表達檔案資料信息的必要條件。

2．專業素質的要求

專業素質主要是指編研人員的專業知識及業務能力。

（1）掌握專業知識。檔案編研人員的專業知識包括以下三個方面內容：一是檔案管理學、檔案文獻編纂學、科技檔案編研學以及編輯學方面的知識，這是檔案編研業務知識；二是相關檔案內容的專業知識，即檔案內容涉及哪方面的知識，就應對哪些知識有所了解；三是相關學科知識，主要有邏輯學情報學方志學目錄學知識。

在掌握以上這些知識的同時，編研人員還應熟悉和了解本單位庫藏，同時對本單位檔案編研工作的需求情況也充分了解，這樣有利于編研工作有針對性地進行。

（2）專業能力。專業能力也有下列三方面的要求：一是對文獻價值的鑒別能力。具備這方面的能力需要具備一定的知識，還需要長期工作的實踐，積累一定的經驗，不斷提高水平。檔案資料編研人員具有這樣的能力，就能較為準確地選題、選材，提高工作質量。二是要有研究能力和文字加工能力。這是編研人員的基本功。因為檔案資料編研中直接從事文獻的研究、考訂、編纂加工和撰寫工作，因此要有一定的從事文獻研究能力和文字加工能力。三是具備組織活動能力。編研人員應有組織業務工作能力，能獨立完成業務項目的任務，并能組織兼職人員及相關單位進行有關編研課題的工作。

總之，科技檔案三次文獻的編研更能體現科技檔案在現代信息社會的作用。它既是研究所發展建設的需要，也是企業檔案部門深化服務求發展的需要?？萍紮n案三次文獻的編研搞好了，檔案部門才能生機勃勃地向前發展。