醫療設備信息管理系統探討

鄭沁春

(福建省立醫院 設備科，福建福州350001)

醫療設備信息管理系統探討

鄭沁春

(福建省立醫院 設備科，福建福州350001)

建立信息系統的過程，是規范管理模式和管理流程的過程。本文通過對醫療設備信息化管理的必要性、醫療設備管理現狀與問題進行分析，探討了建立在設備全生命周期流程基礎上的信息系統建設。

醫療設備 管理系統

隨著信息技術的發展及醫院運行機制的轉變，醫院信息系統已成為現代化醫院必不可少的重要基礎設施與支撐環境。醫院信息系統是根據現代化醫院管理模式采用科學化、信息化、規范化、標準化理論設計建立的，建立醫院信息系統的過程，應是醫院自身規范管理模式和管理流程，提高工作效率，不斷完善機制的過程。本文擬結合本人所在醫院的具體情況對醫療設備管理流程進行分析，并在此基礎上探討如何建立的信息管理系統。

1 醫療設備信息化管理的必要性

(1)隨著醫療設備在醫院的應用范圍越來越廣，相其對應的固定資產價值也越來越大。以我院為例，我院擁有萬元以上醫療設備約3000臺，設備總價4.5億。如此高的固定資產價值，加上其種類繁多、品名復雜、用途多樣，不借助于信息處理技術，幾乎難以管理。

(2)醫療設備生命周期長，從采購到報廢至少5年，多則10年以上。其管理必須符合國家有關法律、法規、規章制度的要求，如《醫療機構儀器設備管理辦法》、《大型醫用設備配置與應用管理暫行辦法》、《衛生事業單位固定資產管理辦法》、《計量法》等。

(3)醫療設備作業流程環節多，從內部到外部涉及的層面廣，因此信息交流的情況也相當復雜。信息化建設有助于加快信息流通速度，減少信息停頓時間，提高工作效率。

(4)醫療設備專業性強，對其進行標準化和數字化處理，有助于數據的收集、維護、分析、挖掘，提高管理水平。

2 醫療設備管理現狀與問題

設備管理部門的主要職責有:采購預算與規劃、調研選型、招標、簽訂合同、安裝調試和驗收等前期工作;建立設備臺賬;維修與保養;調撥、報廢的鑒定與報批;上報統計報表資料，做好大型醫療設備的效益分析;設備技術檔案資料管理等。本文擬通過對各職責的分析建立起各職責負責部門間的關聯以期形成一套有機整體的管理流程。

1)專用設備固定資產管理方面的現狀與問題

(1)現狀

我院現有固定資產管理系統可做到:設備新增錄入，設備出庫錄入，設備調配與報廢錄入，庫存盤點，固定資產明細賬檢索查詢和打印，設備折舊匯總統計打印，設備購置分類檢索查詢、統計、匯總打印等?；究梢詽M足財務所需，但對于設備管理而言還是遠遠不夠。

(2)問題

(a)代碼問題:設備沒有唯一的“身份證”，也就是無法做到一物一碼，加上資產總量龐大，容易出現賬實不符的現象。

(b)附件功能缺失:成套醫療設備往往隨機都有附件，現有軟件無法體現。

(c)時效性問題:由于登錄臺賬需要科室與倉庫的配合，一旦此環節出現疏漏，會導致驗收后很長一段時間，固定資產賬面上還看不到已開始正常使用的設備;同樣，由于固定資產報廢審批有一定的時間，會出現已處于報廢狀態的設備還留在賬面上。

(d)沒有付款情況管理的功能:導致每一期的未付款都需要人工核對處理，不僅費時，而且存在誤付款的風險。

2)采購的現狀與問題

政府采購流程環節多，審批周期長;訂貨周期長，采購需求批準后，采購部要確定供應商，簽訂合同，等待供應商交貨及結算，年初的計劃到年底執行，次年到貨，都是常有的事情。

3)各部門間配合的問題

(1)使用科室與采購部門:科室的需求是否審批、何時執行，常常不能明確，科室有可能不斷申請，導致不斷重新確認以免錯誤。

(2)采購部門與維修部門:維修部門缺乏一些必要的資料:比如合同的配置、安裝條件、售后服務條款、供應商信息等，無法做到心中有數，需要等到事情發生后再去追討相關文件。

(3)維修部門與使用科室:兩者之間日常工作缺乏足夠的交流，使用科室總是在故障發生才與維修部門產生聯系，不僅易產生矛盾，又降低了工作效率。

(4)檔案部門與其他部門:醫療設備檔案是收集醫療設備全生命周期的資料。檔案管理人員不是簡單的文件管理員，不僅應該熟悉采購過程各個環節所需資料，而且應具備一定醫學工程技術知識，能夠參與到設備驗收工作中，避免資料缺失，和各個部門更好配合。比如使用科室查閱資料，如果臨床習慣稱呼和建檔的名稱不一致時，其能明白所指何物。

3 管理流程與信息系統探討

傳統的組織形態著重垂直分工，彼此間缺乏協調，信息交流很少，即便是計算機管理后，不同的業務部門有各自的信息和數據庫，它們之間的標準、格式與內容等相互獨立，缺乏關聯。為適應信息時代與提高組織效率的要求，按照以上的分析，可以在設備全生命周期的流程基礎上建立信息系統。

1)系統設置方面

(1)醫療設備代碼管理:設備分類代碼應符合國家相關文件的規定。同時為了給設備做張“身份證”，應在設備到貨后與設備系列號相關聯。條件成熟時，可考慮引進條形碼技術或射頻識別技術，實現一物一碼，方便設備的動態管理與實時監控。

(2)固定資產建賬管理:按照傳統的固定資產三賬一卡管理制度全面實行信息化，如此才有可能做到購入時及時入賬，轉移、捐贈、報廢時及時出賬;方便固定資產盤點、清查。

(3)設備折舊設置:醫療設備折舊分類及計算方法應按照國家統一標準進行。鑒于高科技在醫療設備中的大量使用，應考慮引進加速折舊法，以更好體現設備的真實價值。

(4)字典設置:包括使用科室、庫房、病區、制造商、供應商、外貿公司、招標公司、外部有關單位等在內的字典設置。

2)設備管理方面

(1)申購管理:各使用科室填報申購單，設備科根據審批通過情況給予信息反饋，生成一個審批號，依據此審批號可以減少審批次數，或者通過辦公系統自動化完成審批，這樣可增加采購透明度，加快流程進度。

(2)采購管理:通過審批的采購申請，應有狀態欄以反應其進度，是待招標、待談判、進入公開招標哪個環節等，公開招標時間或擬定談判時間應可以和辦公系統關聯，以通知使用科室負責人到位。

(3)合同管理:提供合同關鍵要素的錄入、修改、查詢等功能，記錄有設備名稱、型號、生產廠家、國別、金額等關鍵要素，此時可以賦予設備編碼，以方便后期入賬;同時還擁有供應商管理功能，記錄合同規定到貨時間、通知時間、以及供應商反饋的確切到貨時間等，確切的到貨時間可以通過辦公系統通知到科室負責人;合同有關售后條款也應傳到維修部門。

(4)維修與設備狀態管理:設備到貨時應記錄設備到貨時間、驗收時間、系列號等，屬于計量設備的應和計量管理功能關聯。設備狀態 (使用中、故障、報廢等)應由負責維修的工程技術人員及時輸入，同時應該有報修時間、維修完成時間、故障現象描述、原因和解決方法記錄等，以方便總結維修和保養經驗。設備報廢的鑒定、審批環節等也要有所體現，讓使用科室和管理部門都可以看到，做到心中有數，才可保證及時銷賬。

(5)固定資產管理:設備通過驗收后，使用科室應有做賬提醒，及時辦理入庫手續。此模塊應有附件錄入、編輯、查詢功能，以完善固定資產信息。分期付款管理，在賬期到時應可自動提醒，財務可依據設備使用狀態確定是否支付下一期貨款。減少人工核對時間。

(6)檔案管理:由于醫療設備管理越來越規范，特別是公開招標采購有非常多的紙質文件需要收集，導致查找資料速度不快。通過對設備檔案中所有文稿資料進行數據化采集，加上歸檔分類、查詢、檢索等功能，實現設備檔案的數字化管理。與此同時，通過與固定資產模塊的關聯，可以“看到”每一臺設備的全生命周期的檔案資料。

［1］衛生部.衛生部關于印發《醫院信息系統基本功能規范》的通知 ［EB/OL］.(2002－05－28).［2011－3－21］.http://www.moh.gov.cn/open/tjxxzx/gjwsxxhjs/1200309270009.htm

［2］杭建金，吳向陽，張超群，等.淺談醫療設備數字化管理 ［J］.醫療衛生裝備，2008，29(9):74.

［3］周丹.醫院醫療設備質控體系的建立和實施 ［J］.中國數字醫學，2007，(8):18.

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