高校辦公室工作人員必備的能力與素質

馬愛軍

（長江大學 學校辦公室，湖北 荊州 434023）

高校辦公室是學校的綜合職能部門，在學校工作中起著承上啟下、協調左右、聯系內外的紐帶作用，是學校管理的樞紐，也是展示學校形象的重要窗口。高校辦公室工作紛繁復雜，涵蓋面廣，具有全局性、政策制約性、綜合性、協作性、變動性、輔助性和服務性等特點。隨著社會的發展以及當前國際國內形勢的復雜多變，使得教育的管理也變得越來越復雜，加上當前教育體制改革的深入推進，對從事高校辦公室工作的管理人員提出了更高的要求。那么，在新的形勢之下，要做好高校辦公室工作，應具備哪些方面的能力和素質呢？筆者認為，“三個意識”和“四種能力”是一名優秀高校辦公室工作人員必備的能力與素質。

一、高校辦公室工作人員應具有“三個意識”

第一，具有大局意識。我們常說的一句話是“顧全大局”，辦公室的特殊職能和特殊作用，決定了從事高校辦公室工作的同志必須具備大局意識，而且要牢牢把握大局。要把握大局，就必須增強講政治的自覺性。高校辦公室工作很復雜，每一項具體工作中都包含著政治，都有大局。把握了大局，我們就能夠堅定不移地堅持黨的路線、方針和政策，更好地肩負起為學校事業發展做好工作的職責。要把握大局，還要增強工作的主動性。辦公室工作涉及面廣，且事務性居多，只有胸懷全局，才能夠站得高，看得遠；在工作中想在前，做在前，才能夠把那些看似簡單瑣碎的事情做精、做細，才能把務實與務虛有機地結合起來，在具體工作當中分清輕重緩急，做到有條不紊，忙而不亂。

第二，具有服務意識。辦公室作為學校機關的綜合辦事機構，服務的觸角涉及到方方面面，這就要求辦公室工作人員增強服務意識，切實轉變工作作風，克服形式主義，做到真抓實干，躬身踐行，辦實事、求實效；努力轉變工作方式，不斷增強服務的主動性，要把辦公室工作的重心，轉變到既要完成日常的事務性工作，又要兼顧為領導決策參謀服務上來；要在完成日常工作的過程中力求做到超前謀劃、提前介入，變被動服務為主動服務；要在繼承有效的工作手段和工作經驗的基礎上，積極創新，充分利用現代化辦公手段，不斷完善和優化辦公室工作的運行機制，拓寬服務領域，提高工作效率，使辦公室工作有新的作為；要樹立整體意識和全局的眼光，把服務貫穿于工作的全過程，體現在辦文、辦事、辦會的每一項具體工作之中。

第三，具有責任意識。學校辦公室的工作不同于其他部門，很少有轟轟烈烈的活動，也很少有出彩上鏡的機會，大多是些臺下、幕后和無名的工作。甚至有很多看起來是無關緊要或并不重要的小事，如接電話、發傳真、會議通知、文件校對、車輛安排、蓋章用印，等等?？雌饋硎切∈?，但都與學校的日常運轉緊密相連，辦好了是小事，而出現紕漏或閃失，就成了大事，有的甚至直接牽動全局。所以“辦公室工作無小事”，辦公室工作沒有絕對的大事小事之分，大事中有許多小事情不能忽略，小事中有大的責任不能大意。因此，必須強化責任意識，要有高度的責任感，要對工作負責任、對事業負責任、對領導負責任。這就要求辦公室的工作人員首先要有責任心，不管什么工作都要認真對待，干就干好。要增強工作的預見性和創造性，善于見微知著，敢于打破常規，為領導決策當好參謀。樹立責任意識，還要勇于承擔責任，出了問題要敢于面對，不推諉，不搪塞，有錯必糾，知錯必改。

二、高校辦公室工作人員應具備“四種能力”

第一，具備文字綜合能力。辦公室承擔著大量的公文起草和文字綜合任務，經常要面對重要的公文、各類領導講話、匯報材料、工作總結以及領導隨時交辦的文字任務，應該說責任也十分重大。有些是很重要的，有些是很緊急的，如果沒有扎實的文字綜合能力，就難以滿足辦公室工作的需要，難以令領導滿意，所以，辦公室的同志一定要練好文字基本功。要提高文字綜合能力，基礎和悟性固然重要，但主要的還是要靠后天的學習和鉆研。要在從事繁雜的事務性工作的同時，潛心靜讀，鉆研業務，勤于練筆，提高素質，成為適應辦公室工作要求的多面手。

第二，具備組織協調能力。辦公室工作涉及方方面面，大到重要活動的組織、重要會議的安排，小到文件的編號、公章的使用、車輛的調度，幾乎每一件事都要和其他部門發生關聯，如果稍有不慎，就會造成部門和部門之間、同志和同志之間的誤解，給工作帶來極大的不便與麻煩。因此，這就要求辦公室人員不斷提高自已的組織協調能力，能夠在繁忙的日常工作中妥善處理好各種復雜關系。組織協調能力的提高，除了要認真學習一些管理知識外，還要善于站在他人的角度換位思考，做到充分理解人、尊重人、成全人。要有廣闊的胸懷，不斤斤計較，時刻做到以大局為重，在遇到不被理解的時候，要沉著冷靜、在不急不躁中與他人做好耐心細致的溝通，如果能做到曉之以理，動之以情，那么隔閡就會消除，就能達到共同前進。

第三，具備創新開拓能力?！皠撔?，是民族進步的靈魂，是一個民族興旺發達的不竭動力”。民族發展需要創新，辦公室工作也需要創新。辦公室工作頭緒多、事情雜，這就要求辦公室工作人員總結經驗，打破常規去思考和處理問題，從而達到最好的效果。以創新為手段，“超常規、跨越式”發展，才能提高工作效率，達到預期目的。那么，創新開拓能力表現在哪幾個方面呢？筆者認為，一是在思想觀念上創新，辦公室同志經常要面對和處理各種各樣的事情，要善于用新思維去研究問題，用新觀念做好服務，在思想認識上要不斷適應新形勢，創造性地開展工作。二是在工作方式上創新，辦公室同志要做到“三個轉變”，即在原有工作方式上向超前服務、主動服務轉變；向優質服務、精品服務轉變；向敢于競爭、勇于挑戰轉變。三是在工作機制上創新，要有一個能充分調動他人積極性的用人機制，要不斷地創新機制，形成良性的工作氛圍，不斷促進人的全面發展，始終保持辦公室的先進性。

第四，具有貫徹落實能力。督促檢查工作是辦公室的重要工作職責。其根本目的就是推動學校黨委和行政以及上級決策得以全面貫徹落實?？偟膩碚f，就是要抓好3個方面的工作。一要抓貫徹。抓好上級決策的貫徹落實，是各級領導集體講政治的最直接體現。接到上級決策后，首先應認真傳達學習，領會其精實質，同時，緊密聯系學校實際，做出切實可行的實施方案并認真組織貫徹落實。辦公室要做好服務工作，協助學校領導強化督查檢查工作。二要抓重點。要圍繞學校中心工作、重點工作，通過跟蹤督查、重點推進、及時反饋等手段推動這些工作的貫徹落實。三要抓檢查。辦公室要強化對二級單位辦公室相關工作的業務指導與檢查，要深入基層、深入實際，從中及時發現問題，分析原因，研究找出解決問題的對策和方法。

［1］姜巖.高校辦公室工作應做到“四講”和“四重”［J］.遼寧師范學院學報（社會科學版），2001（3）.

［2］劉榮華，危煜祥.新時期提升高校辦公室工作水平探討［J］.長江大學學報（社會科學版），2010（5）.