檔案執法監督問題的探討

曾翠沂

（廣東輕工職業技術學院綜合檔案室 廣東 廣州 510300）

1 為什么要對檔案進行執法監督

檔案工作執法監督是《檔案法》明文規定的。 如果我們不進行執法監督，導致檔案事業的損失，就是失職行為，也是一種有法不依的表現。 檔案的執法監督工作，包含有監督及指導兩個方面，首先是監督，在監督前提下進行指導。 不講監督的指導就沒有權威，指導的意見，別人可聽可不聽，或者當面表示接受，過后仍然我行我素，不講監督的指導，就會變成純業務的指導，自己沒有主動權。 只監督，不指導，只講該做什么，不該做什么，沒有解決怎樣做的問題。 輕監督、重指導的思想和做法是片面的，必須處理好監督與指導的關系，堅持在監督前提下進行指導，通過指導達到監督的目的。

2 執法監督的內容

執法監督內容從宏觀上有：一是對黨和國家制訂的關于檔案工作的方針、法律、法規有否貫徹執行以及執行的程度如何的監督；二是對基層單位有關檔案工作的各項管理制度是否健全及其付緒實施的程度監督。 從微觀上有：

2.1 對各種門類、 載體具有保存價值的文件材料立卷歸檔，包括確定歸檔范圍、編目、整理、組卷、移交手續等，特別要注意歸檔的文件材料完整性、準確性和是否有“據為已有”的現象。

2.2 對檔案管理的監督，包括檔案庫房的選址、設計、建筑是否符合規范，庫房設施配置如何。

2.3 對檔案利用、公布的監督。主要是監督檔案開放、利用及利用權限等原則、范圍，保密的檔案密級的變更和解密是否嚴格按照有關程序執行。

2.4 對檔案鑒定銷毀監督，對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，在執行銷毀檔案前是否有嚴格履行相關的手續。

2.5 對“違禁行為”的監督，主要是《檔案法》第五章“法律責任”所列的違禁行為的監督。

2.6 對檔案機構設置及檔案員的考核、獎懲、教育培訓等實行監督。

總之，檔案部門和檔案人員的一切法律活動、職務活動等原則、方式等都屬執法監督的內容。

3 目前，執法監督存在的問題

3.1 只重視業務建設，忽略監督、指導機制。 長期以來，檔案部門強調檔案工作是一項業務性、技術性的工作，注重業務指導工作，忽略了檔案監督手段，導致檔案法規、方針、政策的實施缺乏監督環節， 影響了檔案行政管理部門的權威性。而檔案行政管理部門對各單位檔案工作業務指導有求必應，有請必到，整天忙得不可開交，只注重業務上的指導，而行政監督管理職能跟不上。 在人們心目中檔案行政管理部門只是一個純業務部門。

3.2 法律條文不夠具體，難以操作。 隨著《檔案法》、《檔案法實施辦法》的實施，地方性檔案工作法規相繼出臺，我國檔案法規體系正日趨完善。 但現有檔案法規條文普遍比較籠統，或是不具體，或是定性不明，或是沒有定量。 在實際工作中，違犯者以“法律為準繩”這一原則難以把握，碰到具體問題難以服人，難以治人。 這是檔案執法監督工作難以順利開展的根本原因。

3.3 執法手段缺乏，執法重復監督現象普遍。所謂檔案“執法手段缺乏”， 指的是檔案行政執法部門本身缺少強有力的執法監督手段來推動檔案法規的貫徹執行，大部分情況需要依靠其他部門來行使執法權，這就很大程度上限制了檔案部門的活動范圍，也制約了檔案執法監督工作的開展。 此外，由于過多監督部門的介入， 致使有的監督工作屬于有名無實，有的監督工作互相推諉不能落實，給檔案執法監督造成不應有的損失。 如有些單位的檔案工作及其檔案人員雖然同時接受檔案系統監督，上級檔案部門監督等多重管理，但還是會出現檔案的損毀、泄密等現象，這不能說與體制的監督重復沒有關系。 當然，并不是說，重復監督本身是不可取的，從體制上看，一定程度的重復監督是必要的，各類監督部門只有各盡其責，密切配合，才能形成監督系統的良性循環。

3.4 執法監督隊伍水平不高。檔案執法監督人員大多來自檔案專業隊伍， 雖然有豐富的檔案理論知識和實際工作經驗，但對法律和法制工作一般接觸不多，在工作中缺少經驗和辦法，對于法律條文的理解與把握，對違法事實的確定和查處，對于法定規范程序的操作等，都在學習和摸索中，所以說檔案執法監督人員不僅是一名檔案工作者，同時也是一名法律工作者，只有單一的素質是難以勝任這項工作的。

3.5 新時期的檔案的執法監督工作有待加強。隨著電子文件的誕生，特殊載體檔案管理不容忽視，雖然國家檔案局和有關行業主管部門先后出臺了專門檔案管理辦法、規定，但并未很好執行。 檔案行政管理部門同意制定的專門管理辦法，有的與檔案管理部門現行的標準相矛盾，使具體業務部門難以適從，給檔案執法監督工作帶來新問題。 現代科學技術日新月異，管理的手段已經發展到以電子計算機為中心進行指揮、調整、統計和監督。 在電子計算機技術出現以前，我們執法監督的主要對象是針對紙質檔案的，對各種現代技術接觸少，掌握不多，因而在進行檔案工作現代化執法監督時，往往避而遠之，使執法監督的工作效率難以提高。

4 提高檔案執法監督工作的措施

加強檔案執法監督工作是一項系統工程，需要建立一套科學、完善的執法機制。 首先，要各級檔案行政管理部門的領導要進一步增強法制觀念，深刻理解加強執法監督工作的重要意義，要將這項工程放上議事日程，認真抓緊抓好，具體要做好以下幾方面工作：

4.1 提高對檔案執法監督工作的認識。認真做好法制宣傳教育，為加強檔案執法監督工作創造良好的環境。 雖然有了《檔案法》《檔案執法監督檢查工作暫行規定》， 但由于傳統觀念和一些客觀因素的影響，至今還是有許多人的檔案法律意識還相當薄弱，要真正做到“法治”還需要一個進程，任務相當艱巨的。 進一步深化對檔案工作執法監督的認識，是加強對檔案工作執法監督，搞好檔案工作的重要保證。

4.2 完善檔案法規體系，提供檔案執法監督依據。 完備的檔案法律、法規是執法監督的基礎。 為此，我們要以科學發展觀為指導， 緊緊圍繞檔案事業發展方向和社會經濟發展熱點，制定與檔案法相配套檔案法規，將檔案事務納入法制管理的軌道，以完善檔案執法監督工作的法規體系，有效地解決執法監督工作中出現的職責不清、關系不順的問題，增強檔案法規的可操作性，真正做到有法可依，有章可循。

4.3 加強檔案執法主體建設。 首先明確執法主體，使檔案執法“名正言順”。 檔案部門要注重執法主體建設，明確執法主體資格和行使處罰權，為開展檔案執法監督工作奠定堅實基礎。 同時要建立檔案執法監督網絡，逐步建立一支行為規范、監督有效、保障有力的監管體制，對檔案執法監督工作統籌規劃，組織協調。 在檔案部門設立相應的、負責執法監督的具體組織。 建立工作制度，定期不定期地對檔案法規執行情況進行監督檢查，規范檔案工作行為。

4.4 提高檔案執法監督人員素質。提高檔案執法監督人員素質是決定開展檔案執法監督的關鍵，也是影響檔案執法監督能力高與低、行使執法職能是否充分的主觀因素。 因此，檔案執法監督隊伍的素質極為重要，必須要重視對執法監督人員的思想教育工作，不僅要具備檔案專業知識，還必須要掌握法制的相關知識，辦案方法，從而提高業務能力。 加強執法監督隊伍建設，優化執法人員素質。 建立起一支作風正、業務精的檔案執法監督隊伍，以確保執法監督工作正常開展。

4.5 采用多種形式抓好檔案執法監督工作。要做好檔案執法監督工作，在具體的實踐中應采取靈活多樣的手段。 首先要做好監督檢查工作，堅持集中檢查與平時檢查、專項檢查相結合。 專項檢查，針對性強，適合應對突發事件，如庫房的管理是否安全，利用檔案是否有失密、泄密和丟失。 其次是運用行政手段進行執法監督，檔案行政管理部門堅持派人參加基建工程竣工、設備開箱驗收、產品試制定型、科研成果鑒定等工作，嚴格把好歸檔文件材料質量關。 通過這些工作能發現問題，及時解決。 同時檔案業務指導等工作也是一種廣泛的帶有主動性的執法監督形式，在工作中應該根據實際情況和需要選擇相應的監督檢查方法。 要將檔案執法監督和檔案指導有機結合起來，深化兩種職能手段，不斷提高執法監督工作效率與工作質量，以達到提高檔案執法效果。

4.6 更新執法監督手段，適應時代步伐。隨著網絡化的普及，網絡手段在檔案事業發展中的作用日益顯現，引入網絡手段開展執法監督是新形勢下的一種必然要求。 我們可以以信息技術為手段， 促進檔案執法監督事項在網上規范、 公開、透明、高效運行，實現檔案執法監督業務辦理電子化、流程標準化，辦公網絡化、信息公開化的總體目標。 通過對執法依據的梳理、執法流程的固化、執法職責的細化等，將檔案執法監督內容實現網上運行。 充分發揮網絡優勢，不斷完善“依法治檔”的科學化、規范化和高效化，把檔案執法監督網上運行、查詢、監督和統計有效地結合起來，便于檔案行政管理部門及時發現問題，及時依法處理。

依法行使檔案執法監督是十分重要的，當立法機關頒布一項法律，就要宣傳教育，深入學習，貫徹執行，就要加強監督檢查。 有布置，無檢查，有立法，無監督，聽其自然，是不可能有顯著成效的。 因此，強化檔案執法監督職能，依法行使執法監督是不容忽視的。

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