渡運單位船舶技術檔案的收集

李 梅

(江蘇省鎮揚汽車輪渡管理處，江蘇 鎮江 212004)

0 引言

汽車渡船是一種從事公路汽車越江運輸的短程特殊船型。由于越江運輸車輛的結構日趨大型化、重型化，對渡船的承載能力、操縱性能、安全性能等要求越來越高，因而渡運單位須逐步更新渡船與之相適應，船型也逐漸向大型化發展。其檔案資料的收集完整齊全準確對日后船舶的使用、維護、海損處理、航行安全、更新改造等都具有非常重要的作用。

1 渡運單位檔案收集工作的特點

在船舶技術檔案的收集過程中，設計部門、建造廠家和運營單位有著明顯的區別。設計部門和建造廠家均為船舶領域的專業技術單位，對船舶的熟知程度相當深入，其技術檔案的收集工作相對規范;而運營單位多為非船舶專業的管理型部門，對船舶的專業技術了解不深不全，且渡船檔案資料的收集范圍既包含了設計部門和建造廠家在船舶設計、建造過程中產生的檔案資料，又包含了運營單位在船舶使用、海損處理、安全、維護、技術改造等運營過程中形成的一系列檔案資料，其復雜性更甚于專業技術部門。

2 渡運單位檔案收集工作的重點

在實踐中認為，要完整準確地收集船舶技術檔案，關鍵是要把握好以下2個重點。

2.1 完整準確地收集新船建造檔案

任何一個水上運輸單位在其運營過程中都要根據實際運營狀況適時建造新船，公路渡口運營單位更是如此。隨著國民經濟和交通物流業的快速發展，以及汽車保有量的不斷增加，經渡口渡運的車流量逐年增加，渡運車輛的結構也不斷發生變化，渡運單位必然要不斷增加運力，更新船型與之相適應，這就給船舶檔案的收集提供了非常有利的時機。

首先要學習熟悉造船知識和過程。檔案人員除了要具備高度的工作責任心和較強的本職業務工作能力外，還要認真學習船舶專業知識，掌握一定的船舶基本理論，基本熟悉新建船舶的總體結構和船舶建造的基本程序，并且按照船舶建造程序制定一個較為詳細的船舶檔案收集計劃，以利于自己在收集新建船舶檔案時有條不紊，忙而不亂。

其次要建立一個包括本單位技術部門、駐廠代表、廠方技術人員等在內的檔案收集管理工作責任網絡，通過相關人員準確掌握新船建造的進度。專業檔案人員要定期到廠家檢查、督促參與新船建造的兼職檔案員及時收集圖紙資料，避免發生資料遺漏、損壞等情況，防止資料變成個人財產成為“死檔”，以減少后期整理歸檔時重新尋找的麻煩。

第三要按程序收集檔案。一是要注重新船建造文件資料的收集。新船開工建造前，首先要有本單位新船建造立項計劃書、設計任務書、圖紙審查申請書、圖紙審核意見書、審圖聯系通知單、新船建造前審查結果通知單、招標文件、投標文件、議標會議紀要、中標通知函、建造合同等，這些文件資料必須在開工前將原件收集到檔案室，設立專門卷宗予以保存。二是要認真做好建造過程中文件資料的收集。新船建造過程中，要按進度適時收集相關檔案資料。這一階段的主要資料包括施工圖設計及審查、監理資料、技術變更通知書、外購設備說明書及圖紙等，這些資料要制定專人設立專柜分類保存。三是要重視竣工驗收資料的收集，包括竣工圖、試航記錄、系泊實驗、各種航行證書、新船交接資料等。四是要跟蹤試運行期間形成的運行記錄、缺陷記錄、維修記錄等資料的收集。

2.2 加強渡船運行資料的收集

渡船運營過程中，一般會形成航行日記、機損維修記錄、安全事故記錄等常規性文件資料，這就要求檔案人員要熟悉渡船運營的全過程，定期與生產部門、機務部門、安全管理部門聯系，督促兼職檔案人員及時將相關文件資料按船號收集歸檔。對于技術改造、技術更新、技術發明等文件資料，要及時掌握相關信息和動態，項目完成后需將相關文件資料收集歸檔。對于船舶報廢、轉讓等形式的文件材料要按照規范程序及時做好相關檔案資料的銜接工作。

通過對新船建造過程和渡船運營等過程的全程參與，一艘渡船的檔案資料即可確保完整準確，從而為日后的利用、技術改造等提供完備的基礎資料。

3 結語

鎮揚汽車渡船管理處是一個建渡30多年的專業汽車渡運單位，其渡船船型經歷了8車渡、14車渡、18車渡、20車渡、28車渡的漸進發展過程，對渡船檔案資料的收集過程中不斷研究，形成了較為完善的收集工作體系，保證了渡船檔案資料的完整準確，為渡運安全生產發揮了積極的作用。