高校院系資料室的現狀及其發展對策

□楊曉帆，孫曉俊

(山西大學商務學院，山西 太原 030031)

高校院系資料室主要針對本院系教師開放，是為專業教師提供查閱文獻信息資料和圖書情報信息，并進行自修和互相切磋學術的重要園地。因其具有專業對口的圖書資料、系統完整的藏書結構以及簡單方便的借閱程序等特點，已成為高等學校教學和科研的一項基礎設施，發揮著非常重要的作用。

一、加強院系資料室建設的必要性和必然性

(一)加強院系資料室建設，有利于貫徹落實《普通高校圖書館規程》?！镀胀ǜ咝D書館規程》中明確規定:“規模大，學科多的學校，可設立系(所)資料(情報)室，主要任務是進行與本系(所)有關的專業文獻情報的收集、整理和研究，面向全校的有關專業人員，開展文獻情報服務?！痹合蒂Y料室從建立到不斷發展，經過數十年的建設已經成為高校重要圖書文獻資源的組成部分。資料室緊緊圍繞本院系所開設專業收集整理圖書情報資源，針對性的服務于專業教師，專業性和針對性是圖書館所無法比擬和替代的。因此，加強院系資料室的建設，既是高等學校乃至于高等教育發展的需要，也是貫徹落實《普通高校圖書館規程》的需要。

(二)加強院系資料室建設，有利于學科建設與發展。院系資料室的建設程度反映出一個大學學科建設的水平。所以，資料室的建設水平已經成為高校申請碩士、博士學位授予權中學科資格以及軟硬件的重要指標之一?？梢?，加強院系資料室建設，有利于學科建設與發展。

(三)加強院系資料室建設，有利于科研水平的提高?？蒲兴降奶岣咝枰獙I教師的刻苦鉆研，但也需要高校提供有針對性的專業服務，院系資料室恰恰可以承擔這一職能。院系資料室服務對象明確，專為本院系教師收集積累教學科研所需的圖書文獻資料，并且能根據教師的教學及科研立項情況的需要，有目的的收集整理相關專業資料，這樣有力地保障了本院系教師教學科研工作的開展。所以，加強院系資料室建設，有利于科研水平的提高。

二、高校院系資料室的發展現狀

(一)資料室管理機制模糊，工作制度不完善。長期以來，由于高校對院系資料室重視程度不夠，大多數情況下資料室行政和業務分別隸屬院系和圖書館兩個部門管理，這種交叉管理的機制常常會造成“管理真空”，極大地制約了資料室工作的開展。管理機制的模糊，也直接造成管理方法的落后，手工操作和資料員專業圖書知識的缺乏等成為多數資料室的常態，這也使院系資料室的科學管理成為空談，目錄組織不明確、工作制度不完善、圖書長借不還等，已成為現在多數資料室的真實寫照。

(二)資料員專業素質不高，服務水平低下。據調查，現在大多數的院系資料室都不設專門人員編制，現有的資料員基本都不是科班出身，一般由行政人員兼任，并且部分資料員還身兼多職。管理機制的不完善也不能給資料員提供較多專業性系統性學習的途徑，這就造成大多數資料員并不具備圖書館學基礎知識和圖書情報學知識，在服務過程中也就難以保證專業化、標準化和規范化，整體服務水平較低。

(三)資料室服務手段滯后，資源利用率較低。在現行的管理體制下，一方面高校對院系資料室重視程度不夠，資金投入有限，大多數資料室受環境條件制約導致藏書空間有限，同時由于經費限制，不能及時、如愿地充實、更新藏書，這樣就限制了更多讀者對資料室文獻的廣泛利用。另一方面，資料室網絡化建設投入較少，電子資源利用率更是少之又少，與當今快速發展的數字化時代嚴重脫節。此外，資料員的計算機技術和網絡信息技術水平更是參差不齊，基本上都采用傳統的手工操作方式，大大降低了工作效率。在高速發展的信息化社會，這種原始的管理方法、低水平的業務操作以及較為落后的設施設備已經難以滿足教師的需求和時代發展的需要，也極大地制約了圖書文獻資源的利用。

三、加強高校院系資料室建設的對策和建議

(一)理順管理機制，加強制度建設。院系資料室的建設應該從學校的層面上加強統籌規劃，實現全校文獻資源一體化，各院系資料室要逐漸變成學校圖書館的“分館”，真正成為全校圖書情報體系中的關鍵一環。在資料室人員的配置和管理上，應避免院系與圖書館交叉管理，統一由學校圖書館管理和指導，這樣便于他們的業務提高和職稱評定。只有理順了管理機制，才能使全校的圖書文獻資源得到統一規劃，實現圖書情報資料一體化。這樣既可節約經費，減少重復建設，也利于高校圖書文獻資源的總體建設。保證院系資料室工作的順利開展，科學的管理制度是關鍵。各高?？梢酝ㄟ^三個方面加強制度建設:一是制定系統的資料室管理制度，包括借閱制度、賠償制度等等，依制度工作才能嚴格管理;二是實行全開架式管理，盡量方便教師查找資料，最大限度提高圖書文獻資源的利用率;三是建立完備且有效的檢索程序，提高服務質量和水平。

(二)加強業務培訓，提高資料員專業素質。院系資料員的服務對象是某一學科的教師，這就決定了他們所需要的文獻資料具有較強的專業性，這就需要院系資料員的專業素質比一般圖書館員要高。因此，也就要求院系資料員應該首先了解其服務對象的專業，并對該專業所涉及的相關知識有所掌握，同時還應系統地學習圖書館學和情報學的基礎知識與基本理論，掌握圖書館工作的基本流程，并且具備一定的網絡知識和計算機操作技能。

高校圖書館有責任培養資料員的思想素質和業務素質，一方面，加強資料員的職業道德教育，培養他們愛崗敬業、樂于奉獻的精神;另一方面，加強業務培訓，定期舉辦專業知識講座，特別要加強計算機網絡知識及其應用技能的培訓，以適應資料室網絡化運作的開展。

(三)加強網絡建設，提高資源利用率。隨著信息網絡技術的興起，文獻信息的傳播方式、傳播速度發生著巨大變化。高校院系資料室作為儲備大量文獻資源和專業知識的寶庫，更應順應時代的發展，引進先進的技術設備，將院系資料室工作逐步納入網絡化建設的進程中。這就要求學校各級領導重視院系資料室的網絡建設，在資金和技術上予以支持。院系資料室的網絡化建設應該依托現有的校園網絡，將資料室與圖書館之間實現網絡鏈接，使教師可以在圖書館網站上查詢或使用院系資料室所特有的信息資源，這樣可以使全校師生利用網絡獲取自己所需的圖書文獻情報資源，實現校園內資源的共享，提高資源利用率。此外，資料室還可根據專業特色收集光盤版期刊，下載網上相關的電子文獻資源，以充實日益更新的圖書資源。體積小、信息量大、檢索閱讀便捷和便于保存的電子出版物，必將成為資料室資源的主力軍。

總之，高校院系資料室的建設關乎學科建設的發展和教學科研水平的提高，因此，加強院系資料室的建設就更顯得緊迫和重要。高校院系資料室應緊緊抓住發展的機遇，不斷適應新形勢，抓住工作重點，明確發展方向，充分發揮其應有的功能和作用，更好地為教學、科研提供優質的服務。

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