發揮人事檔案作用為人力資源開發服務

管建輝

（石家莊市新華區人事局 河北石家莊 050000）

所謂人事檔案，是記述和反映個人經歷和德才的表現，以個人為單位收集、整理后集中保存起來，以備查考的文件材料。人事檔案是組織人事部門合理用人、選人的重要依據。人事檔案的管理和運用是人力資源管理的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理和運用直接為人力資源管理活動服務。

一、人事檔案管理對于企事業單位人力資源開發具有重大的促進作用：

1、利于充分地發揮組織人事部門的人力資源的效力。

通過人事檔案動態地分析職工的人生軌跡，可以預測其發展潛力，及時發現人才，避免壓制人才，埋沒人才；任何人才都是人才系統的組成部分，凡有利于企事業和社會發展的都是有用人才，只是行業和層次不同，作用各異。依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發揮其“才效”。

2、促進人力資源的合理配置。

通過人事檔案能夠了解職工的相關信息，利于對其進行科學管理和使用。根據不同類人才的能力和特點，在企事業內部進行合理配置，因事而擇人，用人以做事，將人才配置到最能發揮其作用的地方和崗位，充分發揮人才的作用。促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理地流動，避免人才積壓和用非所學的現象，為組織和部門發展科學地配置人力資源。

3、有利于科學與規范地預測人力資源需求。

影響人力資源需求的因素主要來自于組織內部，科學和規范的人事檔案管理對分析組織內人力資源狀況是否適應組織的變革與發展的要求，是否有利于制定人才資源計劃發揮著重要作用；因脫離現實的人事檔案管理而制定的人力資源需求預測一定是不科學、不規范和片面的。最終給單位和組織部門造成很大的組織和經濟損失?？梢?，有效的人事檔案管理和運用利于科學規范地預測人力資源管理之需求。

二、做好人事檔案管理有助于人力資源開發

1、建立科學合理的人事檔案管理制度。

在人事檔案管理活動中，對不適應新形勢下社會經濟發展的規章制度，必須要進行改革，要建立科學合理的人事檔案管理制度，人事檔案管理工作根據人力資源需求設立相應類別檔案庫，在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”；在檔案的收集上要及時、完整；要嚴格按照不同人才的特點要求建立有“特色人才型檔案”的檔案庫。對人力資源管理部門需要的檔案與其他部門應有所區別；及時、準確更新檔案，這樣才能為人力資源部門提供合適的“人才檔案”。

2、進一步提高人事檔案在開發人力資源中發揮重要作用的認識。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，在貫徹黨的干部路線、方針、政策，加強領導班子和干部隊伍建設及培養造就人才的工程中，起著難以替代的作用。因此，要把人事檔案管理工作納入領導議事日程，有關涉及干部檔案的重大問題，都應提交到領導會議研究決策。領導在研究人事安排時，要確保人事檔案人員配齊配強，人事檔案人員要站在領導決策的高度具有較高識別人才知眼界，認識到人事檔案運用對人力資源開發發揮著重要作用。

3、樹立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的人事檔案管理理念。

樹立“用”重“藏”新觀念是做好人事檔案開發利用工作的前提。人力資源管理人員不僅具備“知人、選人、用人、留人、育人”素質，同時也要根據實際需要向人事檔案部門提出適合單位或部門發展和需求的人才方案;而人事檔案管理人員應增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，經常深入科室和基層中，主動了解情況，收集檔案資料，如實填寫職工履歷表，客觀、準確地撰寫職工自我鑒定、自傳、個人業績材料，以展示具有自我個性特點檔案資料；既要儲備不同特色的人才，同時也要及時積極主動地為企事業人力資源管理提供有價值的人才信息。

4、提高人事檔案管理的現代化水平是改善其對人力資源開發作用的有效途徑。

過去的人事檔案以其紙質材料多為主要特點。隨著企事業單位人員結構的多樣化，以傳統的手工人事檔案管理，在查找檔案材料時有諸多不便，容易貽誤時機，而且出錯率高。由此看來，人事檔案管理的現代化、高效率已經是目前迫切的要求，要建立人事檔案管理信息系統，實現個人基本信息的微機檢索和聯網查詢，不斷豐富人事檔案信息的內涵，以現代化手段管理和利用檔案，使之為人力資源部門選才、用才、育才、激才、留才發揮積極作用。

三、合理開發運用人事檔案為人力資源管理服務

現代企事業單位通常將人力資源管理分為幾個不同功能,人事檔案在人力資源管理的各個環節起到了十分重要的作用。

1、人力資源規劃

人力資源規劃著手于組織戰略確定人力資源需求的數量、質量和結構。當戰略轉移時,組織內部會出現職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料,準確地掌握組織歷史及發展情況,如各階段的組織規模、組織機構設置、人員變化情況等并對此進行分析,通過對歷史數據研究和考察，對未來部門職責、崗位職責以及任職者要求等進行預測和謀劃提供有效的檔案資料。

2、招聘篩選

人事檔案為人力資源部門提供每位職工具有的知識、技能、能力、個性品質乃至籍貫家庭等方面內容,利于招聘時做到“為事擇人、任人唯賢、專業對口、事得其人”。例如在公司部門崗位出現空缺,需要在公司內部進行招聘時,人力資源管理部門在了解崗位需求,接到應聘申請后,可以由檔案管理部門根據需求查閱相關職工檔案,剔除不符合基本條件人員,如年齡、學歷、專業等,核實符合基本條件人員的檔案資料。達到合理運用人事檔案，節省招聘成本,減少虛假信息,高效和準確地招聘篩選之目的。

3、職工培訓與開發

人事檔案中記錄的職工學歷教育、職業資格培訓、專業技術人員繼續教育等培訓信息可以為其進一步培訓提供信息支持與指導。通過對比職工人事檔案中的歷年參加培訓情況與不同職位內容要求,找出二者之間的差距,進而確定是否需要繼續進行培訓,以及在哪些方面進行培訓;實施培訓后，將職工培訓過程的表現、培訓相關成績及時記錄在人事資料中,從而確保人事資料的及時、完整和準確。

4、薪酬福利

自職工入職之日起其薪酬福利就與職工個人檔案信息相關聯。例如,制定新職工入職定薪或轉正定級,需要考慮職工學歷、專業、能力、素質等各方面因素是否符合崗位要求,又如,職工社會保險的參保、調轉、以及勞動保險待遇的申請等事項要以人事檔案為前提,缺少人事檔案無法辦理相關業務。

5、績效考核

人事檔案對于績效考核的意義尤為重要,考績效核是對職工工作質量和工作效率的評價,它直接與職工個人利益掛鉤,人事檔案記錄完整與否影響績效考核公平公正與否。實施考核要有一套完善的考核材料;考核實施過程要確保各類材料填寫完整且有負責人簽署意見;考核結束后要及時整理考核材料,并將考核結果及時放入職工人事檔案。確?？冃Э己私Y果有據可查,避免不必要的爭議,確?？冃Э己斯ぷ鞯墓胶凸?。

6、職業生涯規劃

通過分析人事檔案,可以根據職工的不同特點將其進行劃分,按照工作崗位需要形成不同分類,可按從事崗位、學歷、專業、性別等分類,為建立各類人才庫提供基礎。各類人才庫要與職業發展相聯系,明確每個職工現有的業績和知識能力與職位晉升要求之差距,便于職工規劃未來職業發展,實現職工的職業生涯規劃。

總之，科學利用人事檔案有助于提升人力資源管理水平,發揮利用好人事檔案能有效地為人力資源管理服務，人事檔案工作是人力資源管理的永恒主題。只有通過人事檔案的開發利用,其作用和價值才能得到充分體現。同時通過開發利用,人事檔案管理工作才能充滿生機和活力。將人事檔案信息資源與人力資源開發相結合,達到兩者相輔相成，相互促進；積極地為企事業單位領導決策、制定規劃、總結經驗教訓、開展科學研究等各項工作服務。