淺析省屬高校國有資產管理信息系統

南京化工職業技術學院資產處 李 莉

高校固定資產是保障高等教育事業可持續發展的重要物質基礎，近年來各級政府對高等教育的投資力度逐年加大，各高校的辦學規模不斷擴大，其固定資產的采購量和金額快速增長，固定資產的構成也日益復雜，管理難度也越來越大，這樣就對高校的固定資產管理工作提出了更高的要求，就目前各高校國有資產管理的現狀來看，提高資產的信息化管理程序是目前加強各高校國有資產管理水平的重要手段之一，研發一套符合學院自身特點的資產管理信息系統已勢在必行。

1.省屬高校國有資產管理信息系統的啟動背景

2007年度，省財政廳在全省范圍內組織實施了《行政事業單位國有資產清查》工作，在此次清查過程中發現，絕大多數高校的國有資產管理處于一種管理意識淡薄、制度不健全、資產使用效率低、閑置浪費現象嚴重、賬實不符、家底不清的非正常狀態。而造成這種非常狀態的主要原因是由于現有的資產管理軟件都是單機版的管理模式，存在著效率低、管理人員任務繁重、固定資產實物流動與財務核算相脫節、職能管理部門與使用部門相分離、無法實現信息共享，導致資產閑置、重復投資、報廢處置不及時，資產管理流程設計不科學等等，嚴重制約了高校資產管理質量和效率的提高，由些可見，在高校資產規模不斷擴大的新形勢下，傳統的管理模式已無法勝任，必須盡快構建出一套符合各高校特點的資產管理網絡平臺，經過幾年的不懈努力，由省教育廳集合各高校的集體需求而建立全省相對統一、數據集中的《江蘇省省屬高校國有資產管理信息系統》（以下簡稱系統），該系統以本著資產管理與預算管理相結合、資產管理與財務管理相結合、資產管理與績效管理相結合、實物管理與價值管理相結合的四大原則，達到由“粗放型”向“效能型”轉變，由“被動式”向“主動式”轉變，由“靜態化”向“動態化”轉變的管理成效。該系統在南京師范大學、江蘇警察學院進行了試點，于2011年上半年正式投入使用，并在使用過程中不斷升級并完善。

2.系統概況

2.1 系統基本情況

系統是由省教育廳、省財政廳委托軟件公司為省屬高校量身定制的國有資產管理信息系統。該系統采用IDC模式，將省屬高校國有資產數據集中到省教育廳信息中心，各校通過互聯網接入進行資產管理，形成省教育廳、高校、院系部處、教職工個人的分級監管體系。通過省屬高校國有資產管理業務流程的梳理，構建具有高校管理特色的網上辦公平臺，使得財政廳資產管理部門、教育廳資產管理部門、高校領導、資產管理職能部門、財務、采購、經費管理職能部門、院系部處等各司其職，實現高校國有資產的協同管理。省廳能有效、實時監管各校的管理情況，學校獨立對自己的資產進行日常管理，校內各院系部門能管理院系的資產，從而實現分級監管。

2.2 管理模式

固定資產管理信息系統實行“統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的管理模式。資產處作為職能部門統一負責學院固定資產信息系統的實施和運行管理，財務處、資產處、后勤處、信息中心對固定資產實行歸口管理，各二級部門負責管理本部門的固定資產，并將資產管理對應到個人。

2.3 管理內容

資產管理系統正式運轉后，通過網絡可以進行資產購置、資產使用、資產變更、資產處置、資產統計等各項資產管理工作。資產購置管理包含從申請到入庫的全過程，同時將經費預算、財務記賬納入到管理之中，資產使用管理包含維修記錄和績效記錄，可以了解儀器設備的維修情況和大型精密儀器設備的使用狀況，資產變更管理包含二級部門內部、之間，歸口間的調撥，以及原值變動處理，資產處置管理包含處置申請和處置審批，可以直接向教育廳申報，資產賬務管理可以實現資產賬和財務帳的無縫對接，資產統計管理可以隨時查詢、統計、上報各類數據，實現管理信息的動態化。

3.系統作用

該系統是網絡化的系統，網絡化的固定資產管理是通過一套功能強大的系統在網上傳遞固定資產管理信息，實施固定資產管理活動。首先，通過管理軟件的權限設置，在資產管理內部形成權利制約關系。這樣，學校就不會擁有絕對的權利部分。資產從采購、驗收、信息錄入、記賬等各項重要的環節都有不同的部門負責，從而有效的控制濫用職權的行為。學校（單位）領導、資產管理部門、財務、采購、經費管理、院系等各司其責，通過系統實現資產管理協同辦公；解決了管理原則不統一、管理流程難規范、數據安全性無保障、上報繁瑣不及時等問題；各學校使用系統免安裝、免維護，簡化了部署，降低了門檻；通過資產條碼化標簽管理，強化了資產實物管理；促進國有資產保值增值，防止國有資產流失；實現資源共享,提高資產利用率；有效盤活高校國有資產,實行資產的動態管理，物盡其用，在資產的使用中充分發揮其作用，降低辦學成本，提高辦學效益；實現對高校國有資產的開放性管理，提高管理工作的透明度，防止腐敗現象的發生，使資產管理形成良性循環,緩解高校資源緊張局面，為高校的快速發展提供保障。

4.系統主要功能

高校國有資產從計劃、采購、交貨、使用、維修到報廢的全過程管理中，所有信息之間互相關聯，以前采用局域網手工整理的方式，很難適應目前高校的發展，必須采用新技術，運用現代化管理手段，為管理者提供豐富、準確、快捷的數據，為此建立此系統。采用資產管理信息系統是一項重要基礎性工作，是促進管理水平提高，實現精細化、動態化管理的有效手段和方法，是資產科學配置、保值增值、提高效益的重要依據。該系統包含以下內容。

（1）我的工作。各用戶進入后可直接查看并操作職責范圍內的待辦工作和已辦工作，及時了解各業務的進度；還可查詢管轄范圍內的資產。針對學校系統管理員，系統還提供各業務的流程跟蹤，及時對業務流程進行調控，對中斷流程進行相應單據的刪除。

（2）基礎管理?；A信息設置，主要包括編輯單位信息、資產歸口定義、預算歸口定義、院系信息設置、部門信息設置、人員信息設置、人員賬號分配。

（3）資產入庫。根據資產增加方式的不同，系統提供三種入庫方式：直接入庫、土地房屋入庫、申購采購入庫。對接受捐贈、盤盈等資產進行直接驗收入庫：對土地、房屋構筑物直接進行卡片登記：通過項目申購方式新增的資產要進行申購采購入庫（除土地、房屋建筑物外）。

（4）資產使用。資產在日常使用過程中，用戶可通過卡片管理維護資產信息，拆分卡片、打印資產條形碼標簽，保管人可登記資產維修信息，按年度登記儀器設備的績效情況。

（5）資產申購。需申購資產時，由保管人或院系資產管理員發起申購申請，并依次交由院系領導、經費審批人、財務審批人、校領導審批，經審批同意后，此申購項目將自動進入采購安排程序，由采購人實施采購，并將采購結果在系統中進行成功或失敗登記。采購完成后，資產交由申購發起人采購入庫，歸口審核。審核通過后，交財務記賬。當然，申購審批過程中，任一環節審批不通過，申購單退回至發起人。

（6）資產調撥。院系資產管理員，可以對本部門中一些使用效益低或閑置的資產在校內進行資產調撥，調給其他需要的部門使用。

（7）原值變動。資產由于新增、更換組件、錄入錯誤等原因，需要進行價值變更的，由院系資產管理員在系統中登記原值變動單，交由歸口管理員審批確認，同意后交由財務部門進行財務的增減調賬，做到資產賬和財務賬保持一致。

（8）資產處置。對于報廢、報損、無償調出的固定資產處置，一般情況下分二步操作，首先是處置申請，通過系統進行校內處置申請流程，經校內審批同意。然后是處置審批，將校處置意見上報省教育廳主管部門。若處置資產總額大于30萬，還需上報財政廳審批，同意后單位才能進行資產處置

（9）資產查詢。系統提供多種方式的數據查詢功能，包括普通查詢、高級查詢、機動車、土地、房屋及構筑物、待處置資產、已處置資產。其中高級查詢，用戶可以自行設計查詢模板，按需查詢。

（10）資產統計。系統提供按分類、部門、歸口三種方式進行資產統計，用戶可根據需要選擇統計方式了解本單位的資產結存情況。

（11）資產賬務。根據資產管理與財務管理相結合的原則，學校在做好資產實物管理的同時，還要跟財務部門及時對賬、結賬。系統自動匯總資產數據，生成符合現行財務制度的國家教育部十六大類固定資產賬，并能自動生成相應的國家財政部的十大類、六大類的賬冊，保證會計數據與資產信息的協調一致。

（12）數據上報。通過系統可以上報教育部高等教育司《關于報送高校實驗室和儀器設備統計數據盤及報表的通知》要求的各項報表。

5.該系統在使用過程中的問題及建議

系統在正式使用以來，一直在不停的修訂、完善。共創軟件修改了卡片功能，增加了“型號”的查詢功能；在流程跟蹤里，增加“發起人”和“主題”的查詢功能等等，強化了系統的整體功能，但系統還有一些細節方面需要改善：

（1）強化“普通查詢”功能

任何一套資產管理系統，它的查詢功能是否強大，直接決定著整套系統使用效率，查詢資產要做到簡單便捷易操作。本系統中的“普通查詢”功能還不夠強大，可查詢字段只包含資產卡片里面的一小部分，只能通過個別條件查詢，滿足不了絕大多數使用者的需求。當然，一些特殊條件的查詢可以通過“高級查詢”獲得，但“高級查詢”里設置查詢模板比較繁瑣，不易操作?？傊?，在“普通查詢”里面選擇查詢條件遠比在“高級查詢”里面設置查詢條件來得簡單，并且，對于初學者來說，更易操作。因此建議在“普通查詢”功能里增加資產卡片上所有資產信息的查詢功能。

（2）在填寫“申購明細”時，在錄入某一字段信息后，必須通過點擊鼠標才能將光標移至后一個字段，其實完全可以通過“Enter”鍵，光標將自動轉入后一字段的錄入狀態。

（3）在填寫“調撥明細”時，如果需要調撥的資產編號是連續的，應該可以輸入第一個和最后一個資產編號，中間通過“—”隔開，而不需要一個個輸入資產編號，中間用逗號隔開。

6.總結

綜上所述，國有資產是高等教育事業發展的重要物質基礎，管好用好國有資產對學校生存發展起著至關重要的作用。該系統使資產管理工作走向規范化、科學化、制度化，確保了國有資產的安全完整，優化了資產配置，提高了效益，保障了高等教育事業健康穩定的發展?？傊?，高校資產管理是一項復雜的系統工程，需要主管部門和各高校密切合作，提出具有前瞻性的需求分析，同時審慎選擇系統開發合作伙伴，兼顧研發實力、后續維護等因素。綜合運用計算機、校園網、條碼識讀等現代信息技術，在校園網上實現固定資產全部管理活動，整合固定資產管理力量，再造固定資產管理業務流程，對固定資產實行全息、多維、實時監控，動態監管；提高工作效率，改善服務質量，創建科學的固定資產管理新體系；促進固定資產管理制度建設，嚴格落實固定資產管理責任，推進固定資產的合理配置和有效利用。以上只是作者在使用該系統管理本校資產中的一點體會，不當之處敬請斧正。

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