可以給企業帶來巨大財富的數據管理

吳冰星 藍菲 陳湘

【摘 要】數據管理是指利用計算機硬件和軟件技術對數據進行有效的收集、存儲、處理和應用的過程，其目的在于充分有效地發揮數據的作用，實現數據有效管理的關鍵是數據組織。數據管理經歷了人工管理、文件管理、數據庫管理等三個階段，作為管理信息系統的核心功能，數據管理將要進入一個新的階段，即面向數據應用的數據管理。

【關鍵詞】企業 數據管理 巨大的財富

【中圖分類號】 C29【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0194-02

一、數據管理的重要意義

可以這樣認為，能夠通過團隊的力量給企業帶來直接或簡接效益的管理才是真正有效的管理；有效的管理需要團隊的力量，團隊力量的發揮需要目標來指引，而目的則是為達成目標而細化了的決定性行動動機。

有人說，數據管理的目的在于充分有效地發揮數據的作用，統一收集資料，方便共享。也有人說，數據管理的目的是指通過對數據的收集整理、組織存儲、查詢維護、統計分析，從而得出新的有價值的信息，作為人們決策的依據。

基于上述分析，企業數據管理的核心目的是要能給企業帶來效益和財富，通過有效的數據管理大幅度優化和提升企業管理流程、提升工作效率、降低運營成本。數據管理者的主要任務是在管理好數據的同時，用“數據”來提升團隊的合力，并為企業帶來財富的提升。

二、柳工實施數據管理的主要階段

信息化建設是數據管理需求環境造就的沃土。從數據管理的定義可以看出，數據管理的需求往往是伴隨信息化發展需要而日益強烈的，信息化程度越高，管好、用好數據的需求就越迫切、越強烈，柳工數據管理環境的造就就是基于企業的信息化建設大環境。

信息化導入階段：本世紀80年代，對多數企業和國人而言，對計算機的認識還停留在“打字機”的概念上，“計算機應用”還是新生事物，其作為一個重要管理工具還在理念上、財力上未被廣泛認識及接受。但就在1985年春，在單位領導的超前認識和鼎力支持下，柳工信息中心成立，其職能包括技術檔案、計算機應用、技術情報、技術標準等方面，從此標志著柳工的信息化建設正式拉開序幕。

數據管理起步階段：1985年到1995年，是柳工信息化建設起步的10年。工自主開發的產品設計、財務、生產、銷售、供應、工藝、設備、人事檔案等各個業務單元的信息管理系統相繼完成開發并投入應用，作為信息系統“血液”的基礎數據，在小局域網需求的拉動下，得到各業務單元不斷整理、消化與完善，作為計算機應用的支撐，同時滿足各業務部們完成統計、分析、數據處理與查詢等之用途。

數據管理發展階段：1996-2005年，是柳工信息化建設進入網絡化與規?；?0年。眾多的信息化榮譽：CAD應用工程先進集體、推廣應用計算機先進集體、國家863計劃示范企業、2003-2005連續3年的“中國企業信息化500強”等等， 充分證明了柳工信息化建設取得的成就。信息管理系統網絡化與規?；囟ㄍ苿悠髽I數據趨向共享性，而在共享數據中獲取有價值的信息和通過數據創造效益也就成了數據管理與研究的必然發展之路。

數據管理全面推進階段（2006年至今）：2006年，“數字化柳工創新工程”（eLiuGong+）項目在”十一五”IT規劃的指引下正式啟動，從此，柳工的信息化建設被推向了信息系統集成快車道。隨著2007和2008年ERP系統一期和二期項目單位相繼上線，企業信息化推進工作越來越快，各業務單元間的協作越來越緊密，作為信息系統“血液”的數據，也就越來越成為矛盾和關注的焦點不得不被重視：數據的及時性、正確性、可獲取性、獲取便捷性、安全性、可比性、有效性、共享性，以及維護流程順暢、操作規范、數據標準化、數據維護和處理效率等等管理要求幾乎在同時爆發，ERP系統用戶體驗表現出了公司范圍內管好、用好數據的強烈愿望，在公司內部成立數據管理與研究專門組織的要求也就應運而生。2009年9月，公司的數據管理和研究組織在IT部正式誕生，繼之前的陳湘數據主管之后，我作為數據管理與研究小組長，從此帶領著公司各相關業務單位踏上了數據管理與研究全面推進之路。

三、數據管理給企業帶來巨大財富的主要經驗

1、制定規范，提升用戶體驗同時創造效益

在數據管理起步階段，由于沒有制定材料使用規范，而設計人員從適用性與材料成本角度出發，對于一些Q235-A＼Q235-B＼16MN板材，Q235-A和 20#優鋼及管材，以及原材料規格±1mm左右等有嚴格的設計要求，為了保障設計要求，企業不得不對部份材料采取以高代低等辦法，這樣就必然帶來原材料成本的大幅度上升。為了有效解決這一困擾，企業成立原材料選用規范課題組，經過近半年的研究、論證和評審，制定了《常用材料選用規范》，以設計控制新材料使用為源頭，采購、數據維護和材料使用等部門對歷史材料使用狀況進行綜合治理并監督新材料使用為保障，解決了實際生產用材與系統定額用材嚴重不符、材料代用嚴重致使ERP系統MRP計劃失實、倉儲數據混亂、生產缺件或庫存積壓等問題。據統計數據，依托ERP系統的《規范》實施后，每年可給企業帶來約20%的原材料成本支出，為企業帶來極為可觀的效益。

2、合并材料規格，用數據有效盤活存量資產

2005年，技術部門要對某產品的駕駛室進行改進，并準備在新產品中推廣性價比更優的新工藝、新材料。因該產品同系列的老產品采用的是性價比較低的成材，如果新產品采用新材料，而老產品繼續沿用老材料，不但會給采購管理造成很大困難（當時新老產品產量均較少，采購需求量相對較小，最小采購批量相對較大，容易造成庫存積壓），同時也會帶來大量的原材料積壓浪費。經對ERP系統的相關動態和靜態數據進行充分的對比分析后，建議技術部門合并該系列產品的材料規格，消化庫存后再統一啟用新材料。在這一建議下，企業積壓的約200萬元老材料均得到了有效利用，減少了不必要的損失和浪費。

3、堅守“適用”原則，用數據選擇性價比最高的產品

有句廣告詞說得好：不買貴的，只買對的。同樣，我們選擇產品也應如此。2006年，我利用一年的時間，對ERP系統、內反饋和外反饋系統年內和近幾年的數據進行了觀察、分析和研究，再結合用戶調查，分別向技術部門和物資采購招標委員會提交了詳細的連續幾年的數據分析報告，提出了取消或減少8種A品牌壓力開關，加大B品牌壓力開關品種或采購量的建議并得到了采納。該項合理化建議的采納，僅2007年，企業在該項產品的采購上就節約資金約300萬元。

4、 堅持“簡單化”原則，利用數據關系把復雜問題變得簡單

在我們的ERP系統中，有幾個與物料的計劃有相當密切關系的控制參數，如果把它們之間的關系搭配錯了，就有可能造成計劃缺失從而直接影響采購或生產活動，嚴重時直接影響到市場銷售。當我們開始重視這個問題時，某產品線的13個工廠的這些參數配對錯誤率已達3.21%，而實際上這些參數要求配對正確率是100%。

當時，這些參數都是靠人工參照常規維護的：數據部門按照默認值維護，采購部門按照實際情況修改，修改權限共享。存在的問題則是：熟悉數據維護規則的人員出錯率較低但因關系復雜、工廠多變，也有可能出錯；數據維護人員變動頻繁，得不到充分的培訓，導致數據維護錯誤頻發；系統數據量龐大，取數困難，檢查錯誤困難，大家都不愿主動檢查。

為了給廣大的數據維護人員、相關業務人員和時刻面臨數據維護錯誤帶來風險損失的這個重要的產品線脫離該困境，我組織了一個項目小團隊，用信息技術取代人工管控辦法，將復雜多變的且非常容易產生混搭的數據維護管理方案采用技術手段實現自動檢測，3個月的時間內，錯誤率由項目實施前的3.21%降至0%，100%實現了事前控制錯誤的發生，同時開發了報表方便查找歷史錯誤，促使歷史錯誤信息被快速更正。該項目成果被廣泛應用于該產品線13個工廠，且此技術可復制，并可輔助促進數據維護人員主動學習數據維護規范，避免因之而造成的采購、生產、銷售等的機會風險損失——數據錯誤可能會漏計劃、無法及時下訂單等等，從而影響生產或銷售，甚至可能帶來的加班費用、快遞費用、市場損失和信譽損害等風險，創造了可持續性發展的巨大的無形效益（根據受益部門評價描述）。

5、善用先進技術管理數據，降低人力成本

由于地區差異，短期內無法統一版本，我們的ERP系統需要安裝兩套不同補丁版本的系統以滿足不同地區的管理需求，分別應用于不同地區。這種分布式系統布局方式給我們的主數據管理帶來3個主要問題：

A.如何保證兩套系統通用主數據維護同步及一致性？

B.通用主數據是按系統獨立維護還是集中維護？

C.集中維護時一次性完成，還是要分兩次完成？

為解決這3個主要問題，我與我的項目團隊細化了通用主數據類型，研究并采用了世界上先進的信息技術進行主數據管理。根據特定的數據管理要求，項目團隊自主研究世界上先進的ALE（Application Link Enabling）接口技術并結合ERP系統 job功能自行實施，為分布式數據交換提供可靠安全的通訊機制，使ERP系統通用主數據在不同地區使用的系統間自動同步，巧妙地解決了以上3個管理問題，實現了“集中維護，自動同步，不增加數據維護人力成本”的目的，并分別于2011年和2012年在印度、歐洲、亞太海外子公司IT項目實施中得到驗證，為公司后續IT項目實施提供成功案例的同時，又為公司增添了巨大的無形財富。

附ALE技術信息流示意圖：

結束語：

企業內部，每個業務板塊都有自身的管理使命，管理得好，點滴累積，總能給業帶來不可預估的直接或間接的經濟效益。數據管理是信息系統的“血液系統”，蘊藏著無限想象的財富管理空間，是任何現代企業都不可回避的一個重要管理領域，其作用將伴隨著企業發展越來越大，將在很大程度上決定著企業的市場競爭力和生存發展能力，任何企業都應該給與高度重視。本人在企業多年的實踐經驗，希望能對大家有所啟發和借鑒，并請交流指正。同時，感謝我的同事藍菲和領導陳湘對我的幫助和支持。