ERP系統中靜態數據準確性研究

梁軍

【摘 要】企業實施信息化的過程中，基礎數據的質量己成為影響企業實施ERF系統能否成功的關鍵因素。在介紹了保障系統信息質量重要性的基礎上，詳細分析了靜態數據質量控制難點以及解決方法，從而達到了保證ERP系統內的信息質量，降低成本，提高生產效率的目的。

【關 鍵 詞】ERP系統；信息質量；準確性；庫存管理

【中圖分類號】F253.4【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0223-01

ERP（Enterprise Resource Planning）——企業資源規劃，是建立在信息技術基礎上，利用現代企業的先進管理思想，全面地集成了企業所有資源信息，為企業提供了決策、計劃、控制與經濟業績評估的全方位和系統化的管理平臺。

物料庫存管理信息系統作為ERP環境下的一個子系統，是ERP系統設計的關鍵部分.物料數據作為物料管理的核心基礎，關系到企業各部門的業務操作，是各個部門保持正常運營最基本的數據。自程序設計開始，就著眼于系統體系結構的功能性、可靠性、易使用性、可維護性和可移植性，以面向數據開發為主，結合面向對象開發方法進行開發。這樣，既滿足了復雜的應用需求，也為今后系統的調整和升級留有余地，延長整個系統的生命周期，減少了系統維護的開銷和難度。

在ERP系統的推廣和應用過程中，系統數據的準確與否對于系統的實施運行起著關鍵性因素。但是如何才能得到及時而準確動靜態數據是每一位ERP系統實施者都要遇到的問題，這是一個綜合的、多方位的問題。要想得到高質量的數據，必須有統一而有效的收集、效驗、錄入方法和手段，這才能保證數據的及時準確。

1、靜態數據

1.1 靜態數據的定義

靜態數據是指開展業務活動所需要的基礎數據。靜態數據的特點是他在整個數據的生命周期中基本保持不變，同時它是動態數據的基礎，公司所有業務人員通過調用靜態數據來保持同一數據在整個系統中的惟一性?；A數據涉及面廣，涵蓋了企業的所有可見事物信息和不可見信息。

1.2 靜態數據質量控制的難點

對于靜態數據來說最重要的是正確性，基礎數據是許多程序計算和運行正確的基礎，例如物料計劃、生產計劃的計算，就是根據物料文件設定的提前期、庫存量、BOM結構等經過復雜計算得到的，如果其中任何一個數據與實際不符或者有微小的偏差，計劃結果將沒有任何指導意義。靜態數據的這些特征造成了收集準備工作量大，難組織，一般需要多個部門協調，投入人力和時間多。

1.3 制定編碼規則

ERP編碼問題同樣也困擾著企業實施ERP。物料編碼一般貫穿整個ERP系統的實施過程，從BOM單據，到采購、庫存、生產、銷售整個環節，可以說，物料編碼是動態數據建立，運行的基礎。

物品基本信息主要包括：物品分類、物品編碼、物品屬性控制、計量單位、物品狀態、物品關系、物品目錄組、型號等。

ERP系統對數據的管理通過編碼實現，編碼可以對數據進行惟一的標識，并且貫穿以后的查詢和應用中。在所有的數據中，物料數據是數量最多、分布最廣的。它既包含原材料、半成品、產成品，也包括設備、固定資產等。物料分類則是根據物料的某些屬性對物料進行歸類，如產品、部件組件、零件、毛坯、刀具、量具、夾具等。作為系統基礎元素，應首先將工作的重心放在物料數據的準備上。

所以，物料編碼應遵從以下原則：

（1）惟一性。必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。

（2）實用性。編碼體系既充分考慮企業發展對信息編碼的需求，又能兼顧企業的發展使用。要從實用性角度出發，注意編碼的粒度，不易過粗或過細。

（3）統一的編碼結構。編碼由一個或者若干不同分類碼構成，統一的編碼結構，對任何對象在其整個生命周期內標識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結構。

（4）標準化。編碼應提高標準化程度，充分考慮到與外部環境的接軌而盡可能與國家相關行業標準相吻合。

（5）便于ERP系統處理。由于編碼將在計算機信息處理系統中得以實現，故編碼應當符合數據處理的要求，便于用計算機處理。

（6）易用性。編碼應盡可能的好記易用，常用的編碼應盡量避免字母與數字混用。

2、系統設計開發方案

2.1 物品分類

目前物料分類已經在我中國有色集團層面形成了完整的體系，選擇適當的分類標志，將物料集合總體科學地、系統地按物料的物理屬性逐級劃分為大類、中類、小類。

2.2 物品編碼

物料編碼標準就是將物料數據分類、規范整理為有效的信息，確保物料編碼的唯一性和在各企業物料管理系統中的一致性。

物料編碼示例：

第一層2位數字代碼限定大類，第二層3位數字代碼限定中類，第三層3位數字代碼限定小類，第四層6位流水數字代碼（000001-999999）限定具體物料，物料編碼為14位等長度編碼。（見圖1）

2.3 物品命名

根據中國有色集團各出資企業物料管理現狀，結合ERP系統先進功能，物料名稱原則上采取“物料說明+型號+牌號、等級、材質+規格+（標準、備注等說明性信息）”的命名標準。如果此描述仍不能表達出該物料的準確信息，就應完整描述該物料的所有詳細信息做為該物料的名稱。

物料名稱示例：

各字段間分割符號說明：用“|”分隔。字段內分隔禁用“|”。

圓鋼 | |Q235|Φ10 |GB/T 702-2008

3、進行數據收集

3.1 編制物料數據收集模版。

3.2 制定數據收集流程。

我單位通過協同辦公平臺收集第一手資料，將原來的離散數據從不同部門集中，利用統一制定格式的表格通過協同辦公平臺系統在各個部門間交叉流轉，各部門將自己相關的數據填入表格，完成后傳遞給下個部門。

4、 靜態數據效驗

數據檢查，包含編碼的數據需要進行認真的檢查，檢查應該包括數據的完整性、正確性和惟一性。完整性包括記錄數量是否完整，可以請企業中有經驗的人員復查或計算一下總數，和歷史的數據比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，這些字段如果缺少會造成系統的不穩定。正確性檢查，可以由企業根據需要制定檢查原則。例如會計科目是資產類型的，但是因為人為錯誤輸入成負債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統上線使用前必須發現并改正。惟一性檢查，應該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個碼，如果以后錄入系統，成熟的ERP軟件會提示編碼已經存在，并拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼也必須杜絕，此錯誤ERP軟件是發現不了的。

5、 靜態數據導入

完成檢查后，就要將數據錄入ERP系統，錄入前應該將基礎數據原始檔案進行歸檔。電子文檔保存的數據，應該將數據備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本。如果是打印的紙介質保存，應該保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。

6 、結論

本文針對企業在實施ERP系統后存在的數據信息質量問題，首先介紹了保障系統信息質量的重要性；其次詳細介紹了靜態數據質量控制難點以及解決方法，同時對靜態數據收集過程也進行了描述，達到保證ERP系統內的信息質量，降低成本，提高生產效率。

參考文獻

[1] 羅鴻，王忠民.ERP原理·設計·實施北京：電子工業出版社第二版

[2] 羅鴻.ERP原理、設計、實施[M].北京：電子工業出版社，2002