基于2/8法則對醫療設備采購流程的分析

李玉瓊，陳燁，陳浩，嚴潭

中國人民解放軍第一七五醫院　廈門大學附屬東南醫院　醫學工程科，福建　漳州　363000

基于2/8法則對醫療設備采購流程的分析

李玉瓊，陳燁，陳浩，嚴潭

中國人民解放軍第一七五醫院廈門大學附屬東南醫院醫學工程科，福建漳州363000

[摘要]醫療設備的采購流程是醫院管理工作中的一個重要環節，是醫院發展的關鍵物質基礎，同時也是醫院增強核心競爭力的重要體現。本文基于2/8法則，以醫療設備采購前論證的關鍵指標為指導，通過列表法對醫院醫療設備采購流程現狀進行診斷和分析，針對現行采購流程中存在的問題，提出采購流程優化再造的方案。具體從采購審批流程、供應商開發與管理流程、采購執行流程、入庫結算流程等方面進行優化，以期達到縮短采購周期、提高采購效率的目的。

[關鍵詞]醫療設備；醫療設備采購；采購流程優化

0　前言

醫療設備器材是醫院的重要組成部分，設備器材的管理是反映醫療現代化管理水平的一個重要指標[1]。隨著市場經濟的不斷發展，人民群眾的生活水平日益提高，對醫療質量的期望也越來越高。先進的醫療設備被大量引進醫院，規范化的采購管理工作顯得尤為重要，如何建立科學化、規范化的醫療設備采購流程則成為衡量現代醫院管理和運營水平的重要因素。本文基于2/8法則對現有醫療設備采購流程進行分析，明確流程存在的問題，提出優化流程構想，進一步規范醫療設備采購流程。

1　基于2/8法則分析醫療設備采購流程

2/8法則是意大利經濟學家帕累托首先提出的。他認為：在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%的盡管是多數，卻是次要的。研究表明，多數的業務處理遵從2/8法則，即在完成一個典型的業務處理中，80%的時間花費在等待、排隊或跟蹤等流程上，不能增加業務的價值，稱為“等待時間”，只有20%的時間用于業務處理，稱之為“任務時間”。要大幅提高工作效率，不僅要注重“任務時間”，同時要優化業務流程來減少“等待時間”[2]。

1.1現有醫療設備采購流程

現有醫院設備采購一般由設備主管部門專人管理，采購過程分為以下幾個階段：項目申報、器械管理委員會論證（下稱器管會）、采購審批、采購執行和入庫結算等。項目申報由使用科室填寫，包括項目概況、購置理由、選型依據和效益分析等內容[3]。經器管會論證批準采購的設備可進入審批程序，未通過論證的不予采購；采購審批程序可根據價格的高低進行分批采購，主要分為5萬元以上和5萬元以下。5萬元以上設備需對設備進行實地考察，采購執行需在充分的詢價談判之后才可簽訂合同。醫療設備采購流程的最后環節即入庫結算，待設備安裝驗收合格后財務才進行付款。

1.2醫療設備采購前論證的關鍵指標

醫療設備購置評分原則為醫療設備采購前的論證指引了方向，是指導醫療設備采購正常進行的關鍵依據，是提高醫療設備采購效益的重要指標。購置評分原則，見表1。

醫院設備采購的指標是充分反映醫療設備各種狀態、效用和價值的衡量標準和量化依據，制定相應的采購指標有助于提高醫院設備采購管理效益[4]。醫療設備的配置應該合理有效，避免重復購置浪費資源。我院根據醫院發展的整體要求和現實條件，制定了相應的醫療設備購置評分原則，做為設備購置前論證的關鍵依據。購置評分原則由基礎條件、安全風險、技術先進性、迫切性和重要性、經濟效益、間接效益以及綜合評分等7個指標組成?；A條件和技術力量支撐構成設備購置的基礎條件；安全風險指設備的技術成熟度高低，操作是否存在風險；技術先進性即臨床效果在國際范圍內達到怎樣的水平；迫切性和重要性則表示設備在特定時期符合醫院的發展方向且占據重要作用；設備經濟效益由設備完好率、設備使用率、時間利用率、設備故障率等因素組成。設備完好率是反映醫療設備運轉和技術狀態的重要指標，表示醫療設備的完好程度，它是醫院設備為醫院帶來經濟效益的前提。設備使用率是反映實用醫療設備在規定期限內的利用情況，是分析經濟效益的主要標準。設備利用率高，說明醫院設備的使用數量多，使用次數多，給醫院帶來的效益也就越多。設備的間接效益主要從醫療設備診療次數、開展新技術、開展科研項目和發表科研論文等方面。如很多醫療設備的購買是為進一步拓寬醫院診療范圍和提升診療水平，因此采用多項新技術做為評價醫療設備間接效益的因素[5]?？茖W地研究審慎決策，既要有一定的前瞻性，又要避免過度追求高、精、尖產品，這就要求設備管理專家，對設備的技術性、先進性以及性能優越性進行充分可靠性論證，把握該類設備的發展前景。在購置前要根據醫院的業務要求和現有同類設備的使用、收益情況、多渠道了解該設備的使用完好率、使用率、使用效果、使用效益，認真分析該設備的購置成本、使用年限、日常消耗以及發展動向，確保其長期投資效益，降低盲目采購的可能性[6]。

1.32/8法則在醫療設備采購流程的應用及分析

在醫療設備管理過程中，采購是控制設備器材質量和醫院采購成本的首要環節，而現有的醫療設備采購流程卻存在許多不足之處，如流程環節冗長、訂貨周期長、領導部門壁壘森嚴、忽視供應商利益等。完成一系列的醫療設備采購流程需要花費相當長的時間，有些設備真正投入科室使用要花費1年的時間。究其原因，流程中花費在等待、排隊或跟蹤等不增值的時間占據了大部分，而真正用于業務處理的時間只占一小部分。要真正提高醫療設備采購水平，不僅要注重“任務時間”，還要優化醫療設備采購流程來減少“等待時間”。由此可以看出，2/8法則與醫療設備采購流程的基本理念是一致的?；?/8法則，以醫療設備采購前論證的關鍵指標為指導，通過列表法對現有的醫療設備采購流程進行分析，對于醫院未來的發展以及醫療水平的提升有著非常重要的意義。

本文通過列表法對醫療設備采購流程進行分析，找出其中存在等待、反復和障礙的環節，強調任務重點部分與“任務時間”，指導采購流程的優化工作。醫療設備采購流程分析，見表2。

通過以上數據統計，完成一系列的采購流程需要花費119～319天，而“任務時間”只花費了36～156天。由此可以看出，占據重要作用的“任務時間” 只占了整個活動的30%～40%左右，其余60%～70%左右的時間主要浪費在部門間的信息傳遞、各級領導的審核批準以及各種“等待時間”中。換而言之，流程中花費在等待、排隊或跟蹤等的等待時間占據了大部分，而真正用于業務處理的時間只占一小部分，如供應商開發、采購計劃制定等用以規范采購行為、提升采購效率的“任務時間”只是一帶而過或不夠完整。

表2　醫療設備采購流程分析

2　醫療設備采購流程存在的問題

通過以上分析，可以發現醫療設備采購流程中存在以下問題。

2.1采購審批流程過長

采購審批流程中，簽字等待的時間過長。從最初的項目申報到最后的入庫結算，花費了大量的時間用于傳遞文件和審批簽字。如大型設備的采購采購計劃表、配置申請表、進口申請表等文件均需要院領導簽字。而這么多的審批，有時并沒有實質性的內容，只是同一項工作由不同的人進行重復性的核對，如此多次反復，采購總是疲于瑣事當中，整日忙于信息跟蹤及反饋中，無形當中造成了大量時間的浪費。

2.2采購執行流程過長

采購審批結束進入執行階段，需要經過一段漫長繁瑣的訂貨周期。采購部門需要確認設備性能參數，進行市場論證，聯系多個供應商，進行詢價談判。最后才簽訂合同。而后的供應商交貨和結算又需要相當漫長的等待過程，直接導致設備訂貨周期無限期延長，有些大型設備從最初的申報到最后的到貨驗收，甚至要花費1年的時間。

2.3供應商信息管理流程不完善

目前，對供應商信息的開發管理尚未完善，導致對供應商的選擇存在局限性。采購部門在采購設備時通常是從以往搜集的供應商資料中臨時篩選或憑以往和供應商打交道的經驗決定，造成選擇的范圍受局限，談判降價的空間較小，無形中增加了采購成本。此外，供應商的資料未及時歸檔，相關的供方信息只存在采購人員的腦海中，無法進行信息共享，后期如要進行設備檔案規整，又要重新翻出以前的記錄。沒有記錄的，還需供應商重新補齊，無形中又耗費了大量的人力、物力。

2.4入庫結算流程過長

財務支付程序單一，所有的貨款支付都要采購人員填寫付款申請單后，送交各級領導簽字審批，審批完之后清點。接著采購人員核對付款信息，設備是否驗收，未驗收設備不予付款。緊接著發票遞交財務出賬，如果有預付款或質保金的，另需還借條或開具質保金收據。由于財務付款申請程序和合同簽訂時基本是一樣的，一個合同的付款經常要向不同級別領導解釋若干次，介紹供應商情況，采購設備的情況，為什么要付款等[7]。有時碰到領導出差，簽字審批的程序又要耗上一段時間， 入庫結算流程就又延長了。

3　優化采購流程的設想

3.1建立科學合理的供應商管理體系

出售醫院相關設備的供應商可以把公司資質、相應產品的價格、質量、交付、服務等信息上傳到指定的信息平臺以便醫院進行審核。醫院采購部門在采購時，可以在信息平臺確認產品規格、數量、交付期、質量、資質和送貨時間等，以便及時得到需求產品，以最快的速度保障供應；而供應商也可通過信息平臺及時了解醫院的需求，提供產品[7-8]。同時，建立科學的供應商績效評估管理體系可以提升供應商的競爭實力。當然，目前醫院尚無完整的供應商管理數據庫，這有待后期進行開發。

3.2制定有針對性的采購策略

按照重點管理法的思想，根據政府統一招標設備、院內集中招標設備與常規通用設備分為不同類別、分別采取不同的購置管理模式。對于大型醫療設備，報衛生主管部門審批，制作標書上報，參加國家、軍隊、省市的招標或跟標辦理。對于單臺價格＜5萬元的設備，由醫院辦理自行采購程序。對于市場供應充足、價格透明的常規通用設備可實行集中采購、歸口管理。

3.3結算審批程序實行并行工程

并行工程是對產品及其相關過程進行并行、集成化處理的系統方法和綜合技術。強調各部門的協同工作，通過建立各決策者之間的有效的信息交流與通訊機制，綜合考慮各相關因素的影響，使后續環節中可能出現的問題在早期階段就被發現，并得到解決，最大限度地減少反復，提高工作效率。辦理入庫結算時，可采用并行工程的辦法，減少結算審批環節，縮短審批時間。醫院可在年初批復預算號時，同時在項目運作的環節如進口申請表等可以依據批復號即可用印，在簽訂合同等關鍵環節簽字審批。

4　結語

醫院設備器材的采購是一種知識、智慧和水平能力的綜合體現，是規范化、標準化、程序化管理的探索過程，對其管理的好壞直接影響到醫院資產水平、技術和診療方式[9]。本文通過對采購流程一系列的診斷分析，對發現的問題提出了優化的設想，以不斷完善設備采購流程，減少采購的等待時間，實現設備采購流程的科學化、規范化，提高醫療設備采購效益，保障供應，更好地為臨床醫療、科研、教學工作服務，促進醫院的全面建設。

[參考文獻]

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[2] 鄭沁春．醫療設備采購流程優化[J]．中國醫療器械信息,2011, 17(5):3-5．

[3] 劉亞杰,鄭艷珠,鄭嶸,等．基于J2EE醫院設備采購管理系統的分析與設計[J]．中國醫學裝備,2010,7(5):24-26．

[4] 陸曉文,周紅波,李日紅．淺談醫院設備管理的效益分析[J]．經營管理者,2011,(1):153．

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[6] 劉希娟．醫療設備的購置與管理[J]．中國醫學裝備,2009,6(9): 47-48．

[7] 李燕．海默公司采購流程再造設計[D]．蘭州:蘭州大學,2010．

[8] 湯黎明,吳敏,王衛,等．對醫院醫療器械采購供應環節協調優化的探索[J]．中國醫療設備,2011,26(8):77-78．

[9] 湯黎明,陳銳華,吳敏,等．醫院設備器材采購管理規范化研究[J]．醫療衛生裝備,2005,26(9):34-37．

作者郵箱：251731713@qq.com

[中圖分類號]R197.39

[文獻標志碼]A

doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2014.04.013

[文章編號]1674-1633(2014)04-0040-04

收稿日期：2013-11-29

基金項目：南京軍區計劃課題項目（10MB018）資助；南京軍區重點課題（08Z021）資助。

通訊作者：嚴潭，高級工程師。

Analysis Based on 2/8 Rule Procurement Process for Medical Devices

LI Yu-qiong, CHEN Ye, CHEN Hao, YAN Tan
Department of Equipment, No.175 Hospital of PLA., Zhangzhou Fujian 363000, China

Abstract：Procurement of medical equipment is an important part in hospital management process, is the material basis of the hospital's development and the way to enhance the core competitiveness of the hospital. Based on 2/8 rule, guided by the key indicators before the purchase, this paper diagnoses and analyses the current medical equipment procurement through listing, to understand the problem during procurement and fnd relevant solutions. By optimizing the process of authorizing procedure, supplier choosing and management, procurement and budget balancing, the procurement will become shorter and more effcient.

Key words：medical equipment; medical equipment procurement; procurement process optimization