中小型企業內部會計控制存在的問題及對策探討

劉瑜

(江蘇建筑職業技術學院 財務處,江蘇 徐州 221116)

中小型企業內部會計控制存在的問題及對策探討

劉瑜

(江蘇建筑職業技術學院 財務處,江蘇 徐州 221116)

企業要實現現代化管理,必須明確企業內部控制,特別是內部會計控制目標.內部控制制度已經成為建立現代化企業制度的核心內容之一.以某中小型企業為例,對其內部會計控制存在的問題進行了分析探討,并依據內部會計控制理論和方法,提出了中小型企業加強內部會計控制的有關對策.

中小型企業;內部會計控制;管理職責;信息反饋;內部監督

內部會計控制是企業內部控制的重要組成部分,是由組織的計劃與直接同財務記錄及保障資產可靠性有關的所有程序和方法組成,一般包括審批和授權控制、保管記錄與經營或資產保管的任務相分離、對資產的實物控制和內部審計等控制手段.其內容主要為:貨幣資金、實物資產、對外投資、工程項目、采購與付款、籌資、銷售與收款、成本費用、擔保等經濟業務的會計控制[1].內部會計控制的方法主要有:不相容崗位職務相互分離控制、授權審批控制、會計系統控制、預算控制、財產保全控制、風險控制、內部報告控制、電子信息技術控制等.內部控制制度已成為建設現代化企業制度的核心內容之一.而中小型企業多為私人家族經營,在內部會計控制方面存在著諸多問題,嚴重制約了企業的發展.鑒于此,本文以江西省贛州市的江山公司為例,對中小型企業內部會計控制所出現的問題及其對策進行一些探討.

1 江山公司內部會計控制存在的問題

江山公司是一家傳統的中小型企業,公司管理層多為家族成員.其內部會計控制主要存在以下問題:

1)所有權與經營權高度集中,法人治理結構不規范,內部管理職責不明確.在管理方面,該公司未設立股東大會、董事會、監事會,公司所有權和經營權高度集中,缺乏授權批準控制,公司的管理者多為董事長的親屬或朋友,造成公司難以管理,內部管理紊亂,權責分工不明確,因而導致會計信息質量不高,容易出現徇私舞弊現象.筆者曾對該公司員工是否愿意對現有管理模式改革進行問卷調查,統計結果表明:同意公司進行改革的職工中,管理層占50%,基層員工占25%;不同意改革的職工中,管理層占50%,基層員工占75%.由此可見,公司管理層有一半人員有改革的愿望,而基層員工則大多習慣舊有的管理模式,管理方式上缺乏創新.同時,該公司財會人員素質偏低,缺乏高級財務管理人員,財務部設有財務經理1名,會計2名,出納1名,財務經理只取得初級會計職稱,業務與管理水平一般,出納人員未取得會計從業資格,不符合會計基礎工作規范的要求,在一定程度上給企業的資金管理帶來較大的安全隱患.在企業管理中,明確管理職責是確保工作有序開展的重要前提,也是規范化經營的重要內容.非明確化的內部管理將嚴重阻礙企業的運營效率和員工潛能的發揮.雖然該公司內部管理模式較為單一,但職責的規定較模糊,如對于某些職位的界定僅籠統地稱“負責完成統計工作”等,易造成下層員工的工作與上層管理人員設想不一致,從而導致員工與領導者之間產生矛盾.

2)缺乏內部會計控制意識,內部會計控制體系不完善.由于公司領導層對內部會計控制認識不到位,使得內部會計缺乏控制,即使建立了相關制度,也未得到有效執行.在部分公司管理者的觀念中,內部會計控制的意義只是停留在企業成本控制、會計資料完整性控制、資產安全性控制層面上.同時,因為公司的規模小,產業形式單一,公司管理者認為實施完整的內部會計控制體系成本太大,導致企業內部會計控制體系的建立存在重重阻礙.而公司領導則更重視經營,內部會計控制管理理念薄弱,既缺乏對企業內部會計控制建設的指導,也忽視了內部會計控制體系的建立與實施,甚至沒有建立公司財產保全制度[1].內部會計控制制度的相對落后,給公司管理帶來諸多漏洞.如在采購管理中出現多購、錯購、低值高價,數量不足、賬實不符,庫存居高不下等現象,反映出在管理過程中缺乏約束和監督;而從采購控制多為事后控制,導致管理混亂則反映了公司未能實行授權審批控制,沒有制定嚴格的授權批準與業務經辦、業務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管等不相容職務相互分離控制制度.

3)信息反饋機制不完善,監督體系不健全.快速準確的信息反饋有助于內部會計控制的有效實施,建立暢通的信息溝通渠道和信息反饋系統是中小企業進行內部會計控制的保證.雖然該公司組織結構簡單,管理層次少,溝通渠道較為暢通,但是信息的反饋機制并不完善,如圖1所示.公司上下級之間缺乏交流,各部門協調性差,導致內部會計控制的實施情況、實施中的問題及需要的改進得不到及時有效地反饋,違法違章行為得不到處罰與糾正,使內部會計控制失去意義.由此可見,公司如果缺失內部報告控制制度,勢必影響管理人員獲得與責任和權限有關的信息,阻礙相關人員交流的渠道.另外,會計監督是我國經濟體系的重要組成部分,在維護市場經濟秩序,保障經濟法律、法規、規章貫徹執行方面發揮著重大作用.內部會計監督制度是指為了保護單位資產的安全、完整,提高會計信息質量,確保有關法律、法規和規章制度及單位經營管理方針、政策的貫徹執行,避免或降低風險,提高經營管理效率和效果,實現經營管理目標而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序.完善加強內部會計監督制度,可以提高企業經營管理效率,防止舞弊,控制風險.然而江山公司并未設置單獨的內部會計控制監督機構,往往依賴于會計機構和會計人員自我監督,企業外部的監督畢竟有限,從而導致內部會計控制流于形式[2].

圖1 公司信息反饋Fig.1 Enterprise message feedback

2 加強公司內部會計控制的有關對策

1)完善企業法人治理結構,合理分配企業管理職責.建立現代化的管理模式是目前中小企業改革的方向,江山公司需要建立現代化企業制度,設立股東大會、董事會、經理層、監事會,并且形成一種相互監督,相互制約的治理機制,實現企業所有權與經營權相分離,做到職責統一.更重要的是,公司管理者需要制定出一套符合企業內情的內部會計控制制度,合理分配各部門職責,做到不相容職務相分離,建立有效的授權審批責任制度.江山公司原有的組織結構是金字塔型結構,領導人高居塔尖,以制度化和法規化嚴格構建等級制度,講究層級結構、逐級上報,基層員工自主空間不大,且上下級溝通不暢.基于金字塔型組織結構存在諸多不利于公司發展的問題,筆者設計了新型公司組織結構,如圖2所示,公司設股東大會、董事會、監事會,董事會設董事長一名,副董事長一名,由董事會選舉產生,董事會對股東大會負責,所作的決議必須符合股東大會決議.監事會在股東大會的領導下,與董事會并列設置,對董事會和總經理行政管理系統行使監督的內部組織.董事會下設審計部門負責對風險管理、控制和治理程序進行評價,提高其管控和治理效果.總經理下設生產副總、銷售副總、財務總監、采購副總負責協助總經理管理公司日常生產經營活動.

圖2 新型公司的組織結構Fig.2 Organization structure of modern enterprise

2)提高管理者內部會計控制意識和員工素質.要想建立有效的內部會計控制體系,首先需要提高管理者的認識和理念.公司管理者應當充分認識內部會計控制的重要性,認真學習相關的法律法規,強化內部會計控制意識,完善會計基礎工作規范,積極引導、參與、監督企業內部會計控制工作的實施.公司要從會計工作入手,制定嚴格的授權批準與業務經辦、業務經辦與會計記錄、會計記錄與財產保管等不相容職務相互分離控制制度.合理規范崗位分工,明確職責內容,制定有效合理的規章制度,建構完整的內部會計控制體系.并確保各項控制制度之間相互銜接,口徑一致[3].

企業的經營活動離不開全體員工的參與與配合,企業應當建立員工培訓機制,切實提高員工的素質,使員工樹立企業責任意識,養成愛崗敬業,誠實守信的道德情操.提高財務人員素質的途徑可參見表1.

表1 財會人員素質提高途徑Tab.1 paths of improving qualities of financial and accountancy personnel

3)建立有效的信息反饋機制,完善企業監督體系.建立信息管理系統是實施內部會計控制重要的內容.在內部會計控制中,要以信息系統控制整個生產過程、服務過程的運作,以信息的反饋來不斷地修正已有的計劃,依靠信息實施內部會計控制.同時要建立有效的信息反饋機制以及內部報告控制制度,實行電子信息技術管理,規范信息傳遞方式和時間,確保信息能夠及時、準確地傳遞給企業內部相關人員[4].圖3反映了公司信息反饋機制的運行情況.

圖3 公司信息反饋機制Fig.3 Message feedback mechanism of enterprise

如圖所示,營銷部負責對外部反饋信息的接收和管理,接到反饋后進行分析調查,確定問題的性質及解決該問題的部門,并向這些部門發出信息反饋單,同時將該問題的相關情況向總經理匯報;總經理即進行全程跟蹤,在發生問題時進行協調,直至問題解決;相關部門接到信息反饋單后及時處理該問題,需要其他部門配合應主動請求,并將部門配合情況向總經理反映,問題解決完畢后,向營銷部或相關部門提交《問題解決報告》;相關部門及時向總經理通報問題的解決進展,并向總經理報告解決結果;營銷部門接到報告后進行確認,若符合客戶要求,及時將解決結果通知客戶;經客戶認可后,相關部門應就本問題在相應環節進行更正,預防其再次發生.

為加強企業內部的會計監督,保障內部會計控制的正確進行,公司應當設立獨立的審計機構,審計的職責包括會計業務、審計及審計管理.公司審計部門對董事會負責并在業務上接受監事會指導.公司內部會計監督制度需符合下列要求:第一,實施不相容職務相互分離控制,記賬員必須與經濟業務事項和會計事項的經辦人員、審批人員、財務保管員的權限職責相互分離、相互制約;第二,有“三重一大”事項,應實行集體決策和聯簽制度;第三,建立財產保全制度,即實行接近控制、定期盤點控制等,定期進行財產清查,明確清查范圍、期限和組織程序;第四,明確對會計資料定期內部審計的方法和程序.另外,公司應建立內部報告控制制度,以保證管理人員獲得與責任和權限有關的信息,暢通相關人員的交流渠道;推進電子信息技術管理,促進實現內部控制手段的電子信息化和對電子信息系統的控制管理[5].

3 結語

企業內部會計控制是中小型企業加強管理的重要組成部分,對保證企業健康發展,充分發揮企業潛力,提升企業競爭力,抵御經營風險具有重大意義.本文針對江山公司存在的問題進行分析,并對中小型企業加強內部會計控制提出了相關對策.中小型企業只要結合實際,堅持采取有力措施加強內部會計控制,調整公司管理制度,切實提高員工的內部會計控制意識,健全監督機制,規范管理,就一定會使企業逐步走向健康發展,不斷成長壯大.

[1] 魯芳.對企業會計內部控制體系的構思[J].現代商業,2007(26):78.

[2] 李敏.內部會計控制規范與監控技術[M].上海:上海財經大學出版社,2003:3-4.

[3] 董美霞.我國企業內部控制評價研究[D].大連:東北財政大學,2009:1-5.

[4] 陶華.公司內部會計控制建立和完善的研究[D].呼和浩特:內蒙古農業大學,2005:8-9.

[5] 呂淑星.企業內部會計控制問題及其對策研究[J].當代經濟,2009(1):18-19.

On problems in internal accounting control of small and medium-sized enterprises and countermeasures

LIU Yu
(Finance Department,Jiangsu Jianzhu Institute,Xuzhou,Jiangsu 221116,China)

Objectives of internal control,especially internal accounting control shall be clear to realize modern management of enterprises.Internal control system has become the core content of establishing modern enterprise system.Taking some small and medium-sized enterprise as an example,this paper analyzes and discusses problems in internal accounting control,and puts forward relative countermeasures to strengthen internal accounting control of small and mediumsized enterprises according to theories and methods of internal accounting control.

small and medium-sized enterprise;internal accounting control;management responsibility;message feedback;internal supervision

F 275

A

2095-3550(2014)04-0084-04

2014-06-28

劉瑜,女,安徽淮南人,會計師.

E-mail:1585723668@qq.com

(責任編輯:趙國淮)