如何提升辦公室工作業務能力

文/張春艷 李海文 龔文婷

如何提升辦公室工作業務能力

文/張春艷 李海文 龔文婷

高校黨政辦公室工作在學院管理工作中具有十分重要的地位和作用。要想有效地服務領導科學決策、高效處理日常事務，需要辦公室工作人員熟知自己的崗位職責及工作職能，充分發揮崗位的特殊性及綜合性，認清自我，不斷增強服務意識，提高工作效率。

一、黨政辦公室的工作職能

從黨政辦公室的性質和作用可以看出，辦公室不同于其他職能部門，有自己的許多特性。

第一，綜合協調作用。高校的行政工作是一項系統工程，其部門之間的相互配合、和諧工作，在很大程度上是通過黨政辦公室的指揮、組織和協調來完成的，全局性的中心工作和重大活動，更要依賴黨政辦公室的合理安排和調度。

第二，參謀助手作用。黨政辦公室工作不單純是辦文辦事，還必須為領導進行科學決策提供信息、咨詢、建議等職能服務。要想領導所想，更要想領導所未想；要超前謀劃，做好充分的調查研究工作，真正成為領導與群眾溝通的橋梁。

第三，督促檢查作用。隨著高校管理體制的改革，黨政辦公室督查督辦職能已成為黨政辦公室服務領導的一項重要內容，是黨政辦公室工作的一項重要的、經常性的工作?？茖W、有效地督查，不但能提高決策的執行效率，反過來又為決策提供了真實可靠的依據，從而提高決策的科學化水平。

二、黨政辦公室工作人員應具備的業務素質要求

（一）培養良好的心理素質，增強主動服務意識。黨政辦公室工作任務繁重，工作關系錯綜復雜，面對各種困難和挑戰，只有具備良好的身體素質和心理素質才能從容應對繁雜的腦力、體力勞動和控制、調節個人的情緒。在工作中，始終保持滿腔熱忱的敬業精神和堅韌不拔的意志，要有飽滿的工作熱情；始終保持樂觀向上的心態，能正視困難和挑戰，面對挫折決不低頭，要經得住批評、受得了委屈，要學會控制和調節自己的情緒；始終保持積極進取的態度，對上級領導要親和尊敬、不卑不亢，對群眾要和藹可親、平等待人，主動成為師生員工的服務者。

（二）建立良好的工作作風，培養無私奉獻精神。高校作為多元文化交融的中心，具有人才薈萃、知識密集、思想活躍等特點，服務對象的高素質對高校黨政辦公室工作人員提出了更高的要求。當前進行的黨的群眾路線實踐教育活動中的反對“四風”與辦公室工作息息相關，堅決克服“門難進，臉難看，事難辦”的衙門作風，主動成為師生員工的服務者，建立良好的工作作風。黨政辦公室的工作人員還要培養自己無私奉獻的精神，要形成一種敬業求真務實、開拓創新的團隊精神。

（三）夯實理論功底，提高能力素質。作為黨政辦公室的工作人員，能力素質是做好黨政辦公室工作的關鍵因素。在這個綜合協調部門，沒有一定的理論功底及較強的綜合能力，思考、分析問題只能是膚淺的，很難順利地做好工作，為領導決策服務就無從談起。在工作中，要認真學習黨的十八大報告、有關文件及領導講話，對于學校及學院的各項規章制度、辦學使命及發展目標等都要熟悉把握，力求工作上與領導所思所想保持步調一致，這樣才能不偏離方向地搞好參謀服務, 進一步提升辦公室工作的整體服務水平。

在個人的業務能力素質方面，應具備鍛煉過硬的寫作能力、較強的理解能力、較強的調研能力、一定的協調能力、良好的表達能力和扎實的辦公自動化操作能力等，這樣才能更好地提高工作效率。

三、適應形勢發展，創新工作理念

2013年10月23日，北京聯合大學商務學院正式成為國際高等商學院協會（AACSB）的會員單位。這標志著學院開始融入全球商學院的大家庭，為未來緊跟世界商科教育的步伐，提升人才培養質量奠定了基礎。北京聯合大學商務學院未來幾年的發展目標是成為國際化商學院，目前，確立的學院使命是“踐行社會責任，推動應用創新，培養商界骨干，服務區域發展”。從辦公國際化角度出發，作為黨政辦公室工作人員，面臨新的挑戰，面對新的發展形勢，需要不斷提升自身素質、增強業務水平，緊跟學院發展。

為了順應新的發展形勢，北京聯合大學商務學院黨政辦公室目前亦不斷探索改進新的工作理念。出臺了各種文件制度，如《關于規范院級會議管理的通知》《北京聯合大學商務學院黨務公開實施細則》等。在日常工作中，票據審簽是院領導的一項重要工作，尤其是到年中、年底集中審簽的票據會突增，這使得領導們的精力深陷其中。為了緩解這種狀況，黨政辦公室主動承擔起此項工作，在院領導審簽這一事項過程中，增加一個環節：待簽字登記。即老師們將需要簽字的票據交到黨政辦公室進行登記，由辦公室人員將票據歸類，再統一找時間找領導簽字，然后，電話通知每位送簽老師。經過兩年的運行，收到了很好的效果，不但可以將領導們的時間化零為整，使得領導能夠集中精力思考更重要的大事，同時減少老師們為了找領導簽字而反復來回的時間成本，獲得了教師們的普遍好評，取得了雙贏的效果。

做好這項工作對辦公室工作人員提出了更高的要求，除了清晰的管理票據，更需要對財務的各項審批權限及程序等相關文件了然于心，變被動服務為主動服務。

（作者單位：北京聯合大學商務學院）