企業文件管理的電子化及低碳發展研究

岳燕嶺

【摘要】隨著技術的變革和管理的創新，我國的企業文件管理工作目前正向全方位的真正意義上的電子文件管理階段邁進。文章首先介紹了文件管理的“二元狀態”，之后分析了其相互關系，最后闡述了企業文件管理向低碳發展的趨勢。

【關鍵詞】企業文件管理；電子化；低碳發展

中圖分類號：C29文獻標識碼： A

一、前言

電子文件是隨著計算機的廣泛應用而出現，是以數碼形式存儲于磁盤、光盤、磁帶等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件，是辦公自動化和網絡建設與發展的產物。

二、文件管理的“二元狀態”

電子文件出現后，一直與紙質文件共同存在，原因復雜多樣，總體上可以歸結為以下兩種類型。

一是工作中用電腦直接生成電子文件，但出于文件閱讀和實際需要，又將電子文件轉換成紙質文件。這種轉換有兩種形式：一種是在電腦中完成文件制作，或由網絡傳輸的電子文件接收后，以紙質文件形式輸出，比如中國石化的OA辦公系統，各部門和企業在接收文件后，一般都要自行打印后存閱和歸檔；另一種是在歸檔環節為電子文件制作紙質拷貝。二是先有紙質版本后來根據需要形成電子版本，也就是紙質文件的數字化過程。這也有兩種形式：一種是單位收到外來文件后立即數字化；另一種是對已經歸檔的紙質檔案實施數字化。

基于文件管理的兩種類型，我們可以把紙質文件與電子文件共存的狀態稱之為“二元狀態”。所謂“二元狀態”，是指文件管理的兩種狀態，可以對電子文件制作紙質拷貝，也可以對紙質文件進行數字化。實行“二元狀態”文件管理的企業，是在文件進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，現實工作中，大部分企業對大部分文件的管理都是采取了這種“二元狀態”法。

三、“二元狀態”之間的相互關系

在文件管理的“二元狀態”下，必然要對這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統的共存。這兩種文件管理系統既相對獨立，各自發展，又互相依存，互相影響。

1.文件管理電子化是紙質化的變革和提升

自從文件管理實行電腦輔助管理以來，紙質文件管理就開始發生變化，電子文件的管理對紙質文件的管理影響深遠，引發了更多變化。

（一）文件管理更加簡單快捷

過去整理紙質文件需要通過實體系統固定文件之間的有機聯系，建立檔案實體的科學秩序，并支持檔案檢索的有效實現。電子文件管理之所以導致紙質文件整理簡化，一方面是因為快速度、多途徑的全文檢索功能，以及隨時隨處的網上利用，多用戶同時利用的便利，讓用戶更加樂于利用電子文件；另一方面，電子文件管理可以根據需要建立文件之間的相互聯系，只要在檢索軟件中標明紙質文件存放位置，便可以方便查找到對應紙質文件。這樣就降低了對紙質文件實體秩序的要求，只要排列有序，位置明確，就可以借助電子文件檢索功能實現紙質文件快捷查詢。

（二）是文件管理更加一體化

由于體制機制等方面原因，文檔一體化程度一直不高。電子文件管理使為建立統一電子文件管理系統的企業，在文件生成初期完成的工作盡量提前，使紙質文件的歸檔提前，通過電子文件推動文檔一體化進入新階段。紙質文件的歸檔提前是一個具有關鍵意義的變革。提前歸檔使檔案部門控制企業文件信息資源的起點明顯前移。由于文件在辦文部門幾乎沒有停留，歸檔之時不少文件還與現行事務具有密切關聯，企業內部查閱還比較頻繁。因此，業務部門需要更多地與檔案部門打交道，檔案部門需要更清楚地了解文件的現行價值以及運轉過程。這就使得檔案部門的介入時間超前于歸檔，自然而然向文件生命周期的起點延伸。

與歸檔提前發生的還有鑒定、著錄等工作。按道理，同一份文件的電子版本和紙質版本應該具有相同保管期限，對共同需要的著錄項也應該形成相同著錄內容，因此，有些企業開始探索兩套文件鑒定和著錄等工作的并軌，必然選擇向電子文件靠攏。這就導致鑒定和著錄等工作提前以及自動化檔案學研究程度提高。在文件生成時進行的鑒定和著錄會有不確定、不完整等問題，需要隨文件流轉而補充和確認，從而使這些工作從一次完成變成分段完成。為了保證分段實施中的順暢銜接，必須以文件到檔案全程為一體進行管理。

2.文件管理紙質化是電子化的基礎和補充。

與紙質文件管理相比，我們管理電子文件的經驗要少得多。盡管電子文件與紙質文件有許多不同之處，但都是社會活動的記錄，管理目標基本一致，在管理內容和方法上也有很多共同之處。電子文件管理最大的挑戰是如何建立公眾信任，主要有兩條：技術和管理。

來源原則是電子文件管理從紙質文件管理中獲取的最有價值生命之核。在電腦進入檔案管理之初，一些技術專家和業內人士曾認為電腦構成的強大邏輯力量可以取代來源的作用，但經過一段時間理論與實踐的互動，檔案工作者再次就來源原則的重要地位達成共識。大家認識到，電子文件來源原則仍然最為重要，區別僅僅在于從主要指導檔案實體單元的組織，變為指導電子文件生成背景的理解、揭示和維護，用來源的真實性證實電子文件內容的真實性。

從技術層面來講，對紙質文件的偽造、篡改也并非不可實現。實際上，人們對紙質文件、檔案的信任更多來自對其整個運轉、保管過程安全性的默認。這個過程

建立在文件形成與保管規律的基礎上，經過長期的運行和各種復雜情況的檢驗而日漸嚴謹與完善，其中蘊涵的科學性對于電子文件也具有應用或借鑒價值。

可見，電子文件與紙質文件的共存并不是消極被動的，二者互為條件、互補長短。在這些相互影響和作用中，各自經歷著改造與被改造、同化與被同化以及調整定位的過程，兩種管理方法在合理疊加、混合、功能替代中動態確定著共存狀態，并逐漸融合為一套綜合管理企業各類文件的管理方法。

四、文件管理向低碳方向發展

可以預計，電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續相當長時間，“無紙化”必然經歷一個漸進過程。只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質文件形式進行備份和保存。但是，共存的態勢將持續處于變化之中，大的趨向是紙質文件與電子文件此消彼長，從以紙質文件為主到以電子文件為主。

一是電腦和網絡的廣泛應用，使電子文件逐步成為文件生成的最初形態。電子文件流程與信息化平臺上業務流程的契合使之成為辦公、設計、貿易、交往的必要工具；信息形態的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷，使企業和員工更愿意生成和使用電子文件；電子政務、電子商務的普及使越來越多的文件必須通過網絡傳遞；數字簽名、用戶認證、信息認證、防范攻擊等技術的進步，使人們增強了對電子文件的信任；管理的改善使人們可以方便地檢索利用。這些因素都給電子文件的增長和功能的提高提供了條件。

二是某些文件無法轉化為紙質文件。隨著信息技術的進步和社會信息化進程，這種只能以數字形態生存的文件的種類和數量會越來越多，其復雜程度也日益加深。人們大量創建和使用此類文件主要是需要或喜愛它們的功能，大多數情況下并不顧及它們是否可以制作硬拷貝用以“保真”。

受電子文件和紙質文件不均衡發展影響，兩種文件管理的互動也是不對等的。紙質文件管理在電子文件管理的影響下逐漸“瘦身”，而電子文件管理則在紙質文件管理經驗和信息技術的支持下日漸豐滿。文件本身的變化是一種不可抗拒的客觀存在，文件管理的變化則是文件、檔案工作者的主動應對。對于職業文件、檔案管理人來說，全面、科學的文件管理戰略比任何時候都顯得重要，一方面要積極進軍電子文件管理領域，從管理制度、方法、技術層面幫助電子文件建立威信；另一方面堅守“社會記憶保護者”的職責，在沒有充分把握保障電子文件長久真實性時，不輕言放棄紙質文件陣地，為電子文件管理提供必要的有益補充和延伸，同時保證文件管理的完整性、長久性和科學性，但無論如何，因應低碳經濟發展趨勢，文件管理的電子化方向不可阻擋，紙質文件的長期存在也不要輕易放棄。

五、結束語

面對企業文件管理工作發展的需要，進一步加強企業文件管理電子化及低碳發展是非常必要的，同時還應充分調動員工的積極性，這樣才能更好的推動施工企業又好又快發展。

參考文獻：

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