高校檔案管理中存在的問題與對策

張文雅

（周口師范學院院長辦公室，河南周口 466001）

高校檔案管理中存在的問題與對策

張文雅

（周口師范學院院長辦公室，河南周口 466001）

改革開放以來，我國高校建設也取得了巨大的發展.但是，在高校的發展的過程中，高校的檔案管理工作卻嚴重滯后.高校檔案是高校建設中的有機組成部分，高校檔案長期被忽視影響了高校全面發展.該文主要說明高校檔案的重要性，現代高校檔案管理中存在的問題以及解決方案.

高校檔案；重要性；問題；對策

1 高校檔案管理工作的重要性

1.1 檔案是高校發展的堅實底蘊

高校檔案是學校在發展的過程中整理起來的，它客觀地反映著高效發展的歷程，高校在發展中所經歷的事件.它從不同的角度反映著學校的人文氣息、歷史文化和學校傳承下來的優良傳統.這些體現了高校優良傳統的檔案，在高校的進一步發展中起著激勵師生奮發進取的作用，在高校的建設和發展中起著精神的作用.高校在發展的過程中，通過對學校不同年代事件的的記錄，把學校在發展中所經歷的歷史時刻進行記錄和發揮，可以增加師生對高校的歸屬感，激發師生的創造熱情，為學校的發展提供經久的動力.此外，學?？梢詫W校教育在各個領域中優秀人才的事跡編撰出來，進行不同形式的宣傳，他們的成功不僅僅只僅限于他們自己，他們的事跡也將成為高校這個整體的財富.

1.2 對檔案的合理利用可以提高的教學質量

高校檔案中十分清晰、有系統地記錄了高校的教育過程.這其中包括了課程的設置、學生對課程和教學效果的反饋.高校檔案在很大的程度上，記錄著高校教學的成敗經歷，這對高校教學的順利開展在很大的程度上起著指導性的作用.高校在進行課程設置的時候，可以參照檔案中所反映出的不同問題，調整專業設置，根據不同的需要設定專業課程，改善教學方式和教學方法.因此，對高校檔案的合理分析和利用，可以有根據的改變教學方案，滿足學生的需求，適應社會主義市場經濟的發展，達到供需平衡.

1.3 檔案對高校的管理工作起著指導性的作用

檔案是一張晴雨表，記錄著學校在以往的發展中取得的經驗.高校行政管理是高校建設中的重要組成部分，構成高校日常工作中最基礎的部分，是高校一切工作順利進行的前提.行政管理工作在高校進行改革發展中發揮著后勤保障一般的作用，同時高校的行政管理工作也是高效發展和建設的重要方面之一.高校檔案中關于行政管理方面的資料經驗，可以為高校行政管理工作的正常進行和進一步發展提供理論上的指導，避免高校在今后的發展中再走彎路.檔案中記錄的以往行政管理工作的利弊得失，可以為今后的工作提供借鑒作用.

2 高校檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理中存在著人才稀缺的現狀

高校檔案的搜集、整理、歸檔都是在專門人才的整理上下完成的，但是，現在高校檔案管理中存在著檔案管理人才嚴重不足的現狀.現下高校人才不足，主要表現為兩個方面.首先，在高校檔案管理中存在著嚴重的人手不足的現狀，隨著學校的擴招，以及教育、教學的不斷發展.檔案的種類和數量也不斷增很多.檔案管理工作面臨著十分嚴峻的挑戰，但是，由于人數不足，導致了檔案整理工作的嚴重滯后.部分學校甚至有數年的檔案工作，急需檔案管理者去進行管理，但是，由于人手上的不足，導致了檔案工作一拖再拖，無法按時完成任務.沒有整理好檔案無異于一堆另外的信息，檔案在高校建設中所起到的重要作用，也無法發揮出來，嚴重阻礙了學校的發展.其次，專業人才缺少.隨著學校的發展，對檔案管理者的要求也越來越高.由于編制問題，雖然高校在發展的過程中都有相應的人才引進計劃，但是檔案管理部門的人才引進卻遲遲得不到改善.現代檔案的管理，不僅要求管理者有著十分專業的檔案管理方面的知識與經驗，同時還要求檔案管理者有著十分廣泛的知識.可以對大量的檔案資料進行分門別類，分別完成管理工作，但是由于檔案管理者素質良莠不齊，檔案管理觀念陳后，導致了許多檔案管理者已經不能很好地適應現代的檔案管理工作.由于專業人才缺少和檔案管理者的素質問題，致使檔案在管理中總是出現不同的錯誤.

2.2 檔案的管理方式落后

隨著科學技術的發展，信息技術越來越深入社會發展的各個方面.實現檔案的數字化，建設數字化檔案，已經成為檔案管理工作中新的潮流.但是，由于資金不足和專業人才上缺乏，導致檔案的管理方式仍舊十分落后.建立數字檔案具有管理科學、利用便捷、服務人性化等特點.但是，在我國高校中，對檔案的管理大都還停留在原始的階段.就很多高校而言，現在對檔案管理工作，還是人工管理，人工檢索的方式，檔案的搜集、整理、立案、歸檔等管理工作還是采用紙制版的形式.對于計算機設備的使用，有很多高校還只是處在進行目錄管理的形式.這不僅造成了時間和空間的浪費，也導致了檔案的利用率不高.造成這種現狀的原因有兩個方面.首先，硬件設施不足，數字化檔案的建設與管理，需要相應的設備來做支持，而硬件設施的缺乏也導致了檔案的管理方式嚴重滯后.其次，專業人才缺乏，建設數字化檔案，要求檔案的管理者必須擁有十分熟練的現代網絡技術和信息技術，而專業人才的缺乏，導致了在建設數字化檔案的過程中面臨著重重的困難.檔案管理模式的落后，嚴重的限制了檔案管理的水平和檔案的利用效率.

2.3 高校檔案管理中存在著服務能力差的現狀

高校建立檔案的初衷，除了對必要的信息進行保存意外，也是為了使檔案的管理工作服務于學校的建設，服務于學生.但是，現代檔案管理工作的服務能力十分差，甚至在部分高校檔案館形同虛設，本來應該起到的作用并沒有充分發揮出來.檔案服務能力差的表現主題要體現在兩個方面.首先，檔案管理者在理念上沒有意識檔案的服務作用，檔案者管理在理念上只是為了完成學校交給的任務.對檔案管理工作缺乏深刻的認識，服務意識較差，這嚴重的限制了檔案在學校和學生在發展中所起到的重要作用.其次，檔案管理的服務能力差.隨著人類社會的發展.在進入知識經濟時代之后，人們工作學習方式發生了重大的變化.但是，眾多高校中對檔案的管理模式還處于十分落后的狀態，高校檔案的利用和使用方式已經與人們的現代生活節奏嚴重脫節，這也導致人們對高校檔案館鮮有問津.現代高效檔案由于其服務能力差的原因，經常處于尷尬地位，一方面隨著社會的發展，人們對于檔案的要求越來越嚴格，另一方面，檔案的發展嚴重與時代脫節，不能滿足人們的需求.

3 改善高校檔案管理工作的策略

面臨著高校檔案管理中存在的種種問題只有，通過改善對高校檔案的管理，才能發揮出高校檔案，在建設高校中應有的作用.如何改善高校檔案的管理，該文認為可以從以下幾點出發.

3.1 要建立的合理檔案反饋系統

高校檔案的建立是以服務人們的需求為目的的.因此，要加強對高校檔案的管理，發揮其服務于用戶的功能，必須與用戶聯系起來，建立用戶反饋系統.使用戶可以及時地把在檔案館辦理中存在的各種問題提出來，從而提高高校檔案管理工作的改進和進步.同時，檔案管理者也應該不同用戶的不同需求，有針對的進行管理，形成自己的特色，滿足客戶的不同需求.只有實現檔案的管理者之間與用戶之間的直接交流，才能及時發現高校檔案管理中存在的問題和不足，才能有針對的的做出改變，真正發揮檔案的作用.

3.2 建立現代化的檔案管理方法

隨著社會的進步以及人們生活節奏的加快，傳統的檔案管理模式不論是進行檔案管理，還是對用戶進行服務，都已經不再適應這個時代.因此，高校就應該加強檔案管理的信息化建設.加強檔案的信息化、數字化建設，要轉變觀念，認識到檔案管理的重要性.高校在實現檔案管理的數字化、信息化時，首先要加大對檔案管理工作的投入，滿足實現數字化、信息化的硬件設施.其次，要加強對已有人才培養，提高他們的專業素質，同時，也應該主義引進人才.唯有做到這兩點高校檔案的數字化、信息化建設才有可能取得實效.

3.3 加強不同高校檔案管理之間的交流

高校在進行檔案管理時，不同的高校之間可以通過建立交流平臺，交流檔案管理的經驗，以促進高校之間檔案管理的共同進步.在知識經濟時代，敝帚自珍只能導致一起落后.實現高校之間檔案管理經驗的共享，才能一起解決在檔案管理中所遇到的不同的問題，實現共同進步.使檔案促進學校發展，促進學生進步的作用真正的發揮出來.

4 結語

在信息化時代，高校檔案的作用不再僅僅體現在對學校發展的促進上，同時也對學生、對社會的發展也起著十分重要的作用.但是，現在檔案的管理方式顯然不能把檔案的全部作用發揮出來.因此，改變高校檔案管理的模式應該放在檔案管理工作的重中之重.

〔1〕江燕，武紅橋.當前高校檔案管理工作中存在的問題與對策［J］.理論探索，2012（17）.

〔2〕初慶華.新時期高校檔案管理工作重要性研究［J］.科技創新與應用，2013（7）.

〔3〕李娟，呂慧.高校檔案管理工作中存在的問題與對策［J］.山東檔案，2009（1）.

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1673-260X（2015）05-0211-02