海外工程項目管理中的合同交底工作實踐

李 穎

(中國水利水電第十三工程局有限公司,天津 300000)

海外工程項目管理中的合同交底工作實踐

李 穎

(中國水利水電第十三工程局有限公司,天津 300000)

結合海外工程項目管理中合同交底的內容，對合同交底的工作流程進行了闡述，并從外部交底、內部交底、制度交底、即時交底四方面分析說明了合同交底的形式，制定了合同交底的保障措施和反饋機制，對加強合同意識、規范工作方式、控制風險等有重要意義。

海外工程，合同交底，流程，管理

1 概述

進入21世紀，隨著科學技術的更新交替和機械設備的不斷改良，中國在很多建筑工程和項目工程方面都與世界各國進行了緊密的合作。在大部分海外工程項目均采用FIDIC合同條件的形勢下，缺乏對合同條件的了解以及合同交底工作的重視，容易造成工程項目后期的合同糾紛和經濟利益矛盾。在簽訂合同時，雙方都很重視，一旦合同簽訂完畢，很多公司就將合同條件的分析和合同交底工作擱置一旁。在合同執行期間，除了項目負責人和少部分人員對合同內容了解外，大部分工作人員和負責人只知道相關的工作任務和職責，而對于合同的基本內容和具體情況知之甚少。這不便于工程項目在進行過程中的團隊合作，也為以后合同糾紛和利益矛盾埋下了可能性。

合同交底，就是在合同執行前，將合同的基本內容和具體情況貫徹下去，讓整個團隊及相關人員對合同條款、合同條件有一個清楚的認識，確保在熟悉合同的情況下開展工作。這樣，透徹的理解合同內容與要求后，在項目進行過程中就能做到有理可依、有據可查，有效的降低了項目經營和經濟損失的風險。在海外工程項目管理中，合同交底的工作主要由合同簽訂人與合同管理人進行闡述，主要內容包括合同目的、合同要點、執行計劃等。

2 合同交底工作實踐

2.1 合同交底的內容

合同交底的主要目的是將合同目的、執行計劃等貫徹到相關人員的工程工作中，并將合同的要點與目的作為技術人員和管理人員的行為準則。與一般交底工作相同，在進行合同交底前，合同簽訂人與合同負責人要對合同內容進行詳細的總結。為了保證合同的順利執行，除了基本的合同目的與合同條款外，核心條款也需要在交底工作中得到貫徹。

合同交底工作主要分為以下幾個方面：

1)工程的基本情況和合同規定的工作內容；

2)明確合同雙方或多方的權利、義務和責任；

3)工程項目實施總目標和階段性目標；

4)項目流程網絡圖或線路圖說明；

5)工程項目質量標準規范、執行方案及合格驗收準則；

6)工程項目中原材料、設備等采購標準；

7)投資目標和預期成本目標，以及雙方支付形式、支付條件等；

8)合同雙方在遇到普通問題或一般突發事件時的處理方式和責任賠償裁定；

9)索賠機制和風險條款；

10)工程項目實施期間進展匯報的文檔管理規范條例。

工程項目團隊全體人員參與到合同交底工作當中，是保障合同交底有效實施的前提。工程項目能否順利進行，合同中職責能否按要求履行，都與合同交底工作密切相關。因此，項目管理過程中，管理人員要嚴格按照合同要求的程序和制度來執行，遇到緊急事故或情況，要冷靜應對，積極采取有效措施來避免工作失誤和經濟損失。

2.2 合同交底的流程

合同交底作為一般的交底工作，交底對象主要是項目部的成員。通常合同交底按照三個層級進行：單位或公司負責人交底→項目部負責人交底→各職能機構負責人交底；根據交底人和被交底人的職能權利大小，可以對交底內容的重點進行適當調整。

2.2.1 單位或公司負責人交底

被交底對象主要為項目部負責人，交底內容需要盡可能的詳細和完整。交底重點要集中在合同工作范圍、合同執行標準和各類突發情況的處理方案上，對于項目負責人的相關疑惑和問題，應作出準確負責的回答。在交底工作完成后，需要對書面的合同交底記錄和文案進行存檔，方便后期合同執行過程中有據可依。

2.2.2 項目部負責人交底

被交底對象主要為下屬職能機構負責人，交底內容應重點集中在合同基本內容、工期執行計劃和各職能機構職責等方面；其次，除了對各職能部門提出的疑惑進行解答外，項目部負責人還應在風險防范措施方面進行著重的交底；最后，形成書面的交底記錄以供查閱。

2.2.3 各職能機構負責人交底

被交底對象主要為其所屬執行人員，交底內容除了合同基本情況、本機構的職責要點和風險防范等基本內容外，還需要根據實際情況對交底內容進行適當的修改，以便更好的貫徹交底內容，避免因多次傳達而產生歧義甚至錯誤的信息。

在三級交底流程完畢之后，各職能機構需要將本機構的交底情況反饋至項目部負責人和管理人員，在分析和總結具體交底情況后，合同管理人員對合同的各個步驟和執行計劃進行相應的修改和完善，并根據交底信息制定出合同管理文件，作為合同執行過程中的指導方針。

2.3 合同交底的形式

2.3.1 外部交底

外部交底作為傳統的交底方式，是合同交底工作的重要環節。為了工程項目的合理順利實施，發包人需要將合同的核心要點闡述給承包商，這樣才能達到發包人的工程預期目標。外部交底的內容根據合同類型的不同而有所變化，施工類或服務類合同的交底內容都有很大的差異，發包人需要根據實際情況來進行調整。海外工程項目中，如果涉及到施工類合同，交底內容則主要集中在工程周期、材料、付款及預付款方式上；如果涉及到服務類，交底內容應集中在服務內容與性質、績效考核以及付款條件上。在進行外部交底工作時，尤其要注重對合同未明確界定的重要領域進行意見的統一。

2.3.2 內部交底

內部交底主要在單位或公司內部進行，多為各部門或各機構之間進行。內部交底的主要內容根據各部門的職能有所區分，一般為專業交底。合同管理負責人在簽訂合同后，需要將合同要點和執行要求進行分門別類，并按照不同部門的職能進行歸納，最后，將各部門需要進行交底的專業內容和要點進行分發和信息回收。內部交底除了能夠降低履行合同過程中的交易成本外，還能加強公司內部人員的合約意識。

2.3.3 制度交底

在對合同內容和要求進行交底外，對發包人要求的管理制度和執行標準也應納入交底內容。制度交底的內容一般作為招標文件的附件寫進合同中，發包人將執行標準和管理制度進行詳細的交底能夠盡快的磨合承包商和監理單位的工作方式，這對工程項目的順利實施是強有力的保障。

2.3.4 即時交底

即時交底多在合同事項履行前專門交底，部分合同內容或工程項目進度在實施過程中需要進行及時匯報和辦理相關保險等，此時即時交底的作用就凸顯出來了。即時交底能有效監督工期實施的進度，除此之外，在合同履行期間，即時交底能減少許多報送材料和辦理保險的時間和費用。

2.4 保障措施和反饋機制

為合同交底構建保障措施和反饋機制，對于完善合同交底工作意義非常。為了保障合同交底的順利進行，需要成立專門的合同交底工作組，對合同交底的所有事項進行統一管理和任務分配，這樣能夠使合同交底順利的進行。有了健全的交底保障措施后，對交底內容和交底形式進行有效的反饋，能夠進一步完善合同交底的工作。針對不同的交底方式和交底內容，制定不同的反饋機制，在不斷改進和完善反饋機制的同時，也保障和提高了合同交底工作的流程和準確性。

2.5 合同交底的意義

2.5.1 加強對合同目標的理解

作為當事人履行義務和保障合法權益的依據，合同在工程項目中不僅僅是一張紙的作用。因此，加強合同交底工作的力度，使得項目實施的全體人員對合同的內容和要點有更加透徹的理解，這有利于后期項目開展和工程實施過程中的條例執行及制度統一。在工程實施過程中，各個部門成員的知識水平和技術等級差異很大，這很容易對合同執行過程中的部分細則產生工作上的分歧，因此，將合同內容與合同要點貫徹實施到每一點上，有利于合同條例的執行與工程的順利實施。為了保障工程項目的如期完工，將合同內容和執行要點進行交底就顯得非常重要。

2.5.2 規范工作方式和目標

有效的合同交底，能規范工程項目實施過程中的工作方式。在合同交底內容中，工程項目實施過程中的相關依據和法律法規是需要對全體員工進行交底的基本內容。公司下屬部門眾多，這給工作管理者帶來了很多麻煩。不同的部門和機構有著不同的管理方式和制度，在進行同一個工程項目時，為了達到完成項目的目標，合同交底在規范化管理上起到非常重要的作用。通過合同交底，每一個部門的成員都能清楚了解到自己和自己所在部門的權利范圍、職責所在以及工作流程和獎懲措施。這對后續工作的高效開展具有積極意義。

2.5.3 控制事前風險和改進合同內容

在進行合同交底和反饋過程中，除了公司負責人和項目負責人對合同進行了分析和改正外，其他所有成員都通過合同交底對合同的內容和工程項目提出自己的意見和建議。在交底、反饋、再交底、再反饋的過程中，合同被不斷完善，可能存在的風險被降到最低，部分矛盾條款也會被發現，這對合同的完善和項目的高效益完成起到了重要作用。

2.5.4 提高團隊合同意識

通過合同交底工作，公司內部、部門之間、部門內部都進行了高效率的溝通和探討，這有助于團隊意識的形成，同時也提高了團隊成員之間的合同意識。只有合法合理的合同管理制度，才能讓合同執行正常高效的實施，這就需要每一個團隊成員都有著嚴格的合同履約意識。在工作中參照合同管理制度進行開展，并維護合同的公正和公平，這是保障工程項目安全實施的重要手段。

3 結語

長期以來，在工程項目的實施過程中已經形成了一套比較完善的合同交底的方式和方法。但是，面對眾多的工程項目和合同類別，如何有效的執行合同交底工作并保障工程項目的順利實施，這仍舊需要加強和提高合同交底工作的力度和重視程度。健全有效的合同交底工作是合同內容被順利執行的有力支柱，同時也為更多海外工程項目的順利實施提供了良好的保障。

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[2] 宋兵臣,王進廠.淺談項目管理的合同交底環節[J].科教文匯(中旬刊),2008(5):148.

[3] 賀 團,馬 龍.基于合同交底的精細化合同管理淺論[J].四川水力發電,2012(2):117-119.

The contract disclosure work practice in overseas engineering project management

Li Ying

(ChinaWaterConservancyandHydropower13thEngineeringBureauLimitedCompany,Tianjin300000,China)

Combining with the contract disclosure contents in overseas engineering project management, this paper elaborated the work process of contract disclosure, and from the external disclosure, internal disclosure, system disclosure, real-time disclosure four aspects analyzed the contract disclosure forms, made the safeguard measures and feedback mechanism of contract disclosure, to strengthen the contract consciousness, specifications work ways, control risk and so on.

overseas engineering, contract disclosure, process, management

1009-6825(2015)30-0257-02

2015-08-19

李 穎(1984- ),男，助理工程師

TU723.1

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