黃壁莊水庫綜合檔案的管理與提升

陳占輝

黃壁莊水庫檔案管理機構從1960年正式設置，至今共經歷了2個階段。第一階段是1960～1971年，受文化大革命的影響，大量的檔案沒有收集上來，室藏資料較少。第二階段是1971～1993年，該階段涉及科技及工程方面的檔案較多，而文書、會計檔案等收集卻受到嚴重影響，導致室藏種類單一。1994年成立了綜合檔案室，負責統一管理全處的科技、文書、會計、基建等檔案，實現了檔案的集中統一管理，使檔案工作走上了正軌。

1. 綜合檔案室室藏特點

檔案室室藏種類較多，主要包括文書、科技、會計、基建、聲像、實物等6大門類；時間跨度大，室藏最早的文書檔案是1958年的案卷，科技檔案是1957年案卷；載體形式比較豐富，除了常規文書、底圖檔案外，逐漸豐富了實物檔案和聲像檔案。

2. 檔案管理中存在的問題

2.1 室藏結構存在不合理因素

雖然綜合檔案室室藏種類較多，載體形式逐漸豐富，但以紙質文件為主體的文書檔案仍占較大比重，科技檔案和專業檔案所占比重較小，而視覺感強烈可直觀反映記錄內容的聲像和實物檔案則占比重更小。以綜合檔案為例(不包括除險加固工程類檔案)，在7866卷檔案中，文書檔案4177卷，占53%，科技檔案1207卷，占15%，聲像實物檔案共80卷，僅占1%。

2.2 檔案管理人員的業務素質與新形勢發展不相適應

一是檔案專業與工程技術專業的知識對接不夠理想。專職檔案員不僅要掌握檔案管理理論，還需要懂得一些工程技術方面的知識，以便在立卷歸檔環節能準確進行分類。而對于兼職檔案員來說，除了熟知本部門歸檔資料外，還要具備一定的檔案管理專業知識，以保證移交的檔案質量。因此，如何達到專業的互補，是一個需要解決的問題。

二是對檔案管理軟件的應用技術掌握不夠全面。檔案管理軟件檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大，而且一個很重要的作用就是優化工作流程，提高工作效率。目前的檔案管理手段仍停留在傳統的手工管理階段，現有的兩臺裝有管理軟件的計算機，基本上也只作為了檔案的錄入工具，而對軟件的其他功能并沒有進行充分的學習和利用。

2.3 檔案收集不完整，立卷歸檔不及時

在檔案收集過程中，個別部門存在上交時間滯后，歸檔內容不全等問題。有的檔案室部門為了自身工作的需要，不愿意按照檔案室規定的時間上交；還有部分技術人員出于對自身利益的需要，把一些技術含量較高的科技檔案留在自己手中，影響了檔案的正常歸檔；有的部門對于檔案歸檔的范圍認識不清，認為只有紅頭文件或單位簽章的文件才需要歸檔，對于本部門業務工作成果、協議、會議紀要等內容未按要求進行整理歸檔，特別是對于一些實物、影像等資料的歸檔更是少之又少。在檔案立卷整理過程中，普遍存在整理周期長、更新速度慢、沒有及時錄入數據庫等問題，導致一些檔案的查詢利用受到影響，反過來還消弱了檔案歸檔制度的執行力度。

2.4 檔案編研工作薄弱、利用水平低

檔案編研是檔案部門根據室藏檔案和工作需求為基準，以研究檔案內容為基礎，通過對檔案原件的收集、挑選、加工、編排，將有關信息進行系統化整理，匯編成書，使之更便于利用者查證和翻閱的一項工作。目前檔案管理工作一方面由于業務素質不到位，另一方面由于編研意識缺乏，導致大部分還停留在收與管的層面，因此造成了檔案編研工作出現相對薄弱的一面。

3. 改進檔案管理的建議

3.1 加強檔案接收，優化室藏結構

對于檔案室藏結構的不合理性，不僅有著聲像檔案起步晚等因素，檔案接收種類單一也是其中的重要原因。因此需要在檔案管理制度中，明確各處室歸檔的范圍，突出增加重大活動檔案、重點工程檔案、實物檔案、聲像檔案和電子檔案，豐富反映水庫工程建設和經濟發展的科技檔案、聲像檔案內容，逐步優化室藏結構。

3.2 加強業務培訓，提高檔案人員業務技能

根據檔案管理的實際情況，對專職檔案人員要加強計算機應用、軟件操作等業務知識培訓，加強檔案編研、基礎數字匯編等業務能力的學習培訓；對兼職檔案人員要進行檔案收集、立卷整理等方面的知識培訓，使專職和兼職檔案人員逐步實現專業的對接。

3.3 加強軟件應用，實行紙質與電子檔案雙重管理

隨著計算機和網絡技術飛速發展，傳統檔案管理工作的調整勢在必行。局域網絡平臺的開通、檔案管理軟件的安裝應用為實施檔案的信息化管理提供了硬件保障，目前最需要的就是加強軟件功能的學習利用，通過培訓不斷提升檔案管理人員的信息化操作水平，同時落實專人按照“一文一檔”的方式對各類檔案進行電腦輸入，及時將書式檔案轉化為電子檔案，實行紙質與電子公文雙重管理，實現檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程的標準化、數字化、網絡化管理。