提升系辦公室工作水平的幾點思考

文/宿遷學院　夏飛

提升系辦公室工作水平的幾點思考

文/宿遷學院夏飛

系辦公室是系這個教學單位的唯一內設機構，承擔著非常重要的作用，系辦公室的工作水平將直接影響到系的辦學質量，思考如何提升系辦公室的工作水平，對確保系、院（校）的事業發展具有非常重要的意義。

高校；系辦公室；工作水平；思考

高校的系是一線教學單位，主要工作任務是搞好教學與科研，培養出一流的人才。系辦公室是系的內設綜合行政單位，一般為科級建制，在系主任領導下從事系綜合行政管理工作，為系領導和全系師生員工服務。系辦公室處在教學、科研、人才培養一線。其工作水平的高低將直接影響到系的教育教學質量提升。為此，我們必須高度重視系辦公室工作，認真思考如何做好系辦公室工作，全面提升系辦公室工作水平，對系、院（校）的事業發展具有非常重要的意義。

一、系辦公室現狀

筆者所在單位S學院是一所地方性普通本科院校，實行的是院、系兩級管理模式。與實施校、院、系三級管理模式的高校比較，這里的系相對于三級管理模式中的院。筆者所在Y系現有專業7個，在校生2000余人，教職工80人，其中，行政工作人員7人，專任教師65人，輔導員8人。內設系辦公室，由系辦公室主任、行政秘書、教務秘書、學工秘書等組成。系辦公室主任1人、行政秘書1人，另有教務秘書2人，其中1人為副科級，團委書記1人，由輔導員老師兼任，副科級，黨務秘書1人，也有輔導員老師兼任，副科級。是一種縱向的工作模式，為了工作需要，系主任在系辦公室為唯一“官方設置”的基礎上，又設置一些非官方的“有實無名”的一些內設機構，有系教務辦公室、學工辦公室、團委辦公室、黨務辦公室等，與系辦公室具有相同的地位，履行不同的職能，承擔著不同的工作任務，在系主任的統一領導下開展工作。對外統一稱為系辦公室，由不同的系領導分管聯系指導工作，系主任分管聯系指導系辦公室，系黨總書記分管聯系指導黨務辦公室、團委辦公室和學工辦公室，系分管教學副主任分管聯系指導教務辦公室和教研室。這是一種橫向的工作模式。筆者認為，系辦公室不管是采用縱向還是橫向的工作模式，其職能都是一樣的，參謀輔助、政策咨詢、文件文字處理、檔案管理、會務組織、綜合協調、對外聯絡、公務接待、印信管理及服務保障和監督檢查等。都是以服務教學、服務科研、服務人才培養為中心。

當前，系辦公室主要存在以下幾個問題：一是工作人員的責任心有待進一步去增強；二是工作效率有待進一步去提高；三是工作方式方法有待進一步去改進；四是工作程序有待進一步去規范；五是規章制度有待進一步去完善；六是服務水平有待進一步去提升。

二、系辦公室職能分析

系辦公室主要有參謀輔助、政策咨詢、文件文字處理、檔案管理、會務組織、綜合協調、對外聯絡、公務接待、印信管理及服務保障和監督檢查等職能。

參謀輔助。即給系領導當好參謀，當好助手，對系里的工作和重大計劃、規劃要提出建設性建議和意見，供系領導決策參考。善于調查研究，收集信息，輔助系領導做好系里的各項工作。

政策咨詢。即辦公室工作人員要熟悉有關法律法規，知曉系、院的各項規章制度及辦事程序。如職稱評定、科研項目申報、教師獎懲、科研項目申報與學生獎助補貸勤等方面的政策和程序等。

文件文字處理。即系辦公室要做好收發文處理及教學、科研、師資和社會服務等方面材料的處理。辦公室工作人員要有較強的文字功底，較高的思想政治水平，起草好公文，撰寫好計劃、總結及系領導講話稿等。

檔案管理。即辦公室要做好系里各項檔案的收集與管理，包括教學、人事、師資、科研、財務、學生等各類檔案，要善于分析與總結，編寫系大事記和年鑒、系紀事等。

會務組織。即做好系里各類會議的組織與服務工作。做好會議記錄、紀要的撰寫及會議決議事項的落實與督辦等。

綜合協調。即理順對內對外的關系，及時落實有關職能，處理下達的工作任務，及時傳達有關文件和會議精神，積極與各職能部門和系內教師、學生之間溝通交流，確保各項工作協調通順。

對外聯絡。即系辦公室要做好對外聯絡工作，如與兄弟系部，職能處室，校外有關機構等溝通聯絡等。

公務接待。即嚴格執行有關公務接待的相關規定和標準，以熱情、周到的服務做好系里各項接待工作。

印信管理。即做好公章的管理工作，嚴格公章的使用規范，特殊情況下，要向系領導請示，并履行批準手續，做好使用記錄等。

服務保障。即為系領導的科學決策服務、為系的教學科研服務、為系里廣大教師和學生服務。當好他們的“勤務兵”，盡可能地為他們提供保障，且要做到認真、熱情、及時、周到。

監督檢查。即對系、院的決定及領導的批示、口頭交辦的工作任務進行督辦檢查。

三、提升系辦公室工作水平的幾點思考

前面我們了解了系辦公室現狀和工作中存在的一些問題，分析了系辦公室的職能，下面將就如何提升系辦公室工作水平提幾點思考，供領導和同行參考。

（一）領導重視是系辦公室做好各項工作的根本前提。王秀繁在《高校系（部）辦公室工作存在的問題及對策》一文中就曾指出：“系辦公室的作用發揮如何，領導的重視程度起著決定性的作用”。為此，系主任和系黨總支書記及系里的其他領導，分管教學科研的副主任、分管學生工作的副主任、分管師資工作的副主任等都要經常過問系辦公室工作，對系辦公室工作要提出明確的要求，并加強對系辦公室工作的業務指導和領導，時時掌握系辦公室工作情況，有效地指揮和督促系辦公室工作。除了布置工作任務，更重要的是給出工作思路，交代工作任務背景，提出具體的工作任務要求，敢于“授權”和“放權”，信任辦公室工作。雖然系辦公室沒有決策權，但也不能事無巨細事事都向領導請示匯報，由領導定奪，領導要給予辦公室一定的工作原則、工作框架，只要他們按原則辦事，按框架辦事，且有利于系中心工作發展，系領導都應該積極地予以支持，放心地交由辦公室去處理，這樣將有效地增強辦公室的工作主動性和工作針對性。

（二）健全的規章制度是系辦公室做好各項工作的根本保障。健全的規章制度是系辦公室做好各項工作的“準繩”，是系里所人員共同遵守的“法”。規章制度可以隨著情況的不斷變化，在遵循一定的程序和形式上進行不斷地修改與完善，但也不能過于頻繁，應有一定的時效性，在時效內要嚴格執行，且不能因人而異，對上對下都要一視同仁，領導更要模范帶頭遵守，力爭做到人人遵守。系辦公室工作不可以“人”為中心，要以制度來管人管事，堅持按章辦事、按程序辦事。只有按章、按程序辦事，才能將繁雜的系辦公室工作做到規范有序，雜而不亂，增產高效。

（三）提升系辦公室工作人員的整體素質是系辦公室做好各項工作的根本所在?！稗k公室工作是否做得很出色，其關鍵性因素在全體人員的共同努力”。根本上取決于系辦公室工作人員的整體素質。為此，必須不斷提升系辦公室工作人員的整體素質。一是系辦公室工作人員要有很強的思想政治素質。思想端正、為人正直，辦事公道、作風正派，識大體、顧大局；二是不怕吃苦、不畏艱難，求真務實、愛崗敬業、開拓進取的工作精神；三是全心全意為教學、科研、人才培養，為系領導和廣大師生員工的服務理念；四是具有多種工作能力。如寫作能力、實際辦事能力、公關能力、熟練應用現代化辦公室設備能力、調查研究能力、收集信息能力、綜合學習能力等。鑒于以上，筆者認為院系要高度重視系辦公室工作人員這支隊伍的建設工作，要有計劃有目的地進行培養與培訓，定期開展工作交流，定期進行業務指導，邀請校外專家領導過來傳經送寶，有機會更要將他們送出學習?！跋缔k公室工作人員應當懂教育”，系辦公室處于教學科研一線，人才培養一線，要學習一定的教育理論，這樣更有益于工作的開展。

（四）創新工作思路是系辦公室做好各項工作的根本要求。在處理繁雜的系辦公室工作中，工作思路很重要。清晰的工作思路，可以事半功倍。辦公室工作無小事，但在處理具體事務過程中，工作人員還是要分個輕重緩急，不論大事小事都認真去對待是基本態度，科學研判事情的輕重緩急，然后有序高效完成則是一種工作能力，是做好系辦公室工作的根本要求?！跋缔k公室工作具有一定的被動性”。如果老是等著領導來安排工作及有關部門下達工作任務，勢必事事處于被動，如何變被動為主動，創造性地開展工作，筆者認為，系辦公室工作人員必須更新觀念，創新工作思路。一是有計劃地做好分內事務；二是大膽執行政策清楚、會議議定、領導批示的事務；三是善于總結工作特點和規律，總結經驗與教訓，超前做好固定范圍與程序的周期性工作；四是對突發性事務要有預見性，盡可能地做到事先有準備。在創新工作思路過程中，一定要謹慎細致，規范高效。

（五）關懷激勵是系辦公室做好各項工作的根本動力。實行正確的系辦公室工作關懷激勵機制，對于院系和院系領導是一件非常重要的事情。關注系辦公室關懷激勵有2種形式，一種是精神上，一種是物質上。精神上，院系及院系領導要高度重視系辦公室工作人員的思想動態，要熱情主動的做好他們的思想政治工作，尤其是在他們升降進退、遇到重大挫折與變故等一些關鍵的節點上，要與他們交流思想，增進與他們之間的感情，緩解他們思想與工作上的壓力。要主動關心系辦公室工作人員的成長，對他們要能拉一把，絕不推一把，要真心實意，以誠待人。物質上，要給予系辦公室工作人員一定的物質獎勵。系辦公室工作人員在評優評先、職稱評定上較為艱難，平時多忙于一些事務性工作，工作業績又不易體現和量化，得到領導的肯定與認可是很難的，再加上職務晉升的道路崎嶇，深深地影響著系辦公室工作人員的積極性。這些院系與院系領導都必須予以高度的重視，采取有效措施，實施關懷激勵機制增強他們的工作主動性與積極性。對系辦公室工作人員實行關懷激勵機制要注意這樣幾個問題：一是理由與標準要統一，不能因人而異，出現多重標準；二是關懷激勵要公開透明；三是關懷激勵機制不能形同虛設，要真正落實下去，且不打折扣。實行關懷激勵不僅僅給予系辦公室工作人員一定的實惠，更重要的是振奮他們的精神，讓他們在繁忙辛苦中身心愉悅地去工作。

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