高等教育教學評估對高校教學秘書的具體要求

曹友桂　王惠麗　王興虎　柳維璽　司懷軍

摘要：高等教育教學質量是高等教育改革中最受關注的話題之一。作為保證高等教育教學質量的重要措施，高校教學評估已然成為各個高校工作的重中之重。而各學院教學秘書職位是學院設置的教學管理工作的重要崗位，各院教學秘書是學院管理教學業務的重要力量，是高校從事教學管理的主要工作人員。隨著我國高等教育教學評估的改革和發展，其對高校教學管理的相關行政人員，特別是教學秘書提出了越來越高的要求。本文主要分析高校教學評估對教學秘書崗位的工作人員在工作意識和工作職責方面提出的更高要求。

關鍵詞：高等教育教學評估；高校教學秘書；意識和職責

中圖分類號：G642 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）48-0019-03

高等教育教學水平評估是國家教育行政部門對高等學校本科教學辦學水平的綜合測評，是檢查和評價教學質量和學校教學工作的主要手段，其目的是促進學校按照教育規律不斷明確辦學指導思想、加強基本建設、改善辦學條件、深化教學改革、強化教學管理、全面提高教育教學質量。高等教育教學評估的原則是以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設。教學工作水平的評估工作是由學校自我評估、專家組現場考察和學校整改三個階段構成。根據教育部辦公廳關于印發《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》的通知要求，普通高等學校本科教學工作水平的評估指標體系中，教學秘書最直接相關的一級指標是教學管理，二級指標是管理隊伍和質量控制。本科教學評估是一項高難度、大責任、重任務的工作，涉及教學管理的方方面面。教學秘書的工作決定了他們必須具備三重角色：管理者、服務者和溝通者，且這三種角色是有機統一的。作為高校的專職教學秘書，他們應該對學校關于學生管理及教學管理等各項政策及實施標準掌握透徹，這樣才能為學生及教師更好的轉達和解讀。作為最基層的管理者，教學秘書的業務工作實際上直接接受教務處指導，各類文件及通知經請示學院主管教學副院長后直接通知學生和教師，執行過程中任何疑問都首先反饋至教學秘書。如果他們對相關政策解讀不到位，將會誤導學生和教師，導致教學秩序混亂。在實際工作中，教學秘書主要服務于教師和學生，服務于整個教學工作，主要完成教務處的相關工作，如下達教學任務、征訂教材、學籍管理、畢業證和學位證初審等工作，還有組織教學實踐及大學生科研訓練的申報、中期檢查、結題驗收等工作。他們是教務處和各院系、教師之間的橋梁，也是協調領導、教師、學生、教務部門關系的主要人物?？梢?，教學秘書崗位在常規教學管理中及高校教學評估中至關重要，因此，在新的教育教學改革過程中，對高校教學秘書的日常工作提出了許多具體要求。本文將做詳細闡述，主要從思想意識及工作職責兩方面概述。

一、五種工作意識

1.學習意識。一個專職的教學秘書，對所在學院的相關專業要有全面的認識，只有這樣，才能對本學院各專業教學計劃了如指掌，也只有對專業教學計劃有深刻認識，才能在教學計劃修訂過程中提出建設性的意見，而具備專業知識背景又在教學管理崗位的專職教學秘書才能將專業及管理巧妙融合，為人才培養提出可行的、專業的建議，促進教學及管理相長，將教學管理推向新的高度。專業知識是基礎，管理能力、協調能力、溝通能力等也是影響教學秘書工作開展的關鍵因素，沒有良好的溝通協調能力就不能將學校政策、領導意見、教師意見、學生疑問等準確及時的傳達，就不能有效地開展教學管理工作。除了專業知識和管理能力兩大基石以外，教學秘書還應該具備管理學、心理學、哲學等相關高等教育知識，在實踐中不斷提高理論研究能力和創新能力，積極參加教學管理方面的培訓或學習，與兄弟院校教學秘書交流教學管理工作的經驗，不斷提高業務水平。

2.責任意識。教學秘書直接為學生、教師服務，將學校的政策、制度、文件傳達解釋給每一個學生和老師，涉及的事情煩瑣細小，但是對每一個學生和老師來說，卻涉及教學的每一個關鍵環節，這極大地考驗教學秘書的耐心、細心和責任心，只有把它真正當成自己的事情去辦才能確保萬無一失。對教學秘書來說，工作做好了也許根本看不出來，但是，出現錯誤，很可能就是嚴重的教學事故，甚至影響到學生畢業證、學位證等重大問題。因此，樹立責任意識，熱愛教學秘書崗位，樂于奉獻是每一個教學秘書必須具備的素質。只有真正愛崗敬業，無論任何時候都對學生、老師負責到底，熱愛自己平凡的崗位，默默無聞為教學各個環節服務，不斷付出自己辛勤的勞動，才能成為一個盡職盡責的教學秘書。

3.服務意識。教學秘書是學校崗位中真正的服務人員，要為學生、教師、領導、學校教務處各科室服務，需要在這些服務對象之間進行信息溝通與協調，起到承上啟下、左右協調的橋梁和紐帶作用。相對于專職教師來說，教學秘書要坐班，時間上不自由，專業上不精通，待遇上不如專業教師，發展空間也不如專業教師，這樣很容易造成他們心理不平衡而失去熱情，降低責任意識。只有具有強烈的責任感，對服務工作有極大熱情，對待學生和老師耐心細致的人才能做一個稱職的教學秘書。這種服務意識要求教學秘書深刻認識到自己在教學管理中的重要作用，并且把教學管理目標的實現當成自己的目標，以主人翁的態度認真思考，勤奮工作，細致踏實，按時、按質按量完成教務管理的每一個環節，在日常的工作中時時刻刻保持這種高度的責任意識。

4.質量意識。近年來，我國高等教育規模不斷擴大，招生規模擴大，校區擴建，生師比也隨之不斷擴大，這極大地影響了高等教育的質量。隨著我國高等教育規模的快速發展，深化教育改革迫在眉睫。而教育改革的核心，在于提高高等教育的教學質量，改革高等教育管理體制，真正讓高等教育為社會培養有用人才。提高高等教育的教學質量，培養有用人才是一個大課題。教學秘書只是這個大廈的一個小螺絲釘，但也是其中的關鍵一環，這一環出現問題將會影響整個大廈的質量。教學秘書是教學管理中最基層的管理人員，也是容易出現問題的一個階層?；鶎咏虒W管理的質量是保證教學質量的基礎，也間接影響整個高等教育的教學質量。endprint

5.法律意識。依法治校是高等學校的發展方向，教學秘書在教學管理過程中也會涉及到各種管理制度及高等教育政策，他們必須建立起正確的法制觀念。沒有法律意識來約束自己的管理行為，沒有制度意識來規范自己的管理程序，有意無意中會侵害教師、學生的合法權益，因此，學習高等教育相關的法律知識，樹立法律意識也是每個教學秘書必修的課程。只有了解相關法律知識，才能更好地為師生服務，保護師生權益，贏得學生老師的尊重和認可。

二、四大工作職責

1.教學管理。教學秘書要協助學院分管教學的院長及系主任制定和組織實施本學院各專業的教學改革方案、教學工作計劃、課程建設規劃、教學管理規定等；協助教師辦理課程調整，并將教務處批準的課程臨時變動情況及時準確通知到各學生班組和有關教師；協助學校做好各種教學檢查工作，協助教學院長檢查本學院教學計劃的執行情況；在規定時間內，協助教學院長編制下學期的教學任務和開課計劃，并將其發送給任課教師。領取、收發各項實踐教學環節表格和上報數據，協助學院做好畢業答辯、畢業論文、各類實習的組織實施工作；依據教務處和學院領導的要求，協調各方關系，安排本單位的各項教學活動，協助教學事故的調查、認定和處理工作，從而維護正常的教學秩序。

2.學生管理。教學秘書要每學期進行學籍清理，?？疵课煌瑢W的學業進展，辦理學業警示、退學、休學、復學、提前畢業、保留學籍、延長學習年限等相關事宜；建立學籍檔案，按要求及時報教務處備案，統計學生的注冊情況，登記學生人數變動；組織新生報到注冊工作；核對各類數據和表格，為本科教務管理信息系統數據庫建設提供基礎數據；提供本學院應屆畢業生畢（結）業、學位授予資格審查名冊；組織發放學位證書和畢業證書，接受補辦畢業證、學位證，辦理學歷證明等；安排畢業班學生辦理各項畢業相關的學歷認證、電子注冊和電子攝像等工作。

3.教材管理。教學秘書要協助學院組織教師開展教材質量評價，反饋教材使用意見；及時準確填報預訂教材的清單并上交教材管理部門；協助教材管理部門審查預訂教材情況，同時協助教師選定優秀教材，統計本學院教師用書，通知教師申報教材建設項目，統計學院每年教師主編、參編教材等事宜。

4.檔案管理。學院教學相關的所有基礎數據的收集、整理、歸檔等工作都由教學秘書完成，甚至每年的教學質量報告都由教學秘書撰寫初稿，因此，學院各類教學活動的準備活動、過程記錄、新聞報道撰寫、總結材料的初稿等都由教學秘書完成，收集整理學院各類教學基礎數據、教學檢查活動及其總結材料、教學研究和教改項目資料。并且，教學秘書要歸檔并保管每學期教學大綱、專業培養方案、教學工作總結與計劃、教師任課表、教學進度計劃表等教學文件；保管本單位教師的教學業務檔案和各學期、各班級課表、學籍、考表、成績相關材料；收集、整理、報送并歸檔畢業生的畢業鑒定表、實習成績、總結材料和畢業論文工作。除完成上述工作外，教學秘書還為教師、學生提供遺失密碼查詢工作，協助學員進行評教工作，協助教務處完成學生的重修、選修工作，承擔雙學位學生、1+2+1留學生的課程設置安排等工作。

根據以上工作的特性，高校教學秘書要加強業務學習，不斷提高政治思想素質，主動學習、認真負責，遵守各項教學管理制度，認真做好教學環節各項工作，甘心做好細致的服務者、積極的協調者、嚴謹的教育者、創新的實踐者，才能讓學院乃至整個學校在高等教育教學評估中應對自如，取得優良的成績。

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作者簡介：曹友桂（1982-），女（土家族），湖北五峰縣人，碩士，研究方向：高等教育管理。

通訊作者：司懷軍，男，教授，博士生導師，學院院長。endprint