水土保持科技示范園工程建設中的檔案管理——以江西水土保持生態科技園為例

熊 永，房煥英，龔來紅，左 文

(江西省水土保持科學研究院，江西 南昌 330029)

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水土保持科技示范園工程建設中的檔案管理
——以江西水土保持生態科技園為例

熊 永，房煥英，龔來紅，左 文

(江西省水土保持科學研究院，江西 南昌 330029)

水土保持科技示范園；工程檔案；管理措施；江西水土保持生態科技園

檔案是工程建設的重要組分，記錄反映了工程的原始狀況，是工程竣工交付使用的必備文件，也是日后保養、維護的依據，以及擴建和改建等的技術資料。水土保持科技示范園工程建設迫切需要提高對檔案建設的重視度和建檔的規范化水平。以江西省水土保持生態科技園為例，對工程檔案類別、范圍、程序等進行梳理，并提出了常見問題和管理對策，旨在加強水土保持科技示范園檔案建設，更好地為水土保持工作服務。

水土保持科技示范園是為我國水土流失治理服務的，具有水土保持社會宣傳、示范推廣作用和科普示范功能。20世紀末以來我國各地相繼建設了大量水土保持科技示范園[1]，江西水土保持生態科技園就是其中之一，該園區的建成和投入使用為我國南方紅壤坡地區水土流失研究與綜合防治提供了有力的科技支撐。檔案工作是水土保持科技示范園建設與管理工作的重要組成部分——檔案驗收是工程實體驗收的先決條件，竣工檔案是工程質量的“軟件”保證。檔案管理則是針對工程檔案收集、保存、應用而實施的一系列管理手段，旨在規范檔案建設，更好地為工程建設服務。本研究以江西水土保持生態科技園為例，對水土保持科技示范園檔案形成和管理過程中出現的常見問題進行梳理，并提出解決措施和管理對策等，旨在加強水土保持科技示范園檔案建設。

1 工程檔案分類

水?？萍际痉秷@工程檔案包括：工程建設前期文件，由項目法人負責立卷；工程建設管理文件，由項目法人負責立卷；施工文件，由施工單位負責立卷；監理文件，由監理單位負責立卷；科研項目文件，由項目法人負責立卷；財務、器材管理文件，由項目法人負責立卷；竣工驗收文件，由項目法人負責立卷。

2 不同實施階段歸檔范圍

2.1 前期

工程建設前期主要是準備工作，涉及以下資料：勘測資料；規劃資料；項目建議、報批、審批等資料；可行性研究相關文件；初步設計相關文件；各種專項文件，如環評、水土保持評價、水資源評價等；評估、鑒定、試驗等專題報告；招標設計文件；技術設計文件；施工圖設計文件等。

2.2 建設期

在工程建設期主要歸檔施工開始后、竣工驗收前的所有資料。

由項目法人負責立卷的資料包括：管理及涉及的法律事務文件；開工資料；所有會議資料；大事記及聲像材料等；各種合同、協議等文件；移民、索賠及其他反索賠等資料；各種工程計劃資料；各種設計及審查資料、控制文件等；安全及事故處理資料；招投標資料；專項驗收資料；工程啟用移交等各種資料；科研資料；開題報告，任務書，批準書，合同，研究方案，計劃報告，記錄、圖表、照片資料，分析、計算、數據成果，試驗裝置資料，各種報告和技術鑒定，成果申報，審批、推廣、考察報告；財務、器材管理文件;財務計劃，投資統計，概算、預算、決算、審計文件，器材、耗材等清單和使用情況，固定、流動、無形、遞延資產等。

由施工單位負責立卷的資料：技術交底、圖紙會審資料；施工組織設計、審核資料；建筑原材料相關資料；設備相關資料；設計變更、商洽等資料；施工定位、放樣等資料；地質勘探、土(巖)試驗報告；基礎工程相關資料；工程設備、管線相關資料；工程質量相關資料；技術總結、施工預決算；事故及缺陷處理等相關資料；工程各階段檢查資料，單項工程驗收結論及相關文件；竣工圖；聲像資料、大事記、施工記錄、日記等。

由監理單位負責立卷的資料：合同；監理大綱、規劃、細則、采購方案、監造計劃、批復文件等；施工進度、延長工期、索賠、付款報審等相關資料；開(停、復、返)工令、許可證等；各種通知、往來函電、重要文件等；工程材料相關資料；監理日志、周(月、季、年)報、備忘錄等；控制、測量、檢測、抽查等相關資料；各種報告；工程進度資料；價格、支付、索賠、投資、采購等資料；簽證、認證、評估等資料；設備、材料、配件相關資料；會議紀要、通知單、聯系單、聲像資料等。

2.3 竣工驗收期

在工程竣工驗收期主要歸檔準備驗收、工程正式投入使用前產生的所有資料，包括：驗收相關文件；各種工作報告、總結(如建設管理、工程監理、運行管理、質量監督)等；聲像資料；項目評優報獎材料。

3 檔案管理程序

3.1 組建部門、安排人員

“檔案先行”是完善檔案工作的前提，始于工程立項。江西水土保持生態科技園實行項目法人責任制，設立有專門的機構及專職的管理員，明確崗位職責，實施規范化管理。建設單位項目部計財處在《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦〔2005〕480號)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822—2008)，以及當地城建部門對檔案接收要求的基礎上，參考水利廳直屬相關兄弟單位的檔案整理經驗，同時征求工程人員的意見，在監理和施工單位的協作下制定出適合本工程的管理辦法，包括檔案形成、積累、整理、歸檔等，明確了搜集范圍、分類方案、編號法則，于施工單位進場時印發，以督促其做好歸檔工作。

3.2 檔案搜集及預存檔

項目開展過程中，前期文件、設計文件、施工文件、監理文件與竣工文件等逐步積累。參建單位在編制工程進度計劃時，按照“誰形成，誰編制”的原則各司其職，依據檔案管理法則進行整理，對于不符合規范的資料及早整改。為規避材料分散現象，須及時收回以免遺失。為確保檔案質量并順利通過驗收，所有文件宜按分部分項工程預存檔、歸類、初步編號等，同時方便后續文件有序入庫。所有文件的借閱應嚴格依制度執行，一般只出借復印件，且要進行出、入庫登記，期間敦促歸還，以確保文件的完整、及時歸還等。

3.3 工程檔案接收與竣工驗收工作

竣工文件依制度編制，施工單位所編檔案由監理單位負責審核。檔案接收時要嚴格審查，包括歸檔范圍、案卷質量、文件材料的系統性等，對不達標者拒絕接收，并責令整改。在檔案正式驗收前進行預驗收，檢查其完整性、規范性，缺失項目盡快補齊，以免錯過完善檔案的最適時期。檔案通過驗收后，方可申請工程驗收。

3.4 項目運行過程中的檔案管理

項目運行階段，檔案已完全入庫、正式管理，主要用于工程運營過程中的檢修和保養等。檔案室要符合存放要求，并張貼檔案室管理辦法、檔案員職責、檔案借閱辦法等，無關人員不可隨意進出檔案室、翻動資料等，要保證檔案整齊整潔，尤其是資料查閱和外借需嚴格依制度執行，避免出現破損、遺失的現象。在條件具備的情況下，管理員可將所有資料錄成電子檔或者將某些重要文件掃描存檔，并建立合理的查詢方式，既方便查詢又避免紙質材料破損。

4 檔案管理常見問題

檔案的質量包括內容質量和案卷質量。內容質量指檔案反映的科技水平及數據材料的準確性，案卷質量指材料的齊全性、系統性和規范性[2]。根據江西水土保持生態科技園的情況，水土保持科技示范園檔案管理中存在的問題有：

(1)檔案員專業素質低。設計單位對檔案工作重視不足，檔案員一般是快退休的或者是兼職人員。這樣會產生一些弊端：一是檔案員缺乏工作熱情，檔案意識低下；二是資料整理停留在文書檔案水平，缺乏專業素質；三是檔案員兼職或同時兼顧多個工程，可能出現管理混亂問題。

(2)收集范圍不明確。沒有及時出臺檔案管理辦法，由參建單位自行存檔，經常出現收集內容和整理方式不統一的問題，若發生缺失、遺漏等則很難彌補。

(3)材料不齊全、質量難保證。材料質量包含完整性、準確性、原始性等。一是不及時收集，資料散亂在個人手中，或遺失或破損；二是材料自身的缺陷，內容不夠完整，缺少記錄、合格證、蓋章甚至簽字等。

(4)整編方式不合格。檔案管理辦法中要有明確的分類方案，指導資料分門別類地歸置，編號后附卷內目錄于檔案盒，盒子封面要注明所裝內容。此過程較為復雜、耗時費力，也經常發生問題。

(5)檔案室不達標。檔案室樓層安排出現“頂天立地”現象，不利檔案的儲存，尤其南方氣候濕潤更不適合，有鼠咬、蟲吃甚至霉變腐爛風險。更有甚者，檔案室配備奇缺，只是簡單的一間房、幾排架，不符合管理要求。

(6)查閱程序不嚴格。一是缺乏簡便快捷的查閱工具，更有甚者翻箱倒柜亂找，對資料造成不必要的損傷；二是沒有嚴格執行借閱制度，借出后無人追要導致遺失等，有的甚至出借原件，造成無法彌補的損失。

5 檔案管理的關鍵措施

5.1 增強意識，提升能力

(1)建檔部門。檔案質量的高低取決于領導的重視度。項目伊始，檔案積累便形成，管理工作的人、財、物就要到位，檔案員要熟悉《中華人民共和國檔案法》，樹立依法治檔的觀念。檔案工作量大、持久，檔案員業務素質的提升是確?？⒐n案質量的根本措施。原則上領導安排職員時避免出現“照顧崗位”。在江西水土保持生態科技園建設過程中，負責人對工程檔案高度重視并直接分管，配備專職檔案員，無論學歷還是綜合素質均做嚴格要求。檔案員到崗后便著手學習檔案知識，參加相關培訓，參觀相關部門檔案室，與其他參建單位檔案員溝通協調，建立健全了檔案管理體制，形成了檔案管理網絡體系。

(2)驗收和接收部門。項目預驗收或正式驗收時，由建設單位項目負責人、檔案管理人員和施工單位組成驗收小組，對檔案的完整性、準確性進行全面系統地審核驗收，及時發現問題并提出整改意見。正式驗收安排在建設單位向城建檔案館等報送時，由接收人員再次審查，并著重審核預驗收時存在的問題及檔案的立卷質量等，進行全面評估，以決定是否同意移交。

5.2 制定制度，嚴格落實

(1)檔案管理制度。包含形成、積累、整理、歸檔等內容的檔案管理辦法，在項目伊始便要形成。要明確歸檔范圍和質量要求，產生約束力，在新項目進場時便印發并及時追蹤。所有參建單位要高度重視，嚴格依此執行，注意時間節點，避免出現遺漏等現象。建設過程中的資料借閱，要按事先制定的檔案借閱制度執行，文件出入均要詳細登記，以確保資料完整、及早歸還等。檔案員要高度負責，使各項制度付諸實踐。建議檔案員不要隨意調換，尤其是在工程竣工檔案尚未交驗合格時，若必須調動則需提前報負責人同意并全面交接，避免對檔案工作造成不利影響。

(2)檔案監督機制。①建設行政主管部門。在建設單位辦理工程規劃許可或者工程施工許可時，最好與其簽訂檔案責任書，明確參建單位的責任和義務，并監督執行。②總指揮部。充分發揮其主體作用，督促參建單位對檔案員定期進行統一、規范的管理和指導；對竣工檔案進行檢查，出現問題勒令整改；基于總指揮部對資金的使用控制，建議為參建單位劃撥專項資金，切實保證檔案管理工作的順利開展。③建設方?？刹扇〖惺占?、隨到隨收、跟蹤收取、滯后補充等方式收集資料，并定期舉行檔案管理例會，及時發現、協調解決資料收集和積累中出現的問題。④監理方。在監督過程中，要充分發揮監理的作用，將資料整理與工程建設同步進行。對拒不履行或拖延者，聯合建設方發函提醒或采取其他措施。⑤檔案接收方。嚴格管理，開工前或技術交底時，要明確檔案整理范圍和要求；及時指導收集程序和步驟、整理程序等，采取深入項目現場宣傳和不定期培訓的方式，提高檔案管理人員業務水平。

(3)檔案獎懲制度。一是合同約束、經濟制裁。對檔案材料的收集、整理、移交等要求不達標者，實行經濟制裁并明示于合同中，或者對在規定時間內未完成者進行經濟處罰。二是驗收程序約束。檔案驗收是工程驗收的前提。城建檔案館要嚴把竣工資料初驗合格證關，對不合格者堅決不發放“工程竣工檔案初驗認可證”，從而對施工方施壓。三是負責人的約束力。對不配合者，積極督促，并進一步采取施壓措施，如發函要求更換檔案負責人、要求與高層次負責人通話等。

6 檔案管理探討

受限于負責人的重視度及管理員的專業素質，現有檔案管理方法存在不同程度的滯后現象，如：資料多是紙質，規整耗費時間，查找麻煩，不利于竣工驗收后運營單位的使用；建設過程中重要的工作細節，因無法快速形成紙質版資料而被忽視，降低了檔案質量[3]。因此，建議水?？萍际痉秷@檔案實施信息化管理，以便較快速、用較小空間實現其統一有序管理，同時可使紙質和電子音像資料相結合等。電子化管理需要紙質檔案和電子文件同步收集，以避免電子文件缺失對檔案完整性的威脅。當然，管理方式的提升要有專項資金保障，配備專用軟件(檔案管理系統軟件等)、硬件設施(如打印機、掃描儀、電腦等)，提高信息化建設水平。在此基礎上，應推廣以局域網為平臺的網絡化管理，在相關處室建立局域網，實現檔案存儲和檢索的網絡化、自動化，從而更準確、快捷、有效地提供服務。

[1] 房煥英,熊永,龔來紅,等.水土保持科技示范園建設實踐[J].中國水土保持,2016(2):44-46.

[2] 劉爽.提高建設工程竣工檔案的編制質量[J].城建檔案,2011(11):39-40.

[3] 楊綺梅.電力工程建設檔案管理探析[J].經營管理者,2014(36):343.

(責任編輯 李楊楊)

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熊永(1987—)，男，江西南昌市人，助理工程師，碩士，從事水土保持工程建設與管理工作；通信作者龔來紅(1966—)，男，江西南昌市人，高級工程師，學士，從事水土保持工程建設及相關管理工作。

2016-08-15