現代電力企業辦公室管理工作的優化與完善措施探討

黃　冶（國網湖南省電力公司桃江縣供電分公司，湖南 桃江 413400）

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現代電力企業辦公室管理工作的優化與完善措施探討

黃冶（國網湖南省電力公司桃江縣供電分公司，湖南 桃江 413400）

當前，現代電力企業的發展和進步不僅依賴于其自身的先進技術和水平，還取決于電力企業完善的內部管理制度。完善的辦公室管理制度對于電力企業的規劃、決策、發展壯大都有著重要作用，作為電力企業的綜合管理部分，只有不斷加強辦公室管理工作，才能有效協調好電力企業各個部門的工作，使之相互協作，共同完成企業發展的目標。本文主要針對現代電力企業辦公室管理工作的優化與完善進行探討。

電力企業；辦公室管理；優化

1　引言

辦公室管理工作在溝通上下級工作方面上具有重要作用，也是企業管理工作中的重點。相關管理人員需要全面掌握電力企業的運營情況，并實時監控企業的發展情況，確保每一個決策的制定、每項工作的安排都具有科學性與可行性。通過電力企業辦公室管理人員來向各個部門傳遞關于電力工作的內外部消息，根據各方面信息來確定企業計劃與決策，在合理地開展管理工作的過程中，確保企業正常運行，幫助電力企業提升效益，使之更好地為人們服務。

2　現代電力企業辦公室管理工作的重要性

電力企業辦公室屬于綜合性的辦事機構，直接服務于企業領導、各個部門、基層及全體員工，主要的工作內容包括：起草文件、傳遞公文傳、督辦協調、信訪接待等，電力企業辦公室作為企業的對外窗口，是企業與外界進行聯系的“橋梁”。目前，電力企業漸漸向市場經濟化發展，同時電力體制也在不斷改革和創新，其重點在于強調辦公室工作不能再進行單一的事務性工作，而應立足在企業的發展方面，準確掌握在市場經濟環境下電力企業的發展方向，以及如何做好企業的服務性工作等，以此來進一步推動電力企業在市場經濟的背景下能夠穩定發展。但就目前我國大部分電力企業的辦公室管理工作而言，存在很多問題，包括：管理制度不夠規范、辦公人員服務意識不夠、工作人員素質低下及沒有發揮好辦公室的溝通協調作用等，這些問題嚴重影響了電力企業在群眾心中的形象。因此，隨著市場經濟的快速發展，怎樣讓電力企業辦公室的工作水平得以提升，是電力企業目前最該關注的重點問題。

3　電力企業辦公室管理工作中存在的問題

3.1電力企業辦公室的管理理念落后

目前，隨著我國電力事業的不斷發展，在一定程度上加深了與國外的交流，對外開放程度也在逐漸擴大。因此，外來的企業管理理念與本土的企業管理理念不斷沖擊，需要對其進行相應的完善與優化。其中，科學技術的更新使工作人員不再被機器設備所禁錮，讓工作人員的工作時間具有一定的彈性，從而進一步提高其對工作的主動性。與此同時，傳統老套的工作管理理念直接對電力企業的辦公室管理工作產生不利的影響，根本上是無法帶動企業發展與進步的，所以，要對傳統的辦公室管理理念進行優化和更新，以此來促進電力企業的穩定發展。

3.2電力企業辦公室的管理制度不健全

為了進一步促進電力企業的發展，則要不斷擴大自身生產力度以及生產范圍，努力提高自身的工作效率。但是，一些辦公室管理工作存在的缺點，在一定程度上阻礙了電力企業工作效率的提高，造成人力與物力的浪費。因此，在復雜多樣的發展過程中，要完善和提高電力企業的辦公室管理制度，以此來提高電力企業的實際工作效率，使其能夠有制度可依。

3.3電力企業辦公室的事務操作能力不強

相對而言，電力企業辦公室的工作內容比較繁瑣，要求工作人員要將工作做好、做細、做精，所以在執行起來比較費時費力，稍有一點差錯就可能出現破壞性的連鎖反應，導致工作人員經常吃力不討好，容易被領導批評或者遭到同事埋怨，也正是因為經常出現這樣的情況，使辦公室人員在工作中容易出現消極的情緒，給工作的完成和落實帶來一定程度的影響。面對比較繁瑣及復雜的工作，要求辦公室人員在業務上要具有較高的專業素養和工作能力，但由于各種原因的存在沒有使辦公室人員的工作能力有所提升，比如，接受培訓的時間或次數比較少，甚至有的人從工作開始都沒有接觸過一次培訓，致使工作人員的工作能力漸漸跟不上電力企業的發展步伐，滿足不了辦公室的工作需要。

4　做好電力企業辦公室管理工作的對策

4.1強化內部管理，建立健全電力企業辦公室管理制度

電力企業要想在市場經濟這個大環境下發展，就要重視提高辦公室的整體工作水平，并按照“科學、規范、高效”的原則，建立并完善相關的辦公室管理機制，確保辦公室人員在處理事務時能有制度可依，切實提高管理工作的規劃性及實效性。比如：①對于一些事務性工作：文件的起草、校核到簽發；督辦的起草、反饋到結束；信訪的登記、傳閱到處理等，要制定相關的工作步驟及流程，使每一項工作都能按照制度執行；②針對目前辦公室存在的人少事多的現象，可實行目標考核制，建立“工作有標準、過程有監督、結果有考核”的管理機制，將各項工作安排到個人去負責，并實行獎懲制度，避免工作再出現失誤、低效的現象。

4.2提高電力企業辦公室人員的工作素質

在企業中，一個人所具備的素質、能力及技能都能對提高自身的工作水平起到重要作用。對于在電力企業辦公室的工作人員而言，除了要具備電力方面的專業知識，還應具有在辦公室管理工作方面的能力，以此來發揮自身在工作中的價值。在市場經濟和知識經濟迅速發展的背景下，一個人只有在不斷的學習和積累中，才能緊跟市場發展的步伐，在工作中有所創新，提高自身的工作水平。所以，電力企業辦公室人員在工作中不能單一的只憑經驗工作，而要不斷加強對政治理論和時事的學習，分析在新形勢下的政治動態，能夠運用相關的政治方法處理工作事務，另外，還要提高自身在業務方面的能力，包括動筆及動手能力?？萍嫉难该桶l展，帶動了信息化時代的進步和電腦技術的普及，所以將信息技術應用在辦公室中是很普遍的，對此，電力企業辦公室的工作人員還要努力學習相關的信息技術知識，以免在信息潮流中錯失利于企業發展的信息，同時還應具備綜合研究分析信息的能力，提煉出對企業發展有利的高質量信息，有助于領導明確企業未來的發展趨勢，做出科學性的決策。

4.3充分利用企業人力資源，做到以人為本

企業規章制度的制定是保證企業辦公室管理工作正常開展的重要前提，但是，還需要對辦公室工作人員自身的重要作用予以重視。有效的突破傳統的管理方式，逐漸轉變成具有實際意義的管理方式，始終重視辦公室管理人員在企業的實際發展過程中所發揮的重要作用，并且以人為中心，把現代企業的管理方法與企業的經營藝術有機的結合起來，進而將企業的專項管理轉變為全面并且長遠的戰略管理。比如，采取柔性管理方式，這是一種與剛性管理相對應的管理方式，重視人的作用，“以人為本”。柔性管理比較重視企業發展過程中的個人作用，企業應當真正為員工服務，“想員工所想，憂員工所憂”，真正讓員工感受到公司的關懷。柔性管理能夠最大的將員工力量凝聚起來，為企業工作的開展提供保障。辦公室管理作為企業決策的執行者和監督者，應該重視人力資源有效管理，及時解決員工困惑，促使員工能夠全身心地投入到工作中。

4.4增強部門間的協調能力，提高工作績效的實效性

辦公室管理部門要與其他部門之間相互協調。辦公室管理人員除了要經常和其他部門進行溝通交流外，還要協調完成各項工作和任務，避免電力企業出現內部員工產生矛盾的情況。只有做好各個部門之間的協調工作，才能使部門之間達到合作的目的，以此來加快電力企業的發展速度，提高辦公室管理工作績效。將協調工作做好：①要注重協調的高度。辦公室人員平時應注意做好資料的積累，應有全面、足夠的儲備，在工作中緊跟領導的思路去思考、籌劃、安排和處理問題；②要拓寬協調的廣度。注重發揮各方面的積極性，加強與上級之間的聯系，并將在企業工作中遇到的難點問題積極向上級反映，爭取上級部門的支持；③要把握協調的量度。要做到及時協調、正確協調、善于協調，使辦公室的協調作用發揮得更加充分、有效。

5　結語

總而言之，現代電力企業對人們地的日常生活發揮著重要的影響作用，而辦公室管理工作對于現代電力企業的發展至關重要。相關管理人員應當不斷自高自身的工作主動性，增強自身的協調能力，在良好的工作氛圍中，做好上下級的溝通工作，重視對企業各方面信息的收集與整理，為企業領導提出合理化建議，提高工作質量，進而幫助企業提升效益，促進企業地良好發展。

［1］陳鵬浩.現代電力企業辦公室管理工作的優化與完善［J］.現代國企研究，2015（14）：13～14.

［2］葉笑塵.論現代電力企業辦公室管理工作的優化與完善［J］.中國電力教育，2014（5）：214～215.

［3］曾榮木.現代電力企業辦公室管理工作的優化與完善［J］.辦公室業務，2014（9）：22.

黃 冶（1981-），男，本科，主要從事行政和黨群管理方面的工作。

C931.4

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2095-2066（2016）16-0100-02

2016-5-20