淺談在文書檔案管理工作中提高計算機管理的運用

趙思媛

摘 要：文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成。隨著計算機及其網絡技術的不斷更新發展，先進的計算機技術等自然而然地成為提高文書檔案管理工作的重點，基于計算機的文書檔案管理優勢是傳統的文書檔案管理方式所遠遠無法媲美的。全面提高計算機在文書檔案管理工作中的運用，可以實現文書檔案科學管理，加強文書檔案管理質量，切實發揮文書檔案的作用，全面提升文書檔案管理和利用水平。

關鍵詞：文書檔案；現代化；計算機管理

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成。隨著改革的持續推進，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應社會發展的新形勢，確保文書檔案信息的有效性和準確性，這是文書檔案管理工作的要求及發展方向。隨著科學技術的快速發展，計算機的推廣，文檔檔案管理工作越來越離不開對計算機的運用。下面，本人就如何在文書檔案管理工作中提高計算機管理的運用淺談如下：

1 文書檔案運用計算機管理的優點分析

（一）提高辦公效率

傳統文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進行文書檔案管理根本不會出現該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時修改顯得方便快捷。計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。計算機文書檔案管理系統一般包括文件管理、檔案管理、資料管理、主題自動標引、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲、全文錄入、智能模糊檢索等多項功能。通過不同功能模塊對文書檔案資料進行邏輯分類、組卷、打印等。檔案人員和文書人員在同一系統中進行相關操作，不但減少了許多重復錄入等工作，同時使文檔工作人員勞動強度大幅度下降。

（二）改善案卷質量

在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便?，F有的文書檔案內容繁瑣、形式多樣、分類細、費時又費力，檔案工作人員經常要加班加點，有時還要抽調人員幫忙，案卷質量卻難以保證。文書檔案管理人員通過使用計算機管理系統，可以提高組卷的效率和質量。由于這種組卷方法可以做到標題準確，且文件著錄、標引規范，從而克服了組卷的隨意性，使歸檔材料的完整齊全率有了保證。加之公文處理系統的平時登記，就是應歸檔文件清單。文書檔案管理工作人員根據計算機所列的清單確定歸檔文件，防止了遺漏，確保了案卷的原始性、真實性。

（三）改善重新修改效率

使用計算機操作來進行對文書檔案的管理在對已整理歸檔后的文書重新修改時也帶來了很大的方便之處。在過去人工操作管理文檔的時候，若要對整理歸檔后的文件進行修改就必須要對這些文檔進行拆卷重做，這樣會造成管理工作者的工作變得繁瑣。但是，在使用計算機操作管理后，文書的修改便顯得容易輕松得多了。修改文件時，管理者只需通過鍵盤操作，輕輕一按就可了事，整個流程進行得快捷多了。而且，在計算機的使用上，由于文書檔案的資料已轉變為電子版的文獻信息，這在網絡技術的幫助下，利用計算機的檢索功能來對文書檔案的資料進行檢索修改，這無疑是大大提高了文件的查準率，可以說，這樣的優勢是傳統的文書檔案管理方式所遠遠無法媲美的。

（四）利于信息資源開發利用

文書檔案整理完畢后，由于組合分類裝訂工作滯后，不但造成文書檔案有所損壞，也給文書檔案在今后的使用中造成借閱困難、復印不便、保密不嚴等管理上的失誤。計算機中可直接讀取原文，減少了檔案取出查找的次數而造成的磨損，最大限度地延長檔案的使用壽命；可直接查找所需的資料，克服了以往查閱者在查找的過程中自由翻閱整本案卷中無需的文件，從中起到了一定的保密作用，對解密的檔案可做到資源共享；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發生的泄密情況。

2 提高文書檔案計算機管理運用的對策分析

（一）加強在職教育，提高文書檔案管理人員運用計算機管理運用能力

1. 增強管理意識，提高工作認識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。

2.堅持不懈，做好基礎工作。 文書檔案的管理工作做得好與不好對其文獻資料的日后運用影響很大，都說萬丈高樓平地起，要做好文檔的管理工作就要從其最基本的要素開始。這就要求管理工作人員從基本做起，全心全意對待文檔管理工作的每一個細節堅持不懈地做好文書檔案管理的基礎工作。

（二）基于計算機管理，充分發揮計算機在文書檔案管理中的作用

1.處理好電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件。

2.處理好電子檔案的生效和次組合資料。首先要仔細檢查顯存的文書檔案資料，對于部分陳舊失效的卷宗要及時剔除掉，以免在使用電腦管理時發生重復，降低檔案管理的效率和水平；其次，要再需要注意的是，在運用現代化技術，利用計算機整理文件時，次組合文書檔案資料，再次編排那些組卷較為混亂的卷宗，尤其是重新組合、編排那些有關聯的檔案，重新填寫無頁碼、無標題的檔案資料，確保文書檔案資料的規范性；最后，要統一對不清楚或者命題存在重復的檔案資料進行命題，杜絕在電子管理時難以識別的情況發生。通過建立規范化的文書檔案管理工作要擁有較高的可操作性和實用性，為以后工作的執行提供便利，這樣才能更好的發揮其效用。

3 結語

隨著科學技術的不斷發展，文書檔案管理工作的重要性無可厚非，針對當前發展新形勢，文書檔案管理呈現出的新的現代化發展趨向，文書檔案管理正在從過去手工操作的模式逐步地向使用計算機操作的模式過渡，全面提高計算機在文書檔案管理工作中的運用，可以實現文書檔案科學管理，有利于實現文書檔案管理的規范化、標準化，加強文書檔案管理質量，切實發揮文書檔案的作用，全面提升文書檔案管理和利用水平，充分發揮文書檔案的功能，真正實現其應有的價值。

參考文獻

[1]徐莉.淺談文書檔案的計算機管理[J].平頂山師專學報，2001，（5）.

[2]洪靜.如何做好文書檔案工作[J].黑龍江科技信息，2010，（10）.

[3]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].內江科技，2006，（3）.