主動適應新常態下的檔案管理信息化建設

宋蕊

【摘要】新常態意味著經濟增長速度已經由過去高速增長向中高速增長轉換。當前，檔案管理工作正處在傳統檔案管理向信息化、數字化檔案管理轉變的關鍵時期。檔案管理日益信息化與智能化，不斷推動著檔案信息數字化研究實踐的深入發展。由此可見，檔案信息數字化建設是檔案事業適應社會發展需要的必然舉措。因此，也就是新常態下的檔案管理工作尤其重要。

【關鍵詞】檔案；新常態；管理；信息化

當前，檔案信息化就是在檔案具體活動中全面應用通信技術、網絡技術等現代化手段，對檔案信息資源進行處理、甄別、管理、開發和提供利用。檔案信息數字化建設是檔案事業適應社會發展需要的必然舉措。隨著檔案法規體系的日臻完善，檔案館采用自主數字化建設與業務外包相融合的新模式，打造信息資源共建共享新平臺，從而構建檔案工作新常態。究其實質是檔案管理模式和運作方式從傳統的以檔案實體保管為主，逐漸向電子檔案收集、存儲、利用的思想和實際轉變過程。

一、更加注重檔案基礎建設

（一）檔案基礎業務建設是檔案工作的基石。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。只有不斷打牢這個基礎，檔案工作才能更好為社會進步和經濟發展服務，檔案事業發展才有后勁。首先，必須加強檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要條件，只有加強建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。同時，不斷加強建設大容量的信息資源數據庫、大規模開發用戶的訪問服務管理系統。其次，持續配置大型高速交換機、路由器、光端設備、并行處理的高性能服務器、便于擴充的規模型集群系統、智能城域網系統、操作系統等。第三，加強系統軟件建設。

（二）加強基礎數據庫建設。檔案數據庫是檔案信息資源管理的核心工具。檔案基礎數據庫建設是實施檔案信息化和建設數字檔案館的基礎性工作之一。

在建設結構合理、格式規范、便于共享的檔案數據庫的過程中，僅僅依靠數據庫理論是不能勝任的。數據庫管理系統本質上就是管理所用的工具和平臺，其數據結構、類型、內容范圍等關鍵要素，都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養來進行保障。因此是實現檔案信息資源的集成共享，統一管理，高效檢索和方便利用的基礎信息存儲結構，更是國家信息資源數據庫建設的重要內容。只有緊緊抓住這個基礎和核心，既有利于啟動檔案信息化建設的迅速開展，更有利于推動檔案信息化建設的深入發展。

二、更加注重檔案服務創新

（一）更新服務理念。檔案信息化是網絡化、數字化、規范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等專業綜合技術。如何適應信息化環境下的要求，做好檔案服務工作，更好地為經濟社會又好又快發展服務，是擺在檔案工作者面前的重要課題。傳統的檔案管理在對待為企業服務、為社區服務，工作不積極、不主動。因而，信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡正逐漸成為政府、企業、個人信息管理的支撐平臺。對檔案管理而言，各類社會組織運行平臺的變化，也給我們提出了很多數字化概念的新問題和新思考，需要我們去深入思考。伴隨著互聯網絡的發展和應用普及，信息服務逐漸從初級服務向專業化方向演化和改變，從現場服務向網絡服務而轉化。所以，我們必須要在這個基礎上樹立現代服務理念，以創造性的思維，突破以往傳統的服務思想，開拓新思路。

（二）注重服務創新。服務創新的要求是能提供快速、高效的信息服務。這就要求檔案管理部門必須改變傳統的手工檢索和傳閱信息的服務機制，圍繞電子信息化的管理來建立新的服務機制。加快檔案信息資源整合與共享進程，實現檔案利用便捷化。通過創新了一系列檔案服務模式，檔案為用戶們辦了實事，解決了實際困難，自然提高了各級領導和廣大人民群眾的檔案意識，反過來使人們意識到檔案管理工作的重要性，促進其進一步地完善和發展。要注重檔案管理部門與各部門之間的協調配合。檔案管理信息化建設更是需要不斷適應生產部、財務人事部等部門發展，使其更規范化、科學化，促進企業現代化進程。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供必要的數據庫查詢、電子信箱、或者其他服務方式，讓利用者與檔案館利用電子郵件在網上進行快速聯絡，并進行信息交流。

三、更加注重檔案依法治理

（一）以完善制度鞏固發展。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業，是黨和國家各項建設事業不可缺少的重要環節。增強檔案安全意識。要建立完善檔案安全體系建設，必須切實加強檔案安全的宣傳教育，增強全社會的檔案意識。檔案管理部門的管理制度也要順勢而為，順應新變化和新形勢，不斷完善檔案管理制度，更加規范工作流程。同時，要為群眾著想，力求建成方便群眾查閱、檔案保存方便快捷、具有特色的檔案信息管理中心。

（二）要主動融入全面深化改革大局。緊密結合當前檔案工作中的熱點難點問題，運用法治思維、法治方式，謀劃依法治檔的新方法新路徑，破解制約檔案事業發展的“瓶頸”。檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在檔案匯編專題信息方面、開發信息等檔案收集整理過程中，不斷完善和融入改革大局中。檔案管理人員需要知識更新，開拓視野。檔案管理人員需要學習，更加需要接受新事物、新理念、新知識。

四、結束語

總之，信息化是時代發展的產物，檔案信息化建設也是社會發展的必然要求。因此，我們要不斷努力推進檔案信息化事業能級新提升，打造新形勢下檔案信息化工作可持續發展的良好態勢。檔案工作者應以新思維、新視角、新理念、新舉措，并不斷把握和推動檔案工作邁上新臺階，從而實現檔案工作的最大價值，為全社會、政治、經濟及文化生活做好服務。

參考文獻

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