美國檔案工作的特點與啟示

趙　深　葛　霞　於志洪（..江蘇省檔案局，江蘇南京，0008；.鎮江市檔案局，江蘇鎮江，004）

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美國檔案工作的特點與啟示

趙深1葛霞2於志洪3
（1.2.江蘇省檔案局，江蘇南京，210008；3.鎮江市檔案局，江蘇鎮江，212004）

應美國馬里蘭大學邀請，2015 年11月，江蘇省檔案局電子政務環境下政府電子文件管理培訓團赴美國學習交流。筆者隨團參加培訓，直接感受到了美國檔案工作的特點，就如何借鑒美國經驗，更好地推動檔案工作做了深入地思考。

1　對美國檔案工作特點的認識

美國是聯邦制國家，它的檔案管理體制是分散式，各個檔案館有較大的獨立性和自主權。美國的檔案機構可以分為三種：聯邦政府檔案機構、州縣市檔案機構、公私企業和非盈利組織的檔案機構。中美兩國有著不同的經濟、政治、社會、文化和歷史背景，因此從中國檔案工作者的角度看，美國檔案工作在檔案意識、檔案保護、公共服務、館藏特色、展覽宣傳、保護技術、檔案數字化等方面有鮮明的特點。

1.1社會檔案意識強

美國沒有專門的檔案法律法規，沒有統一的檔案行政管理體系，但檔案的形成和積累得到了全社會的支持配合。馬里蘭州檔案館保管從州政府到所屬郡、縣、市政府及其部門的檔案，這些部門之間層級關系不強，檔案館也沒有指導監督檢查職能，完全依靠所有部門自覺收集保管和移交檔案。各大學檔案館的學生社團、校園文化活動檔案也都是依靠相關組織者的自覺積累和主動報送。個人捐贈是檔案館館藏的重要來源之一。在美國國家檔案館，有一份皮質的美國獨立宣言，就是一位居民在搬家時發現的，居民認為它十分珍貴，便捐給國家檔案館保存。馬里蘭州檔案館中一些珍貴的書信和畫作也是來自公眾捐贈。同樣的，馬里蘭大學檔案館中很多照片、視頻、實物檔案也都是由畢業的學生、離任的老師們主動捐贈?？梢钥闯?，檔案意識已深入到公民和組織，美國檔案工作在社會生活中擁有良好的土壤。

1.2檔案保護力度大

在美國，所到之處都能強烈感受到美國社會對歷史遺存的珍視和保護意識。雖然建國僅240年，但已積累起較為豐富的歷史遺跡和檔案資源。美國國家檔案館收藏了從獨立宣言、憲法及憲法修正案原稿到歷史人物手稿、歷史事件、家族移民和變遷、技術發明專利等方方面面檔案，載體從動物皮紙到實物、音像、圖紙，無論形式還是內容都十分豐富。馬里蘭州等其他地方檔案館和專業檔案館也都十分注重地方名人、名企相關檔案的收藏和保護。搶救保護的手段和方法也不盡相同，美國國家檔案館對獨立宣言和憲法原件等珍貴檔案采用密封充氬陳列展示，將自然老化和損害降至接近于零。馬里蘭州檔案館對收藏的年代久遠檔案采用去塵、脫酸、托裱、用無酸卷盒存放、縮微攝影等手段精心修復保護，馬里蘭州政府圖書館將收藏的當地著名記者捐贈的來往信件逐頁放入高透明硬質塑膠夾中，并做好著錄，便于檢索。雖然保護形式不一，但可看出他們對珍貴檔案的保護和傳承極為重視，甚至到了煞費苦心的地步。

1.3檔案開放程度高

一是檔案外延開放，沒有形式、內容和條塊的束縛。我們所看到的檔案可以說五花八門，有原始簽名文本、名人來往書信、申請表單、設計圖紙和實物、陳舊的城市風景圖、民間的美術作品、社團刊物、照片和宣傳畫，甚至還有各個時代的電腦主板。二是內容開放，凡是不涉及國家機密和單位組織內部人事、技術秘密以及個人隱私的檔案都向社會開放，市民可以查閱利用，檔案館基本是一周開放六日。每個檔案館都有檔案陳列室或網站，推介館藏內容，想方設法讓公眾來了解、來利用，把提高利用率作為檔案工作的追求和目標。三是管理開放，各類檔案館都有聘請志愿者，或參與、幫助整理檔案，或承擔講解員，宣講檔案、宣講歷史，如國家檔案館的講解員就是一位愛好歷史的退休工程師。馬里蘭州檔案館正式員工80人，志愿者20多人。馬里蘭大學檔案館正式員工僅3人，但來自學生的志愿者有4-5人。管理向社會開放既解決人手不足的困難，也讓更多的人走進檔案、了解檔案。

1.4檔案管理方法務實

需求導向貫穿美國檔案工作的各個方面。所到之處的檔案館之間沒有統一的業務規范和管理方法。庫房基本沒有整齊劃一的排架、編號，保持檔案移交進館時的原貌，文書檔案基本都是分紙箱存放，不打亂、不裝訂，紙箱側面標注進館時間、移交單位和移交人，標注形式有的直接手寫，有的打印標簽。其他形式的檔案按照其物理特性，如形狀、大小排放，這樣就在最大程度上保護了檔案的原貌，保證利用者接觸到的是第一手資料?？梢钥闯鏊麄冊趲旆抗芾砗蜋n案整理上并沒有花費太多的精力，整理上比較注重實用性，即保持文件之間的內在聯系，不強求外觀形式上的整齊劃一。只是做到存放有序、保管安全、查找方便即可。

1.5檔案信息化理念超前

無論是國家檔案館、州檔案館還是部門檔案館、高校檔案館，都十分重視網站建設，都在互聯網上建立有自己的網站，對自己的館藏介紹得十分全面和細致，并有非常完善的服務。這些網站幾乎都是利用開源的軟件系統，各檔案館根據自己的實際進行選擇并加以改造研發而成。美國大學檔案館的工作人員向我們講解了10多種實用管理軟件，每個軟件解決檔案管理的不同功能，并比較出各種軟件的優劣。馬里蘭州政府圖書館則向我們展示了檔案員工具箱的情況。馬里蘭大學和美國大學都收藏了許多陳舊的電子設備和播放設備，以滿足歷史上使用過的不同媒體和介質的檔案的讀取、播放和數字化轉化需求。各檔案館都已開始注重對互聯網信息的管理，使用多種軟件抓取網頁內容，并轉化為檔案。檔案館數字檔案庫主要來源是電子文件和網頁文件，而館藏紙質文件的數字化不是檔案信息化的重點。據介紹，馬里蘭州檔案館的信息化工作在全美州各級檔案館中算是做得最好的，檔案利用基本在網上完成，館藏檔案中的房產檔案、基建檔案、稅務檔案等巳全部數字化，但數字化率僅是館藏總量的5﹪。同時他們對我們已逐步淘汰的縮微技術給予高度重視，他們認為這種保存方法更加可靠、耐久，如膠片具有可以保存500年之久、閱讀方便等特點?；旧厦總€檔案館、圖書館都在開展對重要檔案的縮微備份。

1.6檔案人素養和敬業精神高

筆者受到各檔案館的熱情接待、周到講解，讓我們強烈感受到美國檔案工作者的專業素養和敬業精神。檔案工作者基本從事檔案工作多年，對所保管的檔案非常熟悉，他們為我們的到訪專門制作了PPT。美國大學檔案館檔案員雖然管理的是一個單位的檔案，但對市場上的多種檔案管理軟件研究透徹，功能、優劣講解非常詳盡到位。馬里蘭州檔案館從事檔案修復保護的是經過博物館專業培訓的技術人員，一人可承擔脫酸、托裱、去塵、字跡恢復等多種技術工作，并能根據需要自行設計、改裝、配制、制作諸如熱風機、刷子、邊框、溶液等修復工具，并收集襯紙、木板等多種保護用材，工作場所如同實驗室和雜物間。該館年度經費預算為800萬美元，扣除80多人的工資支出，用于事業的經費比較緊張，如庫房中的手推車、登高梯、用量不多的特殊尺寸的箱盒等都是工作人員自己動手制作，用材厚實、使用多年，由于是根據自身需要量身定做，所以非常實用。各檔案館工作人員的辦公室就是整理保護檔案的業務技術用房，緊靠庫房或利用場所，存取檔案非常便捷方便。檔案館工作場所與公眾活動區域僅用玻璃隔開，公眾能直接觀察到工作人員的工作狀態，既便于監督又能夠讓公眾了解檔案工作。

2　美國檔案工作對我們的啟示

由于國情不同，美國檔案工作與我國在許多方面存在較大差異，對此我們要用辯證的方法正確看待，大力吸收借鑒其中科學、合理的成份。

（1）加強交流，增強檔案強國信心。同美國相比，我國有悠久的歷史，有更為豐富的檔案資源，有黨和政府的高度重視和堅強保障，有比較完備的檔案法律法規體系，有完善的行政管理體系，這些是我們的優勢。中國的檔案部門與檔案工作者要廣泛開展國際國內交流，宣傳推介中國檔案管理的先進理念、創新機制、完備體系、經費保障等措施。同時，我們要采用魯迅先生所說的“拿來主義”，大膽吸收、借鑒先進的理念、方法、技術，我們一定會建成世界一流的檔案強國。通過考察，這份自信在每個成員心中更加堅定。

（2）強化宣傳，提高全社會檔案意識。要將社會檔案意識對檔案工作的重要性提高到戰略層面上來認識，在檔案的形成、積累、收集、管理、開放、利用等各個環節盡最大可能地引入社會力量，下大力氣、采用多種形式加強檔案館與社會的互動，使檔案館真正融入人們的社會生活，成為城市歷史文化、公眾物質和精神生活的一部分，使社會成為檔案工作的肥沃土壤。

（3）解放思想，加大檔案開發開放力度。以利用為導向，深化利用是檔案工作的出發點和歸宿的理念，以檔案價值的挖掘和發揮情況作為衡量檔案工作水平高低和地位高低的重要標準，變“養在深閨人未識”為“身在鬧市人盡識”。為此，一要擴大征集接收的范圍，將社會真正關注、需要的檔案接收進來；二要擴大開放范圍，法無禁止、無關國家秘密和安全、無涉商業利益和個人隱私的檔案都應公開；三要辦好展覽宣傳，內容要貼近社會生活和公眾關注點，增強宣傳的吸引力；四要講好檔案故事，通過史料編研，還原史實、再現細節，讓人們體會到檔案的質感。

（4）注重需求，提高檔案管理效率。根據社會和工作實際需要確定檔案管理業務和信息化建設的輕重緩急，館內業務可以簡化分類、整理、排架、劃控、編寫全宗卷和全宗指南等環節，信息化建設要高度重視已淘汰設備和接口的收集保養，盡快開展各類舊式載體中的電子數據的搶救工程，選擇具備條件的大館建立電子檔案讀取和遷移中心，以及網絡媒體信息抓取中心。要減少那些勞而無功、勞而少功、事倍功半的指標和事務，根據實際需要確定工作內容和方式，切實將工作重心從閉門造車式的內部管理轉移到發現、研究和解決實際問題上來，使檔案工作者更多地抬起頭來關注社會，尋找社會需求與檔案功能的結合點。

（5）以人為本，提升檔案管理和服務水平。檔案工作是圍繞人來開展的，從內容到形式都應體現人性化。檔案宣傳內容要立足受眾需求和特點，突出人文精神和人文關懷。查檔服務要重視利用者的感受，閱檔場所的空間、光線、聲音都要讓來訪者感覺友好舒適。馬里蘭州檔案館的利用大廳就是從人的感受出發，精心營造了通透、明亮、安靜、流暢的查閱空間。檔案館內部業務和內部管理也要重視工作人員的活動便捷和身心健康，實現人與事的同步發展。檔案資源建設要多措并舉，拓展豐富館藏渠道，除按相關規定做好檔案進館工作外，還要通過主動征集、接受社會和個人捐贈等方式，特別是要注重把具有本地特色的，對國家和社會有保存價值的各類檔案，包括與公民切身利益密切相關的檔案接收或征集進館，使我國各級各類檔案館的館藏資源極大豐富起來。

（6）完善制度，提升檔案管理者專業化水平。美國檔案工作情況進一步表明，檔案工作專業性非常強，可以說專業化水平決定著工作水平。因此，要重視檔案管理者的職業化建設，爭取組織人事部門的支持，針對需要長期從事具體技術業務、專業要求高、其他人難以替代的崗位，如檔案保護修復、庫房管理、設備維護、檔案數據處理、史料編研崗位等，可以考慮設立專業等級，工資待遇主要依據專業水平和職業年限而定，從而激勵干部安心崗位、用心做事。專業人才要建立人才庫，分類、分級采取進修、研討、國外培訓、大館體驗等途徑培養提升。內部管理也要提高專業人員地位，制定業務工作的目標、任務、要求、標準、規范、流程，吸收專業人員參與，聽取專家意見。通過這些措施提升業務決策水平，穩定專業隊伍，提升職業榮譽感。

應當說，同美國相比，我們的檔案工作在法制建設、業務規范體系、條件保障等方面有顯著優勢，在檔案資源、信息化建設方面也是各有側重和特色。但美國檔案工作的全面開放理念、需求導向、務實管理、職業化塑造隊伍等特點值得我們細心體會、深入思考、積極借鑒。只要我們“運用腦髓，放出眼光”，博采眾長，匯聚各方優勢，“檔案強國”的夢想就一定會實現！