論轉文式通知標題簡化規則

范錚

摘 要：批轉、轉發公文是“通知”這一文種的重要職責，在各級黨政機關使用范圍廣泛、應用頻繁，但“通知”標題簡化不當問題大量存在，影響了公文的規范性和嚴肅性。文章提出了轉文式通知標題制作需遵循合規、無歧義、簡潔原則，并提出了標題簡化的規則。

關鍵詞：公文；通知；簡化規則

在《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）確定的15種法定公文中，通知是各級黨政機關使用范圍廣泛、應用頻繁的文種之一，其“適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文”。[1]由此可見，“批轉、轉發公文”是通知這一文種的重要職責。而“批轉、轉發”因涉及其他公文，給文秘工作者如何擬制標題帶來許多困惑，造成通知標題簡化不當問題大量存在，影響了公文的規范性和嚴肅性。楊墨同志發表在《檔案管理》2015年第4期的《轉文式通知標題規范性研究》對此進行了探討。本文試對轉文式通知標題的擬制規則進行分析，并就部分觀點與楊墨同志進行商榷，希望對廣大文秘工作者起草此類公文時有所借鑒。

1 轉文式通知標題制作原則

1.1 合規原則。公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書。2012年4月16日中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布的《條例》，已于2012年7月1日起正式實施?！稐l例》以法規的形式確立了黨政機關公文處理規范化的基本遵循?！稐l例》規定，標題“由發文機關名稱、事由和文種組成”，[2]發文機關名稱、事由和文種稱為標題的“三要素”，三者缺一不可。如：《國務院辦公廳轉發中央編辦質檢總局關于整合檢驗檢測認證機構實施意見的通知》（國辦發﹝2014﹞8號），發文機關是“國務院辦公廳”，事由是“轉發中央編辦質檢總局關于整合檢驗檢測認證機構的實施意見”，文種是“通知”?！稐l例》規定，標題“由發文機關名稱、事由和文種組成”，沒有在“由發文機關名稱、事由和文種組成”之前加上表示大多數情況的“一般”或表示能愿的動詞“可以”，表明這一規定必須執行。制作轉文式通知標題必須符合《條例》規定。

1.2 無歧義原則。歧義是指語言或文字有兩種或多種解釋，易使人產生誤解的一種語言現象。[3]黨政機關公文是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文語言應該是概念明確、沒有理解歧義的。標題作為公文的“眼睛”，更應把握無歧義原則。

1.3 簡潔原則。黨的十八大以來，全社會積極倡導、大力弘揚“短、實、新”的文風。公文作為上情下達的載體，亦要改進表達方式，踐行新風，使公文文風更接近“短、實、新”的要求。制作公文標題時把握簡潔原則，可以使公文更具時代性和感染力。

2 轉文式通知標題簡化規則

適應新時代公文寫作要求，公文可以在“合規、無歧義”的前提下，盡可能使標題“簡化”。但楊墨同志認為，“轉文式通知標題的規范格式應當：第一，能最大限度地避免標題出現語法錯誤，即具有正確性；第二，適合絕大部分場合的擬題工作，即具有普適性；第三，無法避免在特定環境中出現瑕疵，即具有缺陷性”。[4]筆者認為，“正確性”和“普適性”可作為規范轉文式通知標題格式規則，而“缺陷性”雖然在某種程度上客觀存在，但應把“避免缺陷”作為轉文式通知標題格式的制作規則，而不是“應當”“具有缺陷性”。

2.1 轉文式通知標題不可簡化的要素

2.1.1 發文機關名稱不可以省。實踐中，有的機關認為制發的公文“紅頭”中已有發文機關標志，制作公文標題時省略發文機關也無妨。楊墨同志認為，“轉文式通知的標題只有在少數情況下可以省略轉文機關名稱，基層單位為具體事務而轉發文件時就可以。如‘關于轉發××大學關于建立我?！扒嗄昃蜆I創業見習基地”通知的通知。這類通知大都在該機關的特定渠道內發布，面向特定的讀者，讀者從渠道本身即可知道轉文機關；并且這種通知一般不會被再轉，無需考慮再轉它時的擬題問題”。[5]筆者認為，即便是公文“紅頭”中已有發文機關標志，或者在機關特定渠道內發布、受文者從渠道本身即可知道發（轉）文機關，從公文制作規范化、標準化出發，發文機關名稱也不可省略。還有的省略被轉發文機關名稱，河南省人民政府制發的“轉發、批轉”類通知普遍采用這一做法，如：《河南省人民政府辦公廳轉發關于全面開展生源地信用助學貸款工作意見的通知》（豫政辦﹝2015﹞79號），通知標題省略了《關于全面開展生源地信用助學貸款工作的意見》制定機關“省教育廳、省財政廳、人行鄭州中心支行、河南銀監局”。筆者認為，被轉發文機關是受文者從公文標題可以了解的重要信息，從標題追求簡潔出發，可以將被轉發文機關簡化為××等部門，也不宜全部刪減。還有的對多層轉發的公文，為使標題簡潔，只轉最近一級或直接轉發最高一級機關發布的文件。如《××縣安委辦關于轉發市安委辦關于轉發省安委辦關于加強?；愤\輸安全工作的通知的通知的通知》改為《××縣安委辦關于轉發市安委辦轉發的關于加強?；愤\輸安全工作意見的通知》或《××縣安委辦關于轉發國務院安委辦關于加強?；愤\輸安全工作意見的通知》。筆者認為，只轉最近一級或直轉最高一級，省去轉發的中間環節都不符合行文規則。對多層轉發的公文，楊墨同志提出了“向上級機關反饋意見”“堅決不再轉發該文”“妥善對該文件進行歸檔”的三條解決方案，總體思路是不再轉文。筆者認為，盡管層層轉發不可取，但轉文式通知的作用是傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，如果不及時傳達有可能會貽誤工作。因此，采取制發文件并將上級來文作為附件的方式解決較為妥當。如對上述文件處理，××縣安委辦可以制發《××縣安委辦關于加強我縣?；愤\輸安全工作的通知》，并將市安委辦文件作為附件下發，既傳達了上級要求，又結合實際對工作進行了部署。

2.1.2 文種不可以省。文種作為公文標題“三要素”之一，按照《條例》規定也不可刪去。被轉發文件如果文種是通知，轉發后的文件標題會出現“……的通知的通知”現象。這一問題，“從語法角度來分析，它并不存在語病，但卻存在著人們常說的‘看著別扭，念著拗口的毛病”。[6]如《鄭州市人民政府辦公廳轉發河南省人民政府辦公廳關于印發河南省道路交通事故社會救助基金管理試行辦法的通知的通知》。針對這一問題，有學者指出，“當來文的文種也是通知的時候，……在文種中只保留一個‘通知。例如：《北京鐵路局關于轉發鐵道部關于直通旅客列車晚點通報辦法的通知的通知》，則可直接寫為：《北京鐵路局轉發鐵道部關于直通旅客列車晚點通報辦法的通知》”。這樣修改，北京鐵路局轉發的文件變為《鐵道部關于直通旅客列車晚點通報的辦法》，與原來文意大相徑庭。要矯正這一病誤，又避免標題啰嗦，筆者認為，可以將前一個“的通知”改為“文件”，通知標題變為《北京鐵路局轉發鐵道部關于直通旅客列車晚點通報辦法文件的通知》。

2.1.3 被轉發文中的“關于”不可以省。介詞“關于”在公文標題中起引進處理對象的作用，旨在使受文者一看標題即知該公文要處理什么事情，以提高閱文效率。但轉文式通知標題往往會遇到“關于”重復出現的問題，關于“關于”怎么省略，學界同仁有兩種觀點，一種認為轉文機關名稱后面的“關于”可以省略，被轉發文機關名稱后的“關于”不宜省略；另一種觀點正好相反，認為“應當保留第一個“關于”，可以省略第二個“關于”。[7]楊墨同志從語法結構分析，認為“對于轉文標題‘A關于批轉/轉發B關于……通知的通知：省略第一個‘關于后成為‘A批轉/轉發B關于……通知的通知，或者省略后面的‘關于后成為‘A關于批轉/轉發B……通知的通知，都沒有破壞標題的結構。前者只是將‘通知之前的定語從介賓短語變為主謂短語；后者也沒有改變事由中以‘通知為中心語的定中結構”。[8]筆者也從語法結構對通知標題“A 關于批轉/轉發B關于……通知的通知”分析如下：

如省略第一個“關于”，標題變為“A批轉/轉發B關于……通知的通知”，語法結構如下：

如省略第二個“關于”，標題變為“A關于批轉/轉發B……通知的通知”，語法結構如下：

從語法結構分析，省略第一個“關于”，改變了標題的結構，而省略第二個“關于”，前四層結構沒有改變，只是到了第五層從定中結構，變為主謂結構，標題結構基本未變。因此，楊墨認為“省略第一個‘關于……，或者省略后面的‘關于……，都沒有破壞標題的結構”的說法是不恰當的。筆者統計了近兩年國務院公報公布的國務院制發的轉文式通知，全部采用省略第一個“關于”的做法。省略第一個“關于”，使標題第二層變為主謂結構，充分表達了通知的主旨，即誰批轉了什么內容，增強了表達效果?？墒侨绻÷缘诙€“關于”，往往會產生歧義。如《國務院辦公廳關于轉發國家機關事務管理局關于清理規范駐省會城市辦事機構指導意見的通知》，如果省略第二個“關于”，標題變為《國務院辦公廳關于轉發國家機關事務管理局清理規范駐省會城市辦事機構指導意見的通知》，從要求各地政府清理規范變為國家機關事務管理局清理規范，改變了通知本意。因此，筆者認為，被轉發文中的“關于”不可省。

2.1.4 被轉發文中的動詞性定語不可以省。當被轉發文標題中沒有“關于”時，如果被轉發文機關名稱和事由之間缺少必要的能體現擬文機關行為動詞性定語，會造成不符合語法規范的問題，甚至導致產生歧義。如《國務院關于批轉發展改革委等部門法人和其他組織統一社會信用代碼制度建設總體方案的通知》（國發﹝2015﹞33號），此標題在“發展改革委等部門”和“法人和其他組織統一社會信用代碼制度建設總體方案”之間缺少了動詞性定語“制定的”，容易誤讀成國務院批轉的是“發展改革委等部門法人和其他組織”來統一社會信用代碼制度建設的總體方案。此類型標題，在國務院辦公廳的行文中比較多見。再如楊墨同志舉例國務院辦公廳要轉發衛生部和發展改革委等部門制定的《全國重點地方病防治規劃（2004年～2010年）》，他認為“不能將標題擬為‘國務院辦公廳關于轉發全國重點地方病防治規劃（2004年～2010年）的通知，而應擬成‘國務院辦公廳關于轉發衛生部等部門全國重點地方病防治規劃（2004年～2010年）的通知”。[9]筆者認為，在被轉發文機關名稱和事由之間加上動詞性定語，如“制定的”“編制的”“修訂的”等才符合語法規范。（順便指出，上例中“～”應改為“—”，2004后面的“年”可以省略。）上例擬成《國務院辦公廳關于轉發衛生部等部門制定的全國重點地方病防治規劃（2004—2010年）的通知》表意更為確切。也有學者指出，上例“為簡潔起見，標題可以擬制成《國務院辦公廳關于轉發全國重點地方病防治規劃（2004年～2010年）的通知》，被轉發文的擬文機關在正文中說明即可”。[10]這樣改寫雖然避免了歧義，也符合語法規范，但標題中忽略被轉發文的發文機關名稱也不妥當。此例因為制定全國重點地方病防治規劃（2004年～2010年）的衛生部、發展改革委、財政部都是國務院所屬部門，筆者認為，改為《國務院辦公廳關于印發全國重點地方病防治規劃（2004年～2010年）的通知》更為確切。

2.2 轉文式通知標題可以簡化的要素。除了上文提到的轉文式通知標題出現“‘關于的‘關于”時第一個“關于”可以刪去，被轉發文機關由多個部門組成時可簡化為“××等部門”以外，還有以下等情形可以簡化。

2.2.1 刪去不必要的書名號。原來《國家行政機關公文處理辦法》對公文中標點符號的用法規定：“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號?！彪m然《條例》并無明確規定，但上述規定已是約定俗成的用法，為力求標題簡潔，筆者認為，除了“公文標題中全文引用的法律、法規、規章名稱應加書名號”[11]以外，其他名稱特別是被轉發文標題的書名號可以刪除。如《××關于轉發〈××實施方案〉的通知》應擬為《××關于轉發××實施方案的通知》。

2.2.2 刪去被轉發文事由和文種之間的結構助詞“的”。轉文式通知標題會出現被轉發文文種和發文文種前各有一個結構助詞“的”的現象，可以將被轉發文文種前的“的”刪去，使標題結構緊湊，不啰嗦。如國務院批轉發展改革委制定的《關于2015年深化經濟體制改革重點工作的意見》，標題擬為《國務院批轉發展改革委關于2015年深化經濟體制改革重點工作意見的通知》。

3 結語

轉文式通知標題簡化不當現象在黨政機關公文中經常出現，這就要求黨政機關的文秘工作者加強對國家相關規定和語言語法知識的學習，在合規、無歧義的原則下追求簡潔的文風，這樣才能避免公文不規范現象出現，更好地發揮以文輔政的作用。

參考文獻：

[1][2]中共中央辦公廳，國務院辦公廳.黨政機關公文處理工作條例[Z].2012-04-16.

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[6]欒照鈞.對轉文式通知標題文種省略不當和重疊使用之矯正[J].秘書之友，2004（1）：35.

[7]王茂躍.批轉、轉發、印發性通知標題中連接事由的“關于”不宜省略[J].檔案管理，2013（5）：76.

[10]欒照鈞.轉文式通知標題中詞語銜接不當實例矯正[J].秘書之友，2013（12）：30.

[11]徐成華，等.GB/T9704-2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南[M]北京：中國質檢出版社，中國標準出版社，2012：95.

作者單位：滄州師范學院文學院

來稿日期：2016-02-15