會計檔案管理辦法征求意見稿淺析

楊愛義　馮菁菁

摘要：會計檔案是對企業經濟信息的原始記錄，是各單位的重要檔案材料，通過一個單位的會計檔案，可以了解這個單位各項經濟業務的來龍去脈。會計檔案不僅對于企業很重要對于國家的經濟管理與宏觀調控同樣起著重要的作用。所以及時學習相關法律法規，更新會計檔案管理辦法，對企業有著重要的意義。

關鍵詞：會計檔案；管理辦法

中圖分類號：F230 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）012-000-02

一、會計檔案概述

（一）會計檔案概念

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案是各單位的重要檔案材料，通過一個單位的會計檔案，可以了解這個單位各項經濟業務的來龍去脈，通過會計檔案也可以檢查一個單位是都遵守財政法規，有無弄虛作假違法亂紀的行為。

（二）會計檔案的特點

會計方案本身便是企業經濟信息記錄的原始數據，其具備一定的知識性和信息性，其對企業而言，是無法被替代的。會計檔案有以下特點：第一，會計檔案信息的來源很廣泛。有會計獨立核算能力的企業由會計人員記錄的企業所有經濟活動的信息都會成為會計檔案信息。第二，會計檔案中的內容具有專業性。會計核算的過程中產生的賬簿、憑證以及財務報告等一系列的資料具有專門檔案性能。這些記錄會計活動的檔案會真切反應企業經營情況，從這些檔案中可分析出企業的發展情況。以上說明會計檔案的內容具有很強的專業性。第三，形成會計檔案的過程中必須嚴謹和實事求是。會計核算需要有連續性和系統性，能夠很好的將企業的經濟活動和狀況反映出來，并發揮其監督作用。為了確保會計核算真正的有效和嚴謹，必須采取一些措施，例如，企業單位會采用復式記賬法來記錄企業的經濟活動，以便核對記賬過程中的準確性，在記賬過程中收集原始憑證，填寫記賬憑證，以保證會計賬簿的真實性。企業單位會定期或不定期進行盤點，保障賬實相符。這樣的過程能確保會計核算的精確性，最終形成的會計檔案信息也更加嚴謹。

（三）會計檔案的作用

1.信息作用

會計檔案中有著充實的經濟信息，記錄著企業的所有經濟活動，能夠給管理者的管理提供相關的信息，并給管理者的預測以及決策提供可靠的數據。

2.法律依據作用

絕大多數的會計檔案都是原始資料，其也是法律糾紛解決、財務糾紛解決以及產權糾紛解決過程中的重要證據，其是不可或缺的。具有著不可替代的法律效力

3.審查監督作用

會計檔案的原始屬性是將主體單位經濟活動情況真是的記錄和反映出來，若是存在違背財務制度以及相關法律的情況，都能夠通過會計檔案找出來。無論是對于外部審計或是內部審計，會計檔案都具有不可取代的重要作用。

4.咨詢作用

財會人員利用會計檔案經過計算分析，幫助領導進行財務決策要充分發揮會計檔案的咨詢作用。

二、會計檔案管理辦法

《會計法》規定，“各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定?！倍蓢鴦赵贺斦块T和國家檔案局會同制定的規范會計檔案相關管理的法律就是《會計檔案管理辦法》。自1984年實施以來，《會計檔案管理辦法》在加強各單位會計檔案管理、促進會計發展方面上都發揮了積極的作用。隨著社會經濟的發展，會計工作過程中也會出現一些全新的問題和情況，并且以往的會計檔案管理手段已經無法滿足社會和經濟發展的需要，為了解決這些問題，國家檔案局和財政部門對《會計檔案管理辦法》的實際實施情況進行了調查，并根據《檔案法》和《會計法》的相關規定，多次修訂了《會計檔案管理辦法》。財政部會計司于2014年12月1日與2015年5月28日分別發布了兩個版本的《會計檔案管理辦法》征求意見稿。這兩個版本的征求意見稿分別于2015年7月1日以及2016年1月1日起施行。這兩個版本與現行的辦法存在哪些重要差異。將在以下內容與大家共同探討。

（一）明確了檔案類別，對電子檔案進行規范

2014和2015的《會計檔案管理辦法》征求意見稿中第六條規定單位可以利用計算機、網絡通信等現代信息技術手段管理會計檔案，并在第七條和第八條規范詳細規范何種情況下可以僅以電子形式歸檔保存。

新增電子會計資料保管規范，更加適應現階段企業會計檔案管理的事實需求。隨著會計電算化的普及，電子形式的會計檔案的將成為會計檔案中重要的一部分。該項條款的增加也提示企業應該更加重視與規范電子會計檔案的歸檔工作。

（二）重新調整了移交時間

現行《會計檔案管理辦法》第六條規定在當年形成的相關會計檔案，在會計年度終了后，可以由相關的會計機構保管一年的時間，在時間到了后，應該做好移交工作，將其移交給本單位的檔案管理機構，由其進行統一的管理；2014年征求意見稿第十條規定屬于當年歸檔范圍的會計資料，一般情況下，需要在會計年度終了的半年時間內，由會計機構將其移交給檔案機構或者相關的工作人員。若是因為工作的原因需要推遲移交的實踐，那么會計機構需要對其進行臨時保管，并且臨時保管的時間應該在三年內。2015年征求意稿第十條規定，在當年形成的相關會計檔案，在會計年度終了后，可以由相關的會計機構保管一年的時間，若是因為工作原因需要推遲移交的時間，那么需要檔案機構允許，并且暫時保管時間需要少于三年。會計檔案的移交時間從現行規范的會計年度終了后1年，變為2014征求意見稿的會計年度終了后半年內，2015年征求意見稿再次規范為會計年度終了后1年。企業要注意征求意見稿的規范時間，適時更改檔案移交時間。

（三）重新調整了保管期限

現行《會計檔案管理辦法》第八條規定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。對于其保管的期限，應該在會計年度終了后第一天開始算。2014年征求意見稿第十三條規定會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為5年、10年、15年、25年四類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。2015年征求意見稿第十三條規定檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年兩類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

從檔案保管期限程延長的趨勢可以看出對于檔案保管的要求更加嚴格。會計部門與檔案管理部門要及時學習新規范規章，更新企業檔案管理制度。做到規范嚴格管理。

（四）調整了會計檔案銷毀前鑒定的參與部門

現行《會計檔案管理辦法》未規定對到期會計檔案進行鑒定的部門。2014《會計檔案管理辦法》意見稿第十五條規定，相關單位應該進行檔案鑒定小組或者委員會的建立。對于那些到了保管期限的檔案，應該由其進行鑒定，在鑒定后還需要制定銷毀意見書，若是鑒定后的到期檔案還需要保管，那么則應該對其保管的期限進行重新的劃定，若是檔案沒有了保存價值，那么便可以將其銷毀。 2015《會計檔案管理辦法》意見稿第十五條規定，檔案機構需要進行牽頭，組織相關的機構重新鑒定已經到期的會計檔案，并進行會計檔案鑒定意見書的形成，在鑒定后，發現其存在保存價值，則需要重新進行保管期限的劃定，若是沒有保管的價值，那么便可以將相關檔案銷毀。

會計檔案銷毀前鑒定參與部門從現行《會計檔案管理辦法》中未提到對到期會計檔案進行鑒定，2014年征求意見稿中的檔案部門會同會計部門進行鑒定，2015年征求意見稿中檔案部門牽頭，組織會計部門、審計部門、紀檢監察部門進行鑒定，可以看出對于會計檔案銷毀前的鑒定工作越發重視，也體現出對于會計檔案的重視程度越來越高。登記，保存與銷毀會計檔案應同等重要的思想也體現的更加明顯。

三、小結

會計檔案不僅是記錄和反映一個企業的經濟活動的一些情況，更重要的是它為國家的經濟政策和經濟決策提供詳細、完善的信息。我國現在對檔案管理的重視程度越來越高，檔案整理不規范的情況也有很大程度上的改善。會計檔案管理工作是一項需要長時期建設，多方面努力的工作。會計人員學習《會計檔案管理辦法》等法律法規，與時俱進掌握會計檔案管理最先進的方法才能實現會計檔案管理的制度化、科學化。學習最新的會計檔案管理法律法規，規范會計檔案管理工作將是我國企業接下來必須面對的挑戰。

參考文獻：

[1]財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.

[2]張玉英.對會計檔案管理中的問題及對策淺析[J].辦公室業務，2015.

[3]財政部.《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》.