組織溝通障礙形成的原因及克服方法

杜曉昕　李茜萍

作者簡介：杜曉昕，女，漢族，碩士研究生，就讀于遼寧大學商學院會計學專業。

李茜萍，女，漢族，大學本科，2016年6月畢業于遼寧大學新華國際商學院工商管理（國際工商管理方向）專業。

摘 要：有效的溝通有助于組織內信息的傳遞和共享，同時也提高了組織的工作效率。然而，在溝通的過程中仍然存在許多障礙，本文以組織溝通的六個障礙為例討論了克服它們的方法。本文將從以下幾個方面進行探討：信息過載、噪音、時間壓力、網絡故障、信息失真和跨文化障礙。本文總結出，克服溝通障礙的方法分為兩個部分：一是個人的解決方案，如換位思考；二是組織解決方案，如進行定期溝通審計。

關鍵詞：組織溝通；障礙；克服方法

溝通在組織活動中起著重要的作用，它是成員合作的基礎，是實現組織目標的重要組成部分。組織溝通障礙在現實中的確存在，而且們總是危害溝通過程。因此，有必要采取一些措施，以減少障礙。

一、有效溝通的障礙

（一）信息過載

如今，管理者和員工總是被各種信息來源超負荷所累。這會浪費他們大量的時間，而且耗費他們太多的精力。這么嚴重情況是如何形成的？

我們可以把原因歸結為兩個方面：客觀原因和主觀原因?？陀^上，存在非托管的事物干擾，人們收到許多垃圾電子郵件或即時消息，如微信或MSN，這需要大量的精力和時間去處理。（楊智博，2006）主觀上，現在許多組織希望了解他們的競爭對手和整個行業環境的信息。由于快速發展的技術，人們從互聯網上獲得大量的信息。他們也需要大量時間區分來源的真實性。

為了解決信息過載，解決方案歸結為兩個方面：管理者和員工。過于復雜的結構和不明確的責任感會降低溝通效率，管理者應建立合理的信息傳遞結構。（高菲，2010）他們應該針對時間管理和信息識別對員工培訓，以便他們可以更好地處理類似的問題。另一方面，員工應該在交給管理者之前組織文件和信息，使用盡可能簡短的語言。員工使用的結構越清晰，管理者會閱讀地越仔細。對于信息超載，最好設定一個固定的時間來處理它，比如在業余時間每天20-25分鐘。員工應該使用合理的信息搜索策略，避免太多無用的互聯網資源。

（二）噪音

噪音是中斷通信或歪曲信息的干擾。（Hitt Miller，2008）它發生在通信過程中任何角色之間。因此，減少噪音的負面影響是非常必要的。

從組織和個人兩個層面上可以形成噪音。從組織方面來看，我們已經討論過的信息超載和不合理的結構性問題也會造成噪音。當集中于個人的部分時，員工可能會錯誤地傳遞信息，或者他們誤解了信息的含義。另一方面，有時他們也會有目的地發出噪音。例如，員工向管理人員報告時，經常隱瞞對他們不利的信息。（何犀，2010）

除了信息過載問題的解決方案外，我們要提高信息結構，而且要注意環境狀況。重要的是，我們要創建一個員工可以很容易相互溝通的可信的環境。（李秋和，2005）

（三）時間壓力

在組織中，大多數工作需要在截止日期前完成，這就造成了時間壓力，并限制了人們的交際能力。在發送之前人們可能不會仔細檢查他們的工作。（Graham，2002）此外，時間壓力通常限制了信息反饋，發送者不知道他們的處理是否正確。

雖然這個問題棘手，我們仍然可以找到解決問題的方法。首先，管理者應該更早地縮短信息傳輸鏈和訂單分配，以便給員工更多的時間。其次，員工應該學會提高自我管理能力，先做緊急的事情。另外，他們最好提高工作效率，留更多的時間用于反饋。（楊智博，2006）

（四）網絡故障

許多組織有網絡故障，特別是較大的組織。因為信息將傳遞給更多的人，肯定會增加錯誤發生的概率。面對網絡故障時，管理者需要做一些有效的措施來重組整個系統，將信息傳遞模式變得更簡單。例如，將他們的整個組織分成幾個小組，每一個獨立工作，可以有效地避免信息的網絡分解。

管理者也可以減少不必要的專家的數量。（Hitt and Miller，2008）專家們總是有他們的專業知識，但對其他領域卻知之甚少。對于不同領域的專家來說溝通比較困難，因為他們有不同的術語。普通員工也無法理解專家的意圖。

（五）信息失真

我們可以把失真分為兩大類：無意和故意的失真。無意的信息失真通常是由于太多的組織中間水平，這不僅導致低效率，也浪費了大量的時間。（李秋和，2005）

故意的失真。一些部門認為可以通過扭曲或抑制信息更有效地競爭，通過持續得到準確的信息從而使競爭對手處于不利地位。（Morgan and Hitt，1977）當員工知道比他們管理者更多的信息，也會發生扭曲。研究表明，員工可能會阻止有關旅行費用的信息，除非管理者設置溝通審計。（Bairman and Evans，1983）

無意的失真。我們可以減少不必要的組織水平并且擴大各層次的管理領域，使各部門了解自己的責任。同時，我們也應該在整個組織中建立一個友好、積極、健康的工作環境，盡可能減少故意歪曲。

（六）跨文化障礙

許多因素會導致跨文化的障礙，如偏見、語言障礙和文化誤解等。種族歧視確實存在，比如白人總是看不起黑人。當他們在同一家公司工作時，就會形成一個溝通的差距。大多數人缺乏語言流暢性，當面對一種外語，人們不了解這門語言，很容易誤解。

為了解決跨文化障礙，我們應該通過培訓來提高員工的文化流暢性和語言技能。當他們相互了解對方的語言和文化，障礙將被清除。我們可以建立一個可以被每一個員工所接受得健康積極的組織文化。員工都專注于企業文化，有相同的目標。因此，彼此之間沒有障礙，他們需要做的只是讓整個公司的運行越來越好。

二、克服溝通障礙的整體方法

（一）個體解決方案

對管理者來說，認識到有效溝通的重要性是必要的。為了消除消極的障礙，他們必須做好以下事情。首先，他們應該了解換位思考的重要性，學會變成一個聽眾。（李和穆，2011）他們應該了解員工，給予他們足夠的尊重，知道什么是員工真正想要的。其次，當管理者安排一些作業給他們的員工時，使用簡潔的詞匯可以讓他們更好的理解。

員工也應注意有效的溝通。他們需要提高自己的記憶力和思維能力，這可以提高信息傳遞的準確性。他們還需要注意語言的準確性。

（二）組織解決方案

當涉及到溝通障礙的解決方案時，也有一些組織方法。管理者可以建立一個非管理工作組，由一些管理人員和志愿者員工組成。這個小組調查公司存在的主要溝通問題，然后在公眾中宣布，每個人都可以參加討論如何克服它們。此外，定期進行溝通審計也很有幫助。（Kopec，1982）

三、結語

本文對影響組織溝通的六大障礙——信息過載、噪音、時間壓力、網絡故障、信息失真和跨文化障礙，一一展開分析和探討，并針對這些障礙提出了相關的解決策略，希望能有助于組織克服這些障礙，提升溝通有效性，提高組織工作效率。