機關部門的文秘資料員事務處理工作方法分析

文/泉州市鯉城區城市管理行政執法局服務中心　鄭興安

機關部門的文秘資料員事務處理工作方法分析

文/泉州市鯉城區城市管理行政執法局服務中心鄭興安

隨著社會經濟的不斷發展，政府機關部門的文秘資料員職位也越來越重要，對其職能以及作用有必要進行研究。本文主要針對機關部門的文秘資料員在日常事務的處理中相關問題進行研究。

機關部門；文秘資料員；事務處理

文秘資料員這個職位在很早之前就已經出現，發展到至今可謂是源遠流長。如今，文秘資料員的性質與職能都發生了巨大的變化。文秘資料員是機關部門日常事務的主要參與者、溝通者與協調者，是極為關鍵的一分子。文秘資料員的日常工作很多，例如接聽電話、會議安排、公務招待以及日常事務的協調等等。由于文秘資料員的工作較為煩瑣，因此如何在有限的時間內將這些事情進行有條不紊的安排，是每一個文秘資料員應考慮的問題，本文主要分析機關部門文秘資料員在日常事務中處理工作的具體策略。

一、機關部門文秘資料員的日常事務處理方法

本文主要分析幾種較為簡單且常用的日常事務處理方法：

（一）分類臺賬法。在一般的日常事務處理中，對臺賬進行建立是很有必要的，臺賬建立好就可以讓雜亂無章的工作變得井然有序，伴隨著現代化信息技術的應用，文秘資料員也應該科學合理的運用該項技術，可以借助數據庫功能，實現完善臺賬的建立，從而完成資料的整理與更新，極大地便利了文秘資料員日常處理工作。

（二）追求溯源法。該種方法的主要運用在處理上級領導所交辦的各類特殊事務方面，一些特殊事務不能詳細的進行說明，文秘資料員不能與領導進行過多的攀談，這在工作的處理上增加了一定的難度，因此可以采用追本溯源法對特殊事務展開追查，進而完成所安排的任務。

（三）觸類旁通的方法。文秘資料員的重要工作還有為領導提供較為完善的服務，因而文秘資料員不但需要保質保量地完成日常事務，還要通過完成這些日常事務，積累一定的經驗，能夠舉一反三，能夠完成領導所交代的各類事務，為領導提供更具高效率的服務，例如可以將一些日常的信件進行分析，對來訪事物進行處理，還可以在實際的工作中找到問題的所在，并找到可行性強的解決方法，協助領導開展工作。

二、機關部門文秘資料員的相關事務處理工作技巧

（一）日常信息處理方面的技巧。隨著網絡時代的到來，對信息資源進行獲取是重要的環節，機關部門也不例外，信息資源的獲取能夠穩定部門的工作開展以及相關政策的執行，作為機關單位文秘資料員，對信息進行收取和整理是文秘人員的本職工作之一，是日常工作中的重要部分，首先需要對信息展開分類處理，可以通過運用分類臺賬法，然后依據信息重要程度進行區分。除此之外，還可以收集一些與同行業相關的信息，熟識國家政策，關注機關單位的政策信息，為機關部門開展各項工作提供科學的決策信息，確保信息的及時有效性。

（二）交流溝通技巧。由于機關單位工作性質的特殊性，在機關單位內部，機關領導要處理各類復雜的關系，但不可能完成得非常圓滿。因此，機關文秘資料員要幫助領導分擔這一類事務，幫助領導做好與各個部門溝通的事務，在溝通的過程中，文秘資料員要明確其職責，樹立全局意識。首先，文秘資料員應針對具體情況幫助上級領導出謀劃策，提前處理好相對較為容易處理的關系，有一些復雜的關系等到領導授權之后也必須要進行執行，在處理關系方面要做到靈活與及時。

（三）會議安排相關技巧。身為文秘資料員，對會議的安排是十分關鍵的。首先在會議的開展之前，要做好相應的準備，文秘資料員要先將會議中所需的材料進行收集與整理并及時向領導進行匯報。其次要確定會議舉辦的時間、地點以及相關人員等等，并將會議舉辦的所有內容以電話的形式告知給會議參與者，將會議列表進行細心的規劃與設計，將會議中可能發生的事項進行統計并找到應急措施。由于會議是一種較為復雜的管理活動，因此文秘資料員要密切關注會議進程中的每一個細節與變化，保證會議能夠順利地進行，會議結束后要做好會議文件的整理與歸檔工作。

三、結束語

綜上所述，機關部門文秘資料員所要做的工作較為繁雜，除了上述中提及的工作以外，同樣還涉及了其他多個方面，在機關部門，文秘資料員的工作關系較重大，因而，在具體的工作中應該不斷吸取其他寶貴經驗，利用科學、有效的方法來提高工作技巧，從多個方面實現自身綜合業務技能的提升，為領導積極協調各方面事務，實現自身的最大價值。

［1］黃金風.如何加強文秘人員職業素養建設［A］.《現代教育教學探索》組委會.2015年7月現代教育教學探索學術交流會論文集［C］.《現代教育教學探索》組委會，2015:2.

［2］吳輝.提高文秘實踐教學效果四方法［A］.《現代教育教學探索》組委會.2015年8月現代教育教學探索學術交流會論文集［C］.《現代教育教學探索》組委會，2015:2.

［3］彭斐旎.行動導向教學法在技工院校秘書實務課程中探索與思考［A］.中國職協2015年度優秀科研成果獲獎論文集（中冊）［C］.2015:9.

［4］農莉芳.互聯網時代背景下本科卓越文秘人才培養模式的思考［J］.廣西民族師范學院學報，2016（02）:141-144.