建設新時代檔案管理規范化的對策探討

郭懷英

摘 要：隨著改革開放的不斷深入，計算機網絡的不斷發展，規范化管理檔案工作顯得尤其重要。規范化管理檔案工作不但可以提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，還可以發揮檔案管理工作的自身價值，為經濟發展和社會進步作出應有的貢獻。本文擬對建設新時代檔案管理規范化問題進行探討，供參考。

關鍵詞：經濟社會發展；檔案管理；規范化

檔案管理是指收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用檔案的活動。檔案記錄著一個國家、公司和單位的歷史沿革，它可以真實地反映一個國家、單位、企業職能活動的過去的整體面貌，同時也為以后的工作提供資料參考和利用。新時代檔案管理工作的規范化、標準化是檔案管理工作的重點之一，是提高檔案工作效率和質量的基本保證。新時代的背景，要求檔案管理工作必須要運用科學的原則、方法和手段，才能使檔案管理與時俱進，適應新形勢，使檔案管理工作逐漸規范化、標準化、現代化。

1 新時代檔案管理規范化的作用

檔案是一個單位發展、建設的重要無形資產。隨著新時代的不斷發展，檔案管理工作也顯得越來越為重要，逐步受到社會各界的重視，尤其是現代化、信息化的發展，檔案管理工作的現代化更是刻不容緩。要使檔案工作適應新形勢的發展，做好檔案管理標準化、規范化，是實現檔案工作現代化的關鍵環節。

檔案是單位的一項重要的信息來源，檔案管理工作是信息產業的重要組成部分。檔案對于單位做出各項關鍵決策提供了一定的依據。規范化的檔案管理，可以為今后檔案資料的查找和利用提供方便，為單位的信息收集具有巨大作用，才能發揮檔案最大化的貢獻，成為單位信息來源的動力。

2 檔案管理存在的問題及因素分析

2.1 檔案管理觀念落后，重視不夠

檔案管理工作者在觀念認識上比較落后，認為自己就是一個“倉庫管理員”，只負責各種資料的收集和整理，對于現代化的檔案管理的重要性沒有足夠的重視，認為保管好就行，處于了一種松懈、安于現狀的狀態，落后的檔案管理觀念，缺乏現代化創新意識，嚴重影響了檔案管理規范化的進程，使得單位不能很好地利用檔案中有用的信息資源。由于領導對檔案工作缺乏重視，工作的條件和場所很差，每天重復著瑣碎繁雜的工作，工作人員無法認識到自身工作的重要性，認為自己的工作可有可無，產生自卑心理，對檔案管理的規范化建設產生了十分消極的作用。

2.2 檔案管理人員素質有待提高

檔案管理工作是一個需要有一定責任心，工作認真、細心、嚴謹的崗位，專業素質要求也較高。然而目前檔案管理工作人員多數綜合素質偏低，新時代新形勢對檔案工作人員的素質的要求更高，管理者的整體素質問題更加嚴重。對于檔案管理工作缺乏認識和重視，安排一些年齡偏大、兼職、新調動人員做檔案工作，導致檔案工作的質量得不到保證，嚴重影響管理工作的效率和水平。但是，科班出身的檔案管理人員數量極少，而且薪資待遇不高。這就導致極少的專職人員流失，更加影響了檔案工作的信息開發和編研，檔案管理規范化建設難以進一步發展。

2.3 管理技術手段落后，設施陳舊

同樣由于對檔案工作的重視不足，財力投入偏少，使得陳舊的檔案管理的設施得不到更新，基礎設備缺乏，很多檔案室存在到不到規定的安全指標，建設不規范、不標準，嚴重阻礙了檔案管理現代化的建設。我國大多數單位的檔案室的管理技術和手段落后，依然停留在傳統的手工工作方式，跟不上科學技術手段的不斷更新，沒有對檔案工作信息開發和編研的意識。有些檔案室隨配置先進設施，管理人員卻不利用，使其擱置成為擺設，先進的管理技術也就流于形勢，沒有實際的操作和利用，因而造成人力、物力和財力資源的極大浪費。這種現象嚴重制約著新時代檔案管理規范化的進程。

3 新時代檔案管理規范化的對策

檔案管理工作對我國經濟發展和現代企業制度改革發揮著至關重要的作用。要規范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感。

3.1 全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

3.2 提高案卷質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

3.3 嚴格立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。

3.4 用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。

3.5 實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。

3.6 提高人員素質

檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

當然，實現檔案工作規范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結。我們通過實行標準化、規范化的工作，推進了檔案管理，現代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。

參考文獻

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