基于ERP時代的會計信息化問題及對策分析

吳優

[摘 要] 信息技術的發展為企業的會計工作提供了更多的工具，同時也對企業的會計工作提出了更多的要求，傳統的會計工作模式已經難以適應當前形勢下企業財務管理的需求。在這種情況下，必須要出現以信息技術為基礎的新型財務管理系統，而ERP系統就是在這樣的背景下產生的。但由于ERP系統在我國企業中的應用時間并不長，在實際使用的過程中還存在較大的問題，因此進行有關ERP系統的相關研究十分必要。企業必須重視ERP系統的建立和完善，并根據自身的需求和能力，選擇適合自身的ERP系統。

[關鍵詞] ERP;會計;信息化;對策

[中圖分類號] F740[文獻標識碼] B

一、“ERP”及會計信息化的含義

（一）ERP含義

ERP是企業資源計劃（enterprise resource planning）的簡稱。該計劃最初是由美國Gartner Croup企業于二十世紀末期提出的。當時提出這一計劃主要是為了在計算機技術的背景下滿足企業對供應鏈管理的需求。當時，計算機技術在企業管理中已經有所應用。Gartner Croup公司看到了計算機技術在企業信息系統管理中的潛力，從而提出了企業資源計劃。

最初的ERP系統是由MRP和MRP-II組合而成的，在逐漸演變發展的過程中形成了今天ERP系統。

今天的ERP系統是在供應鏈思想的基礎上，結合數據管理、計算機硬件、軟件等建立起來的企業信息管理系統。ERP系統是當前企業管理中較為先進的一種管理系統，該系統能夠根據企業的需求，為企業提供最佳的管理模式，從而為企業創造最大的經濟效益。應用ERP系統的目的是對企業擁有的資金、人力、設備、技術等資源進行全面統一的管理，實現資源的優化配置，將企業各個部門有效的整合起來，然后根據市場的需求開展各項業務，提高企業在市場中的競爭力，實現經濟效益的最大化。從ERP的上述功能來看，ERP從本質上來說是一個軟件系統，同時也是企業不可或缺的管理工具，它結合了計算機技術和信息技術，是一種先進的管理技術。

（二）會計信息化的含義

所謂的企業會計信息化是指企業將會計信息、項目執行、生產、管理等通過信息技術整合在一起，形成一個信息數據庫，為企業決策的制定和執行提供更好的參考和依據，以便企業可以在市場中準確地找到自己的位置，凸顯企業的競爭優勢，實現生產要素的整合，合理利用企業現有的資源，提高企業應對市場變化的靈活性，進而提高企業的經濟效益。

企業會計信息化是近年來才出現的一個概念，人們很容易將它與企業會計電算化的概念混淆，但兩者有本質上的差異。企業會計信息化是為了幫助企業更好地適應信息化社會而產生的，企業會計信息化將會計理論知識與會計信息技術有效地結合起來，能夠幫助企業管理人員制定更加科學合理的決策，拓寬信息獲取的渠道，更好地解決企業會計電算化過程中出現的各項問題。進行會計信息化發展還有利于規范企業會計工作，提高企業的核心競爭力。就目前的情況來看，會計信息化是一種必然的趨勢，對企業的生存和發展都有著重要的影響。

二、ERP時代的會計信息化存在的問題

（一）企業沒有真正了解ERP系統

ERP系統的一個重要功能就是會計信息管理，從某種程度上來說，會計信息系統的運行狀況可以反映ERP系統的功能和價值。但是我國企業對ERP系統的內容了解不夠深入，對其價值和應用方法的認識也存在很大的偏差。大多數企業在應用ERP系統時只是將其作為一個簡單的辦公系統，沒有真正認識到ERP系統在企業管理中的作用。這導致企業在ERP系統的建設和開發方向上存在嚴重的錯誤，沒有真正挖掘出ERP系統的潛力和價值。此外，企業對ERP系統的投資預期存在嚴重的偏差。許多企業希望通過ERP系統解決企業經營管理中的所有問題，當投資與預期的效果出現落差時就全面否定了ERP系統的價值。絕大多數企業對ERP系統功能的認識也存在偏差，認為ERP系統的功能局限于物流、資金、庫存等信息的管理上，沒有通過ERP系統對整個企業進行統一化的管理，也沒有發揮ERP系統的動態調節功能。在ERP系統的管理對象認識上也存在很大的問題。許多企業將ERP系統與物流管理或資金管理系統等同起來，而這兩方面的功能只是ERP系統功能的一小部分。一些企業雖然建立了ERP系統，但在實際應用過程中卻將ERP系統當作數據庫進行使用，這是對管理資源的極大浪費。

（二）企業忽視了ERP軟件的配置問題

ERP系統是建立在信息技術的基礎上的，只有進行合理的軟件配置才能真正發揮ERP系統的功能和價值，但是我國企業在ERP軟件的配置上沒有投入足夠的資金，也沒有真正認識到ERP軟件配置的重要性，這限制了ERP系統功能的發揮。我國企業在會計工作上的網絡化程度較低，此外部門之間缺少配合對ERP系統軟件的配置資金產生了一定的影響。

（三）ERP系統無法保證財務信息的安全性

ERP系統可以進行信息的分類收集、整理和儲存，但從ERP系統的應用情況來看，通過ERP系統收集的信息遠遠無法滿足企業管理和決策的需求，會計工作缺少與其他部門和工作的聯系，所收集的數據存在與其他業務部門相脫節的現象，從而使得會計信息失去了應有的價值。在這種情況下，ERP系統只是將傳統的人工操作轉變為計算機操作。而ERP系統的深層價值并沒有得到有效的發揮。在實際管理中，企業的會計信息也明顯落后于企業實際的業務操作，這樣就導致財務信息的應用存在很大的風險，無法真實地反映企業的運行狀況，會計信息也就失去了為企業管理者提供參考和依據的價值。因此，企業在制定決策時的風險也有了明顯的提高，在市場競爭中面臨著更大的威脅，容易失去現有的競爭優勢。

（四）企業在應用ERP的過程中缺少專業人才

在會計信息化發展的過程中需要“全才”，即會計人員既要掌握會計專業知識，同時還應具有較強的計算機操作能力。但是當前我國的企業在這方面的人才十分匱乏。我國企業的會計機構設置較為簡單，會計工作人員的分工不明確，很多會計工作人員還兼任其他部門的工作，一些企業甚至沒有設置專門的會計部門。其次，我國企業ERP操作人員的培養制度不夠完善，會計工作人員整體的綜合素質水平較低，財務管理能力較差，缺乏工作經驗，一些會計人員雖然通過了會計從業資格考試，但是實際的工作能力仍然存在明顯的不足，在計算機操作方面更是不過關，很難應用ERP系統進行會計信息的核算和管理。

三、ERP時代的會計信息化問題的解決對策

（一）企業要正確認識ERP系統

企業要應用好ERP系統首先要對ERP系統的功能和價值有正確深入的認識，尤其要了解ERP系統與會計信息系統的關系。企業的會計信息系統通常就是指企業的財務管理系統，同時也是ERP系統的重要組成部分。ERP系統主要包括三個方面的功能，分別是生產、銷售、財務管理，其中財務管理是主要的功能。因此，財務系統的運行效率將會對ERP系統整體的運行效率產生較大的影響。企業會計信息系統主要反映企業生產、銷售、經營之間的關系，并且體現了企業資金的流向。企業會計信息管理貫穿于企業生產經營的整個過程之中。ERP系統的核心部分就是財務信息的管理，但ERP系統中還包括其它的管理功能。事實上，ERP系統的應用已經實現了企業事后管理向事前管理的轉變。這是因為ERP系統簡化了會計核算和財務管理的流程，計算機技術的應用極大地提高了會計信息處理的效率，從而降低了會計工作的成本。此外，ERP系統的應用還加強了各部門財務信息的溝通和交流，實現了信息整合的目的，使得財務信息的反饋和流通變得更加地便捷、快速。在這種情況下，就可以對企業的流動資金進行全局化的管理。ERP系統的應用還加強了信息定點收集的效率，便于進行數據的分析和整理，可以對企業整個生產經營過程進行實時的監控和管理，為客戶提供更好的服務，為各部門的決策制定提供更加有效的參考。

（二）企業要對ERP系統進行優化配置

實際上，ERP系統的運行原理十分簡單，但是當前企業應用的ERP系統質量和功能參差不齊，使用的軟件系統也有很大的差異。企業要想上馬ERP系統，則需要較大的資金投入。一般來說，ERP系統的啟動資金可以達到千萬。此外，ERP系統的應用對企業的管理決策流程、管理者能力、生產管理能力提出了更高的要求。在這一過程中做好ERP系統的優化配置是關鍵所在，它關系到ERP系統能否真正發揮作用和功能。企業在進行ERP系統的建設時要優選系統和相應的產品，降低ERP系統投資的風險。ERP系統的建設和應用是一個復雜的過程，在這一過程中企業的各個部門必須有效的配合與溝通，在選擇ERP系統的類型時則要從系統的功能、性價比、企業自身的需求等方面入手。

當前，我國企業在引進ERP系統時主要采取的是直接購買成型軟件或與軟件開發公司合作開發兩種形式，極少有企業能夠自主研發ERP系統。我國企業在ERP系統的應用上缺乏經驗，在選擇ERP系統時必須考慮到自身的情況。ERP系統并不是規模越大、價格越高就越好，企業要根據自身的資金實力和管理需求選擇最適合自己的系統類型。國外的大型ERP系統通常是為規模較大的企業設計的，并不適用于我國的中小企業，且這些系統對軟件和硬件的要求很高，我國中小企業對系統的要求并沒有這么高，選擇規模較小，價格相對較低的系統完全可以滿足要求。此外，大規模的系統在日常的維護中所需要花費的資金更多，對資金實力不強的企業來說也是一個較大的負擔。因此，企業在選擇ERP系統類型時一定要充分考慮自身的承受能力。

（三）企業要加強財務工作和ERP系統之間的聯系

經濟全球化時代的到來使得我國企業在面對激烈的國內競爭的同時還要應對巨大的國際市場的競爭。但與此同時，我國企業也獲得了更多的發展機遇，在新的市場競爭中，如何優化管理、科學決策是企業提高市場競爭力的關鍵。在當前的市場競爭中，應用ERP系統是企業提高自身競爭實力的重要途徑之一，ERP系統的應用能夠將企業的決策系統和信息管理系統有效的結合起來，提高企業管理的質量和效率。應用ERP系統的最終目的是提高企業決策的科學性，因此在應用過程中需要站在企業決策者的角度，對企業的各項財務信息進行有效地整合，并對數據進行深入地分析和整理，將財務數據轉化能夠為企業決策提供參考的數據。通過對這些數據的分析，企業管理人員可以更快地掌握企業運行管理的相關信息，分析市場的變化趨勢，了解企業項目業務的內容特點，合理分析企業的財務信息，提高企業應對風險的能力。此外，通過ERP系統的數據分析功能，還能幫助企業更好的在市場中找到自己的位置。二十一世紀是信息化的時代，企業的信息化水平直接決定著其綜合實力。ERP系統的應用能夠使信息的收集與處理變得更加地便捷。在信息化時代中，企業日常生產管理過程中需要處理的信息數據量呈現爆炸式的增長，但在傳統的會計財務管理模式下，企業能夠處理的財務信息卻是十分有限的，而ERP系統的應用及時地解決了這一問題。ERP系統突破了傳統會計系統只能進行數據分析的限制，能夠在眾多的財務信息中找到對企業決策制定有用的信息，并進行合理的應用，幫助企業決策者制定出合理的決策。會計信息的處理關系到企業的生存和發展，必須引起企業的重視。

ERP系統是一個復雜的系統，企業內部信息系統與外界的聯系需要通過數據庫完成，這樣才能形成一個完善的信息系統，為企業管理者提供直觀的參考信息。通常，ERP系統的數據管理主要包括兩個方面的內容，一是對傳統會計系統中的信息進行整理，其次是對系統運行后的數據進行集中管理。一些生產規模較小的企業產生的會計信息數據量較少，在生產經營過程中面臨的不穩定因素也較多，為了減少ERP系統的應用成本和風險，可以先進行一段時間的試用，在試用期可以輸入一些數據進行模擬測試。在采用傳統的會計信息系統時，一個數據可能被重復編碼，在收付款的過程中就可能會出現重復和混亂的情況，還會造成不必要的人力和物力的浪費。在應用了ERP系統后，這種情況就能得到極大的改善，避免了數據重復編碼的情況，方便了決策的制定。

（四）企業要重視ERP專業人才的培養和引進

當前，我國ERP系統專業操作人員十分匱乏，為此企業必須做好ERP專業人才的培養工作。ERP專業人才的培訓內容應當包括項目管理、ERP理論知識、系統操作、會計知識等。培訓的對象范圍不僅要包括會計工作人員，還有技術操作人員。對人員的培訓要貫穿于日常工作中，并提高企業所有員工對ERP系統重要性的認識。在培訓內容的設置上，除了一般的會計專業知識外，還應當包括相關的法律法規、計算機技術、軟件知識等，提高ERP專業操作人員的整體素質水平。此外，ERP專業人員還要熟悉掌握企業會計管理的各項業務流程，能夠根據企業的實際需求合理的應用系統。培訓的內容和對象也要定期進行調整，逐漸提高培訓的深度，企業可以制定人員培訓的方案和計劃，按照計劃有序第開展培訓工作。

綜上所述，ERP系統在企業會計信息化過程中發揮著重要的作用，企業必須重視ERP系統的建立和完善，并根據自身的需求和能力，選擇適合自身的ERP系統。

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[責任編輯：潘洪志]