高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題解析

康艷玲++時艷紅

【摘要】隨著社會經濟和社會環境的不斷發展，科技技術的有效提升，促使我國各個行業的水平都在提升。其中，就包括高校的檔案管理工作。以往的高校檔案管理主要是依據書紙的形式進行閱讀和保存，但是隨著網絡技術和平臺的應用，促使高校檔案管理工作也發生了改變，檔案管理數字化的形式也在不斷地推廣，并且獲取了一定的成績。

【關鍵詞】高校 檔案管理 創新 數字化問題

創新就是人類社會和國家發展的重要依據。隨著社會經濟的有效提升，科技技術的不斷創新，促使高校的檔案管理工作也出現了一定的改變，并且進入到全新的管理形式，解決了以往的高校檔案管理工作出現的問題，同時滿足了現階段高校學生和人們的需求，有效的推動了檔案管理工作的實施。檔案管理數字化的發展，主要是依據數字轉換、掃描、壓縮等網絡技術將以往的檔案素材歸納到完善的檔案庫中，從而有助于高校學生、教師以及研究者等進行閱讀和下載，從而保障了檔案素材的完善性和有效性。但是，實際發展的過程中，高校實施的檔案管理工作較為落后，因此需要實時創新，從而滿足現階段高校發展的需求。

一、高校檔案管理創新和檔案管理數字化具備的含義

高校檔案管理的創新和檔案管理數字化是依據現代管理方案為依據，全面依據現代管理觀念和形式，結合優質的管理形式和設施，突破以往的管理形式，促使高校檔案管理更具備創新觀念，引導高校管理走向科技、數字、系統化的管理形式。

高校檔案管理的現代化與以往的管理形式對比分析，有非常多的特點，例如占據的空間相對要小，減少了資源的流失和浪費，信息儲存的形式多變，同時數量也在不斷地增加，個性化的管理形式不斷的推廣，還加大了信息的傳播速度。在實際發展的過程中可以提升高校檔案資料的傳播速度，保障信息資料傳播的有效性，提升檔案管理工作的工作質量。高校檔案數量和時間也在不斷地改善。因此，現代化的管理形式是發展的必然方向。

二、高校檔案管理創新和數字化管理中存在的問題

在實際發展的過程中，想要到達創新，進行數字化管理并不是簡單的工作，需要實施工作的人員堅持實施。在目前的高校檔案管理中還存在一定的問題。

（一）檔案標磚缺少完善性。由于不同高校的發展時間和形式也不相同，促使檔案管理工作在實施的過程中也存在一定的差異性。依據高校來說，其時間的差異性，促使技術也存在一定的不同，從而導致檔案管理工作無法統一，設施應用的效率和時間等也存在不同，這些都影響著整體檔案管理工作實施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少創新性。高校的檔案管理發展形勢逐漸向數字化挺進，這是時代發展的需求，具備一定的連續性。從信息技術的發展初期到現階段，我國越來越關注檔案管理現代化發展，但是隨著科技技術和社會經濟的不斷提升，在實施高校檔案管理工作的過程中，大部分的高校沒有滿足時代發展的需求，缺少一定的創新觀念?？萍及l展的越來越快，促使檔案管理也需要具有創新觀念，從而滿足時代和人們的需求。

（三）數據庫構建缺少實用性?，F階段，國家在投資高校管理經濟上，依據對檔案管理工作的投資非常的少，因為投資金額較少，但是大部分的高校實施工作也存在一定的限制，無法及時更新優質的設備，促使大部分構成的檔案數據庫形式較小。大部分的高校檔案數據庫管理都缺少實用性，數據庫模式的減少，標準不完善，形式單一化，同時沒有規范的管理，以此無法滿足時代人們的需求，從而減少了高校檔案管理的有效性和完善性。

三、高校檔案管理創新和數字化檔案管理的方案

（一）完善檔案管理的系統，減少網絡影響。要想實施高校檔案管理數字化，最先要完善管理系統的軟件，從而奠定有效的基礎，以此高校需要提升軟件的開發工作，開發有效的高校檔案管理軟件。一個優質的檔案管理數字化技術，需要具備以下幾個特點：第一，滿足各種形式的檔案需求。第二，可以保障檔案管理信息不受到網絡技術和平臺的約束。第三，應用技術簡單方便。在實施管理工作的過程中，依據上述三點實施創新，不但要提升軟件的有效性，還要滿足工作人員的需求。例如，可以構建優質的專屬服務器，促使校外的人員可以進行搜查。并且定期更新數據庫信息，確保信息的有效性。

（二）構建數字化檔案管理，促使文書檔案自動化應用。構建數字化的檔案館是科技技術發展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標以及方向等。因此，在實際發展的過程中需要依據信息和網絡形式構建數字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進行數字化管理，有助于校內外的人員進行閱讀和下載。工作者可以依據掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統中。在最開始實施數字化檔案管理工作的時候較為復雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實施工作。之后，現階段的檔案工作都將實施數字化，需要工作者依據數字化技術和系統的要求將文書工作轉化為數字化的形式，從而自動化管理文書。文書檔案管理是進行自動化管理的重要基礎。但是其實施的時間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉換為數字化的形式，還要將整體的管理工作轉換為數字化的形式。這需要數字管理的構建融入管理，依據系統管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時解決問題，保障數字化管理工作的質量。

（三）提升數字班培訓，提升檔案工作者的信息管理能力。為了滿足新檔案管理工作的需求，需要制定有效的檔案數字班培訓工作，從而提升工作者數字化管理能力。工作者依據培訓班，可以學習新的知識，優化自身具備的知識系統，并且掌控新的計算機管理能力，滿足檔案數字化管理的要求，提升整體工作的質量和效率。

結束語：綜上所述，計算機技術和網絡平臺的不斷發展，促使人們的生活和學習形式都發生了一定的改變，信息數字化已經是現階段社會發展的重要組成部分，更是創新的重要依據。高校檔案管理是檔案管理數字化管理中組成部分，結合了創新的理念，滿足了現階段時代發展的人們需求，同時也推動了檔案管理數字化理念的發展和應用。

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