淺談檔案資源的功能與合理利用

楊旸旸

摘 要 檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業、公民活動中產生的有保存價值的信息資料。因此，檔案資源是綜合信息資源一部分?？茖W發展史證明：任何一門科學體系的建立，理論與概念體系的形成，都必須明確其思維得以發展的那一抽象概念——邏輯起點。檔案學也不例外。

關鍵詞 檔案資源 功能 合理利用

中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A

二十一世紀是以知識和信息為特征的新時代，誰擁有知識，誰就可能擁有財富，誰獲得了信息，誰就具有獲取利益的可能。要使檔案學理論實現從“經驗科學”到“解釋性科學”的過渡，使其具有“科學”所應具有的基本品質，就必須找到整個理論體系得以發展和完善的邏輯起點，否則，檔案學就不可能成為一門真正的科學。

要發揮檔案作用，首先檔案工作者要認識到位。從檔案的形成及其發揮的作用來看，檔案具有社會性公益型和經濟性收益型兩種不同類型的屬性，它們產生的條件不同，利用的目的不同，利用后產生的效果也不同，將這兩種屬性有機地結合起來，在組織管理和利用上采取不同的方式、方法，達到最佳效果，才能在新經濟時代發揮檔案部門的工作優勢。

社會性公益型檔案是就服務對象和服務范圍而言的，它是立足于國家政權和全社會之上，在宏觀范圍內起作用。從檔案形成過程來看，國家機構的設立、運轉、上下左右的縱橫聯系，都有記錄產生，經過收集、整理、歸檔、建檔，形成文書檔案、科技檔案、人事檔案、教育檔案等等。其中一大類是國家法律、法規、制度等，涉及到國計民生的重大信息。我國政府在特定歷史階段，為了國家安全，對檔案工作制定了一套嚴密的管理制度，利用者可以憑證件在一定范圍內查閱。從利用檔案發揮的作用來看，宏觀效果是十分顯著的。

由檔案行政管理部門強制監督收集和管理，檔案體系的建設、保存、使用等制度完善，取得很好的效果。公益型檔案產生之時，就決定了要為國家的利益服務，為全社會服務，為大多數人的利益服務。國家、民族利益，澤惠千家萬戶，同時也要求全體國民學法、用法、依法辦事，自覺遵守政府的規定，約束自己的行為。

國家信息化領導小組第一次會議決定，把電子政務建設作為今后一個時期我國信息化建設工作的重點。不少地方政府、部門的檔案，逐步采取措施，向社會開放，把政策放到人民手中，由群眾來關心、監督政府工作，政府和人民產生聯動。吉林省檔案館承辦的“省現行文件閱覽中心”機構，為全省黨政機關、企事業單位、群眾提供現行文件查詢服務。該中心開放文件的范圍是從2012年1月1日以后產生的文件。目前總計有27個部門的138份文件，以后由閱覽中心每季度集中收集一次。以前只是在機關單位才能看到的“紅頭文件”，普通群眾只需要出示合法證件，就可到省檔案館現行文件閱覽中心免費查詢。

發揮社會性檔案的公益型作用，應該建立必要的保障制度。當前，由于國家重視并推行政務公開，各地相應采取了行動。吉林市政府制定了《吉林市政府信息公開規定》，并宣布將于2013年1月1日起施行。這是中國目前為止由地方制定的第一部全面、系統規范政府信息公開行為的政府規章。公開范圍包括事權、財權、人事權。根據《規定》，吉林省市各級人民政府及其職能部門以及依法行使行政職權的組織應當主動向社會公開事權、財權、人事權等方面的政府信息。經過半個多世紀的實踐證明，集中統一、分級負責的管理體制，是我國干部人事檔案工作的特有優勢。正是堅持了這一管理體制，才建立起具有全國規模的干部人事檔案工作，并始終沿著規范有序之路不斷向前發展。反之，人事檔案工作滯后或問題較多的地區或單位，往往是未能堅持好集中統一、分級負責的管理體制。其表現形式為：（1）在縣一級單位，有的過份強調了相對集中，事實上出現了多頭管理的分散現象，縣委組織部、縣人事局、教育局、衛生局……等多家管理干部人事檔案。（2）一些級別較高但人數較少的單位，未能執行其干部人事檔案由上一級單位管理的規定，自行設兼職人員管理。（3）未能很好貫徹執行《條例》對“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員”的規定。結果出現了管理干部人事檔案的單位多，兼職人員多，管理人員少，財務物力投入少，機構小、保管條件差，管理水平低，嚴重影響了人事檔案工作的發展。上述現象的存在，從一個側面說明了干部人事檔案管理應走集約化、規?；?、人員專職化之路。地（市）、縣一級的人事檔案，原則上應集中到地（市）、縣組織、人事部門設置的檔案機構集中統一管理，克服分散與多頭管理的現象。單位無論級別多高，凡不能設置專職人員或以兼職人員為主的，其干部人事檔案應集中到上一級管理，切實克服兼而不管或管理流于形式。為此，必須繼續堅持集中統一、分級負責的管理體制不動搖。

從檔案的來源看，收益型檔案是社會服務部門以及社會團體和個人，在生產經營、業務管理、提供服務、日常社會生活中產生的記錄資料，其形成方式和利用目的與國家機關形成的行政檔案有本質的區別。經濟收益型檔案與經濟收益有明顯聯系，它能滿足企業、事業單位以及家庭個人某些方面的需要，是從事科學研究、技術創新、經營獲利、家庭生活等方面的有用資料，成為一種社會資源。

經濟性收益型檔案主要有：（1）科技、專利檔案；（2）市場、成本、價格檔案；（3）金融、稅務檔案；（4）教育資源檔案；（5）醫學、醫療檔案；（6）勞動、人事檔案；（7）誠信檔案；（8）家庭、個人檔案等等。

收益型檔案的管理和利用，要經過立法，明確由檔案管理部門管理和指導，建立規范、高效、有序、安全的體系，并區別情況，分類指導，分類管理，提出不同的要求。收益型檔案由于運行機制不同，征、收集要發生費用，保存、傳輸、利用上都有成本，使用者常常獲得收益，接受服務者應有償使用。