醫院檔案管理工作創新的探討

醫院檔案管理工作創新的探討

章馨

目的歸納總結醫院檔案管理工作中存在的問題，并提出相關的創新措施。方法以“醫院、檔案管理、問題”等為關鍵詞在中國知網、萬方、維普等數據庫進行搜索，搜集近3年相關文獻，對文獻的有效性及可靠性進行評估，根據相關的文獻資料進行整理，對醫院檔案管理工作中存在的問題進行整理分析。結果醫院檔案管理工作主要存在制度不健全、專業管理人員缺乏、缺乏先進管理技術與設備等問題。結論為解決醫院檔案管理工作中存在的問題，必須結合醫院的實際情況及相關政策對其實施創新管理干預。

醫院；檔案管理；工作；問題；創新

醫院檔案是醫院管理工作中的憑證，是各種圖表、文字、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，亦是醫院開展醫療、教學、科研、基建、管理、財務、統計等各項工作的基礎，檔案一旦損毀或消失，將無法復原再生，給醫院造成了無法估量的損失，因此，結合新時期醫院發展的特點，有必要對醫院檔案管理工作進行干預[1]。本文將對醫院檔案管理工作中的問題進行分析和綜述，并提出關于創新醫院檔案管理工作的干預措施。

1 醫院檔案管理工作中存在的問題

1.1 相關制度不健全

較多研究顯示[2]，大部分醫院均是結合我國衛生部制定的相關要求以及醫院的實際情況制定醫院的相關管理制度，而對檔案管理涉及的制度以及職責較少，醫院檔案管理制度不健全。同時，研究發現，大部分醫院開展檔案管理工作基本都由各個科室對其實施分散管理，檔案缺乏安全性以及完整性，因此，易出現檔案分類不明確、檔案保存重復等現象，極大程度降低了檔案的利用率。此外，有研究顯示，由于缺乏統一的檔案管理制度，易導致部分珍貴材料未能及時收集和管理，導致信息管理和檔案管理嚴重脫節，這十分不利于檔案管理工作的開展以及醫院信息資源的整合。

1.2 缺乏專業管理人員

隨著科技信息時代的來臨，為符合時代發展需要，對開展檔案管理工作的人員提出了更高的要求，其不僅需要掌握專業的醫院檔案管理知識，還需要掌握相關的技術知識[3]。但調查發現[4]，大部分醫院都只注重對醫療技術人員的專業技能及素質進行培養，對檔案管理人員的管理能力以及素質關注和重視程度不夠，且研究顯示，部分醫院的檔案管理人員并非專業出身，學歷相對較低，對醫院檔案管理知識認知程度不夠，此外，有研究報道稱[5]，醫院檔案管理人員的系統化相關培訓以及進修機會較少，從而易導致大部分檔案管理人員的管理能力及水平較低，職業素養不能有效滿足時代發展的需要。

1.3 先進管理技術與設備匱乏

為符合當今信息時代的需求，有必要對醫院檔案管理進行信息化建設，但研究顯示[6]，當今，大部分醫院的檔案管理設施過于陳舊，例如較多醫院的計算機、 復印機、刻錄機、掃描儀、防磁柜、加濕機、空調及滅火器等均較陳舊，尤其是中小型醫院，這十分不符合當今時代對檔案管理提出的新要求。為保證檔案存放科學合理，離不開硬件設施的支持，例如計算機、防磁柜及滅火器等。同時，研究顯示[7]，較多醫院存在檔案用房不足以及管理技術較落后等問題，甚至有部分醫院還在使用手工開展檔案收集以及檢索工作，這十分不利于檔案收集工作的開展，對醫院開展醫療、教學、科研、基建、管理、財務、統計等各項工作非常不利。

2 醫院檔案管理工作的創新

2.1 健全檔案管理制度

為確保醫院檔案工作的順利開展，醫院的相關管理部門應結合相關的法律、法規以及醫院的實際情況健全醫院檔案管理制度，同時，為保證管理工作貫徹落實，應建立相關的監督制度以及檔案管理工作定期考核制度，定期對檔案管理人員的業務情況進行考核，以此增加檔案管理人員的業務能力以及責任心，提高工作效率。

2.2 增加對醫院檔案管理工作的重視度

傳統的檔案管理工作方法已經不能有效滿足現代化檔案管理的需要，尤其是新醫改措施提出以后，創新管理理念對保證醫療機構持續發展十分重要[8]。相應地，為提高醫院檔案管理工作的效率，有必要對管理理念進行創新，醫院的相關管理部門領導應加強對醫院檔案管理工作的重視度，定期組織工作人員學習檔案管理的知識，對檔案管理工作進行宣傳，使醫院檔案管理人員充分意識到檔案管理工作的重要性及必要性，增強其管理意識以及責任意識，便于其及時發現日常工作中的問題，從而有效提高工作效率，并可在一定程度上提高醫療服務質量。同時，醫院檔案是醫院管理工作中的憑證，尤其是病史檔案，當存在醫療糾紛時，病史檔案可作為法律文書，具有絕對權威性，所以對醫院檔案（尤其是病史檔案）實施管理尤為必要，醫院的相關管理部門應重點加強病史檔案的整理、歸檔、借閱工作，嚴防篡改、損壞、丟失等情況的發生。

2.3 加強檔案管理人員培訓

為科學管理檔案，實現檔案信息管理現代化，檔案管理人員應掌握相關的現代科學知識和專業技能，尤其是計算機操作技能，例如學會建立各類檔案數據庫、使用計算機對檔案信息進行收集、著錄、檢索、傳輸等，因此，對管理人員實施相關業務培訓十分重要[9]。

2.4 加強醫院檔案管理投入

為提高醫院檔案管理工作的效率，保證檔案管理工作有序開展，在條件允許的條件下，醫院應積極引進新型現代化設備，例如現代化辦公系統、刻錄機、掃描儀、防磁柜、加濕機、空調及滅火器等。同時，醫院的相關管理部門應加強構建檔案信息資料管理系統、網絡建設與管理系統以及檔案信息資料共享技術支撐平臺，通過應用數字化、網絡化等技術手段建立各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫，實現檔案管理信息化。此外，為提高醫療服務質量，增加患者的滿意度，可適當調整醫院檔案管理的服務方式，完善醫院病例、檔案、圖書資料等一體化管理模式，為醫院管理者及職能部門提供準確的信息[10]。

3 小結

目前，檔案管理工作屬于大部分醫院發展中的一個薄弱環節，常存在管理制度不健全、專業管理人員缺乏、缺乏先進管理技術與設備等問題，為符合新醫改理念，對醫院檔案管理工作實施創新管理干預十分重要，例如健全檔案管理制度、增加對醫院檔案管理工作的重視度、加強檔案管理人員培訓、加強醫院檔案管理投入等。

參考文獻

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[6] 彭佳． 新醫改形勢下的醫院檔案管理[J]． 中國衛生標準管理，2015，6（16）：12-13．

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[10] 汪青，張晶． 高校重點學科基礎建設項目設備檔案管理的實踐與思考[J]．實驗技術與管理，2016，33（5）：261-263．

Discussion on Innovation of Hospital Archives Management

ZHANG Xin Archives, Shanghai Third Rehabilitation Hospital, Shanghai 200436, China

ObjectiveTo summarize the problems in the management of hospital archives and put forward relevant innovative measures.MethodsThe results of “hospital, archives management, problem” and so on weresearched in the database of Chinese knowledge, Wanfang and Weipu. The relevant literatures were collected for the past three years, and the validity and reliability of the literature were evaluated. Literature review, the hospital archives management work in the problems of finishing analysis.ResultsThe main situation of hospital archives management system is not perfect, lack of professional management personnel, lack of advanced management technology and equipment and other issues.ConclusionIn order to solve the problems in the management of hospital archives, it is necessary to implement the innovative management intervention in combination with the actual situation of the hospital and the related policies.

hospital; archives management; work; problem; innovation

R197．3

A

1674-9316（2017）11-0036-03

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．11．019

上海市第三康復醫院檔案室，上海 200436