加強檔案信息資源開發利用的對策

趙洪偉

鑒于檔案信息資源開發利用面臨的種種困難，我們不能怨天尤人，更不能坐以待斃，而要正視現實，積極進取，采取有力措施，徹底加以解決。

（一）更新思想觀念，確立檔案信息資源開發利用工作的地位。檔案信息資源開發利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作其它環節的落腳點。首先，從事檔案工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創新，明確檔案信息開發利用的好壞是衡量檔案工作優劣的尺度和標志。要破除“重管輕用”的觀點，每位檔案工作者都必須熱愛自己的工作，克服“無所作為”、“不求進取”等消極落后的思想認識，愛崗敬業，銳意進取，這是做好檔案信息開發利用的前提和條件。其次，各級黨委和政府分管檔案工作的領導，要重視對檔案信息開發利用工作的領導，在人、財、物等方面向檔案信息開發利用工作傾斜，使檔案信息開發利用工作能在高起點、高標準的基礎上開展，真正在當地經濟建設和社會事業發展中起到引導和服務作用。同時，檔案部門也應樹立超前意識，立足于出成果，出精品。

（二）加強基礎建設，努力提高檔案管理水平。一要抓館庫建設。檔案館基礎設施的建設和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質基礎。因此，檔案部門要積極主動地向當地黨委、政府匯報，爭取得到相關部門和領導的支持，加大對檔案館相關設施設備建設的經費投入，努力把檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件集中向社會提供利用中心、檔案信息服務中心和設計科學、功能齊全、具有先進文化標志性特征的現代化檔案館，以及具有文化品位、民族特色、現代氣息，能夠充分發揮檔案館各項功能的標志性建筑。二要抓業務建設。各級檔案部門要加強對檔案信息資源開發利用工作的組織協調、統籌規劃和監督管理，制訂檔案信息資源開發利用的計劃，爭取將其納入各級地方政府信息化規劃之中。重視對重大問題的科學研究，嚴格執行相關業務規章和技術規范，按照國家檔案局制定的各項技術標準開展檔案數字化、電子文件歸檔、數據庫建設和檔案網站管理等工作，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享，把檔案信息資源開發利用工作納入科學化、規范化發展軌道。正確處理新形勢下檔案公開與保密的關系，建立檔案信息安全的規章制度，采取有效措施和技術手段，保證數字檔案信息管理系統運行安全、可靠。健全檔案數據備份和災難恢復機制，注意保護檔案信息和信息產品的知識產權，保護國家利益，保護個人隱私。進一步推進檔案資源建設，提高對檔案基礎業務建設重要性和緊迫性的認識，不斷豐富館藏，優化結構，更好地為黨和政府的中心工作服務，為人民群眾服務。

（三）建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務體系。為提高檔案信息資源利用率，應適時建立檔案信息利用制度。首先，必須突破“自我服務”的傳統編研方式。根據本地經濟建設、技術進步、科研生產以及各項社會事業的需要，開展檔案編研工作，有計劃的編研一些適應形勢發展的信息資料，不能只顧資料積累、文化財富堆積，要把編研工作重點放在“精、管、用”的基礎之上。其次，必須建立檔案信息利用預測制度。通過對檔案信息利用可行性的分析預測，了解社會各行業對檔案信息的需求動向和發展趨勢，掌握他們需求的重點，建立需求信息預測點和預測網絡，有針對性地進行收集、匯總、分析和信息輸出。同時，也應經常對檔案信息利用率進行分析，通過信息反饋，明確每個階段的利用重點。再次，必須建立信息銷售制度。要主動出擊、服務上門，推銷檔案信息，推廣編研成果，與廣大利用者加強聯系。在推銷信息方面，可以采取“拉、推、溝通”等方法，使檔案信息利用工作既有成效，又規范科學。

檔案部門要加強檔案接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的檔案信息資源服務體系。從檔案室來說，要改變單位檔案信息資源的分散管理體制，設立綜合檔案室，集中統一管理本單位的全部檔案。從檔案館來看，要堅持館藏檔案數量與質量并重的原則，一方面要合理擴大接收范圍，另一方面要對接收檔案的質量進行控制。要完善檔案補充機制，廣泛開展檔案資源征集工作，想方設法收集散存在社會和個人手中的歷史檔案資料。努力改變館藏結構中文書檔案占主體的單一局面，加大對保存在各單位的專門檔案的接收力度。注意加強與專業檔案館、圖書館、博物館的聯系，掌握館藏情況，協商征集接收其案卷目錄、檔案縮微品等，實現館際交流，資源共享。

（四）完善服務機制，多層次多渠道開發檔案信息資源。首先，各級檔案館要根據“檔案信息開發創造經濟效益”的主題大力開展宣傳活動，特別要根據當地的中心工作，采取編印館藏、文件目錄、專題、實例、舉辦展覽等多種形式，公布檔案內容，多渠道宣傳檔案在經濟和社會發展中的作用。同時，注重宣傳利用檔案信息取得效益的實例，為檔案信息的開發利用創造良好的外部環境。其次，在堅持傳統服務的基礎上，大膽改革提供利用方式。在日常工作中，繼續做好接待查檔工作，但要打破常規接待查檔的方法，設立環境較好的閱檔室，配備復印機、閱讀器，熱情接待查檔人員，提高查全率和查準率，更重要的還要根據現代化建設的需要，調整服務重點，拓寬服務領域，采取主動服務、超前服務、上門服務、定點服務等形式，及時向利用者提供檔案信息，實行全方位社會服務。第三，加快經濟、科技、文化以及歷史檔案的開放進程，便于社會、團體及時利用。各級檔案館應加快推進檔案開放進程，對到期的檔案資料提高鑒定速度，對經濟、科技、文化檔案可根據《檔案法》及有關條例的規定隨時向社會開放，這是開發利用檔案信息的重要渠道。第四，加快檔案資料編研工作步伐。要改變傳統的以文件匯編為重點的編研方式，圍繞當地工作中心， 注重經濟、科技、文化等專題資料的編研，使其成為檔案信息開發的主要方面。通過編研工作，把館藏檔案中具有地方特色、并且富于利用價值的檔案資料按專題集中編排起來，裝訂成冊，供領導和有關部門參考利用。

（五）加強高新信息技術研究，努力造就新型檔案專業人才。這里，應著重做好以下工作：（1）重視現代信息技術的規范化，大力扶植相關理論的研究，如檔案信息開發、檔案數據結構、檔案數據庫等。（2）積極推進檔案部門計算機管理系統的建設。目前，檔案部門人員少而館藏量大，使用計算機對檔案信息進行檢索、編目、統計，可以大大提高工作效率和檔案信息開發效益。計算機的使用，也為檔案信息資源聯網，實現資源共享創造了條件。（3）努力提高檔案信息開發人員的素質。當前社會上迫切需要一批既懂得技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代化信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，使其更新知識結構，拓寬知識層面，提高業務技能，盡快掌握計算機網絡技術、微縮技術等新知識、新方法。還要大力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

（六）搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源開發利用創造良好的社會環境。檔案部門在宣傳《檔案法》等法律、法規的同時，還應采取靈活多樣的形式，廣泛開展檔案信息系列宣傳活動。首先，要開展有關檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道什么是檔案，檔案有何用處，從而激發人們利用檔案的熱情，引導更多的人利用檔案。其次，要開展有關檔案利用程序的宣傳，讓社會知道如何利用檔案，利用檔案的益處，從而引導人們用好、用活檔案。再次，要開展檔案開放目錄的宣傳，使人們了解館藏檔案信息的具體內容，從而引導人們有針對性的利用檔案。