基于館室一體的數字檔案室建設探析

韓亞洲/上海大學圖書情報檔案系

數字檔案室建設指在檔案信息化建設的大環境下，綜合運用信息技術和網絡技術并按照檔案工作的新要求、新特點，應用文檔管理一體化的理念對傳統檔案管理模式、流程和體制進行變革，對電子檔案管理模式、流程和體制進行新的定位，以期實現檔案管理和檔案服務的現代化、數字化、網絡化的工作[1]。從檔案室到數字檔案室的變革，是檔案工作“收”“管”“用”的全方位變革，建設數字檔案室需要轉變工作思維，運用新觀念全面變革檔案管理方式和利用方式，從而形成全新的檔案工作體系。

1 數字檔案室的建設模式

數字檔案室建設模式主要分為兩種，即檔案館、檔案室獨立建設和檔案館、檔案室一體建設。其中，館室獨立的數字檔案室建設是指數字檔案館與數字檔案室根據各自的理念和方法獨立開展資源體系、管理體系、利用體系建設，構建電子檔案工作體系。在該建設模式下，數字檔案室和傳統檔案室工作內容存在諸多相同之處，負責檔案室階段的數字檔案收集、管理和利用，以及購買軟件、建設網站、進行技術維護、負責安全保障建設等，整個檔案室階段的電子檔案管理工作都由檔案室獨立完成。館室一體的數字檔案室建設是指數字檔案室建設借勢并融入區域數字檔案館建設，由數字檔案館統一管理電子檔案，包括通過搭建網上查檔模塊的方式接管數字檔案室的檔案利用工作，而數字檔案室主要負責資源建設工作。在該建設模式下，數字檔案室將檔案信息發布模塊建在區域數字檔案館的網絡服務上，網站空間、技術維護、數字資源存儲、安全保障、標準制定全部架構于區域數字檔案館平臺，數字檔案室無須購買軟件、服務器、存儲器等。

館室獨立的數字檔案室建設使館室建設呈現出明顯的文件生命周期痕跡；館室一體的數字檔案室建設將文件的運動過程視為一個連續統一體，文件生命周期的階段痕跡不再明顯，適應了電子文件管理的需要。

2 數字檔案室建設模式分析

2.1 館室獨立的數字檔案室建設存在問題

館室獨立的數字檔案室是數字檔案室建設和運行的初級階段，也是我國現階段數字檔案室建設的主要模式，但這一模式存在諸多問題，其中“碎片化”問題最為明顯。具體來說，館室獨立的數字檔案室建設問題主要體現在以下三個方面。

第一，資源分散。在傳統檔案管理體系中，各機關單位形成的檔案必須按照相關規定定期向本單位檔案室移交，由檔案室進行集中統一管理。這種管理體制在傳統環境下基本滿足了本單位檔案利用需要，但當前很多工作并非由某個單位單獨完成，而是需要多個單位協作開展，館室獨立的數字檔案室建設使該階段的檔案分散在檔案室的小圈子內，致使檔案資源過于分散，導致大量的“信息孤島”問題，無法實現檔案信息效益最大化。

第二，投入過大。在館室獨立的數字檔案室建設模式下，檔案室需要自行建設網站、購買軟件設備、維護設備、制定標準、建立安全保障體系等，在這一過程中投入了大量的人力、物力、財力。而館室一體的數字檔案室建設模式則可以把網站建設、設備維護、信息安全保障等工作交給檔案館來做，檔案館也只要建設一個網站、一套標準、一套安全體系就可以滿足該區域的需要；并且數字檔案室的檔案可以直接歸入數字檔案館，這樣檔案館不必重復進行數字檔案資源和系統建設、不用擔心數字檔案的格式等問題。相比而言，館室獨立的數字檔案室建設無法發揮檔案室承前啟后的作用，投入過大造成了資源浪費。

第三，利用困難。館室獨立的數字檔案室建設模式使得一些單位檔案室存在自我封閉、自給自足思想，這極大地束縛了檔案工作的發展；檔案室各自為政、片面追求“小而全”的室藏體系，阻礙著檔案資源的利用工作[2]。另外數字檔案分散保存在各單位的數字檔案室內，存在軟件系統不同、硬件設施不一、數據庫結構不相同等問題，造成數字檔案室之間、數字檔案室與檔案館之間不兼容，致使檔案利用困難重重。

2.2 館室一體的數字檔案室建設具有優勢

第一，能滿足數字檔案管理的要求和保障數字檔案的安全。館室一體的數字檔案室建設以數字檔案館為依托，在確保數字檔案與傳統檔案管理模式的有機銜接下，充分發揮現代信息技術優勢，把數字檔案室與數字檔案館建設成為統一的有機整體[3]。數字檔案室的檔案目錄與檔案內容可隨時向數字檔案館查詢和移交，且移交后檔案形成部門與檔案室仍可以隨時隨地調閱數字檔案館的數字檔案，這不僅突破了傳統的檔案管理模式，還突破了館室獨立的數字檔案室管理模式。在電子文件時代，文件的運動規律可能會產生逆向，后一階段的文件有向前一階段運動的可能，所以館室一體的數字檔案管理模式適應了數字檔案管理的要求。另外，館室一體的數字檔案室建設要求檔案館統一保障數字檔案安全，相較于由數字檔案室獨立保障數字檔案安全的做法，由檔案館保障安全的做法更能確保數字檔案的安全。

第二，實現檔案資源的整合和共享。在傳統的工作模式下，單位內部檔案分散保管，且檔案室的服務對象一般局限于本單位的各個部門，很少對外開放利用。館室一體的數字檔案室建設有效整合了分散在各單位檔案室的檔案資源，由數字檔案館對這些檔案資源進行統一保管，在此基礎上可建立該區域統一的檔案信息資源服務網。另外，檔案信息資源在區域內實現整合后，會產生規模效應，利用者利用檔案時可以在數字檔案館內統一檢索，得到該區域內的所有相關檔案，從而促進檔案信息資源的共享，更好地滿足利用者需求。

第三，確保檔案數據的規范性。館室一體環境下制定的相關制度和標準，為歸檔到數字檔案館的數字檔案提供了規范格式，確保了檔案數據的規范性；對電子文件進行管理，不僅要收集電子文件，還要收集相關的元數據，確保電子文件信息的原始和真實，這也是保證檔案數據規范性的重要手段。如果采用館室獨立的建設方法，檔案館要收集電子文件和元數據就非常困難，常常是收集紙質檔案后再進行數字化處理，這樣既增加了工作量，也不能確保檔案數據的規范性。

3 館室一體的數字檔案室建設中的館室分工

3.1 檔案室工作

在館室一體的數字檔案室建設環境下，檔案室的主要工作是開展數字資源建設。數字資源建設是數字檔案室的核心工作，主要包括四個方面的內容。第一，檔案目錄數據庫建設。按照室藏檔案的相關標準建設檔案目錄數據庫，可以提高檔案檢索效率，更好地利用檔案。第二，專題檔案數據庫建設。根據實際工作需要，圍繞某一專題進行數字檔案的收集和整理，形成便于利用并能夠發揮規模效應的專題檔案數據庫。第三，傳統載體檔案的數字化。運用掃描、轉換等技術，對傳統檔案載體進行數字化加工。第四，電子文件的積累和歸檔。對文件形成部門在辦公過程中形成的文件進行收集、鑒定、整理并加以保存[4]。

3.2 檔案館工作

一方面，從基礎設施建設角度來看，主要包括三部分：首先是網絡建設。由于檔案工作的特殊性，網絡建設要具有相對獨立性，在相對隔離的環境下開展檔案數據整理加工和存儲管理。換言之，數字檔案室的檔案數據網要與數字檔案館和單位辦公系統的數據網聯為一體，并與互聯網隔斷[5]。其次是硬件設施建設，硬件設施主要包括數字檔案信息采集設備、數字檔案存儲設備和綜合管理設備[6]。需要指出的是，檔案館的硬件設施由檔案館負責，檔案室的硬件設施由檔案室負責。最后是軟件設施建設。軟件設施由檔案館統一采購或研發，然后在館室一體建設的范圍內推廣使用。

另一方面，從檔案服務體系建設角度來看，建設完善的檔案利用服務體系是數字檔案室建設的目標，在館室一體的背景下，數字檔案室架構于數字檔案館內，對外提供利用服務要通過數字檔案館的系統進入，所以服務工作由數字檔案館統一負責。

3.3 檔案室與檔案館的聯動機制

第一，頂層設計。通過對比不同數字檔案室建設，發現數字檔案室在定位上、制度和標準建設上、工作實踐上存在很大差異。因此，數字檔案室建設的頂層設計和整體規劃顯得尤為重要。

第二，制度建設。制度建設是數字檔案室健康發展的保障，檔案館需要建立健全本系統內的數字檔案室管理制度，以保證數字檔案室工作有序開展。制度建設包括三類：一是電子文件歸檔制度，包含電子文件歸檔范圍、格式、程序、方法和質量要求等要素；二是檔案數據管理維護制度，包含數字檔案修改、刪除、銷毀等操作、方法和要求等要素；三是檔案安全制度，包含安全職責要求、系統權限、使用范圍要求等要素；四是利用服務制度[7]。

第三，標準制定。制定標準時，要確保國家各類標準規范能夠得到貫徹落實，保證數字檔案資源的對口移交和報送，最大限度地實現檔案信息資源的共享。由此形成完整的標準體系，對數字檔案室的文件和檔案進行連續管理，保證檔案的真實性和完整性[8]。

4 結語

館室一體的數字檔案室建設模式是一種優越的數字檔案室建設模式，可以使檔案室與檔案館在明確分工的基礎上，減少雙方的工作量，進一步提高工作效益，避免資源重復建設，最大限度地發揮檔案信息資源的規模效益，是一種值得探討和推廣的數字檔案室建設模式。

注釋與參考文獻：

[1][4]梁紹紅．如何建設基層數字檔案室建設[J]．浙江檔案 ,2009(6):50-51．

[2][7]楊智勇,何宏甲．基于“集成”內涵的機關數字檔案室建設研究[J]．檔案學通訊,2012(6):68-71．

[3]王鳳敏,蔣海琴．數字檔案室建設實踐與思考[J]．中國檔案 ,2012(1):58-61．

[5]吳新宇．數字檔案室建設的要求與內容[J]．浙江檔案,2011(8):48-49．

[6]楊智勇,何宏甲．集成式數字檔案室管理系統的構建[J]．檔案與建設,2012(9):15-18．

[7]黃東霞．高校數字檔案室建設探索與實踐[J]．檔案學研究,2008(2):23-25．

[8]唐玲．數字檔案室建設[J]．經營管理者,2012(5):111．