水利工程技術檔案的管理與利用

聶小軍

(江西省豐城市豐東灌區管理局，江西 豐城 331100)

水利工程技術檔案的管理與利用

聶小軍

(江西省豐城市豐東灌區管理局，江西 豐城 331100)

水利是國民經濟的命脈，自古有著“治國先治水”的說法，古今中外的統治者都十分重視水利工程的建設。然而“重建輕管”卻是我國水利工程中普遍在的現象，要實現對工程的效管理，其中關鍵的一點就是要重視工程技術的檔案工作。檔案主要是用文字、圖紙、甚至圖像、影音資料等對水利工程在準備、施工、驗收及運行等各個階段的情況進行詳盡的記錄，為做好水利工程的運行及相關工作，更充分地發揮水利工程效益，促進和完善水利工程管理作好參謀作用。文章強調了水利工程技術檔案的重要性，提出了工程技術檔案管理工作中存在的問題，以及對工程技術檔案進行管理和利用的具體措施。

水利工程；技術檔案；管理；重要性；措施

0 引 言

水利工程從決策階段到項目管理階段直至運行管理階段，都需要相關工作人員對有關工程的相關資料進行整理，然后歸檔分類保存，這一系列過程的信息整合，就形成了最后的水利工程技術檔案。它主要以文字、圖紙甚至圖像、影音等不同的形式呈現，為水利工程的運行管理提供原始依據。因此，在整個水利工程中，水利工程檔案的作用都是不容忽視的。

1 水利工程檔案在工程運營管理中的作用

水利工程檔案記載的是整個建設過程的細節，每個參與到水利工程建設過程中的人，他的工作和勞動成果都會有所顯示。檔案是對前一階段的建設活動的再次呈現，是幫助我們充分了解工程建設的關鍵性資料，對整個水利工程的建設都有明確的參考意義。水利工程檔案在整個工程中都是至關重要的，其中所做的相關報告和設計可以為管理機構的建立和編制制度的運行打下良好的基礎；相關費用的計算和檢測報告有利于賬目的清算；工程的設計圖和機械設備的說明書則從技術層面對工程建設的日常工作進行維持。

水利工程的運行管理要以水利工程技術檔案作為原始依據。與一般的工程相比，水利工程建設是一項艱巨而又極其耗時的大工程。在這個過程中，尚處于建設狀態的建筑物就很容易受到自然或是人為因素的破壞而出現損傷，相應的機器設備也會因為使用周期過長而逐漸失去功能，通常這個時候就要按照實際情況進行檢修甚至是直接更換設備。當然，這種檢修或設備的更新并不是盲目的，而是要按照水利工程檔案的記錄進行合理調整[1]。在對葛洲壩水利樞紐進行加工改造的過程中，通過對檔案資料的參考，工程師和施工人員既減少了自己的工作量，也在一定程度上促進了工程建設的效率。

不僅如此，水利工程檔案還從技術層面對自身和周邊建筑進行安全銜接提供保證。水利工程功能和所處位置的特殊性，決定了它不可能會是一個獨立的工程，而是與電力、交通、油氣管道等工程有所交集，這也是跨河橋梁之類的工程會出現的原因。為此在開工前一定要對河道的截面形狀、水流特征等進行詳盡的考察，以減少意外事故產生的風險，確保工程建設的順利進行[2]。

2 水利工程檔案管理過程中存在的問題

在整個水利工程的建設環節中，幾乎是離不開工程建設檔案的，尤其是在開工的前段時間，對檔案的使用次數往往更為頻繁。水利工程建成后其功能是否可以得到充分的體現，很大程度上是受到工程建設檔案質量影響的。在對近年來工程建設檔案的管理和使用過程中，我們發現了不少問題。

2.1 檔案的編碼不合理

對同類型的問題并沒有做好歸檔整理，以至于有關人員在進行資料的查找時浪費了大量的時間和精力。

2.2 文件和案卷名稱不規范

通常只是簡單地用數字進行命名，而不把具體的事件標注在上面，尤其是給圖紙類資料的查找帶來了一定程度上的不便。

2.3 文件資料不準確

這一點主要體現在設計圖和實際完成的工程有差別、同樣的事物在檔案的不同頁碼上的記載不一樣、文字說明跟對應的影像資料也存在偏差等[3]。

2.4 檔案紙張質量不耐用

記錄著相關資料的檔案因為被長時間的使用，紙張很容易就會出現破壞，上面的字跡也會因為掉色而難以辨認，不利于它在工程后期的使用。

2.5 檔案利用水平低

雖然計算機技術在水利工程建設檔案管理的過程中發揮了一定的作用，然而互聯網技術在該領域并沒有得到充分的運用，這就導致在整理檔案的過程中無法對網絡資源進行有效利用，產生更多人力資源上的浪費。

上述這些問題的存在使水利工程檔案的管理工作更加困難，在一定程度上阻礙了水利工程的施工進程，甚至會對整個工程的安全性造成破壞。在進行地下航道的建設過程中，如果不去考慮實際情況與設計圖的差異，而一味地按照原計劃來施工，很可能會破壞周圍的環境，嚴重的話甚至會使附近的生態系統失衡。

3 加強水利工程技術檔案管理和使用的措施

為了使水利工程技術檔案可以更好地實現工程運行監管以及更新改造的目的，工程建設的過程中既要注重對技術檔案的建立，也不能忽視對它的管理和利用。要對檔案進行充分利用，全方位結合管理單位的現實需要，將工程檔案的功能完全發揮出來。

3.1 加強對檔案管理工作的組織領導

在工程建設的過程中，技術檔案的建立并不是一項獨立的工作，作為工程建設的關鍵部分，它應該和其他的環節一樣，接受單位的統一領導，并實行分層管理，確保每個崗位上的人都能各司其責，責無旁貸；另外還要進行相應的制度建設，進一步完善相關的管理條例，加大人員和經費方面的投入，以促進檔案管理工作的有效進行[4]。

3.2 對歸檔文件的質量嚴加控制

在工程建設的籌備階段，就應該對進行歸檔的資料的系統性、規范性和完整性提出相應的要求，并形成具體的規定納入管理條例中，要把責任具體都每個人身上。對水利工程整個建設過程中以不同形式和載體承載的資料必須按照不同的類別進行整理，從源頭上保證其完整性；檔案的形成要符合水利工程建設的各個環節，對此階段中的任何一個細節都不能放過，確保圖紙和實際工程的相符、專業性數據準確無誤、相關手續和證件齊全。文件的歸檔并不是雜亂無章的，而是要在一定的要求下有規范地進行整理，檔案的名稱和具體內容要高度一致。檔案袋等的制作也必須嚴格按照標準進行，進行裝訂時的質量控制同樣是極其重要的；歸檔的任務完成后，在檔案的保管和使用上也要小心謹慎，避免紙張破壞、字跡模糊的情況出現；在上交檔案之前，還應該對檔案進行一番認真細致的檢查，在保證合格的基礎上再由負責人簽字確認，最后歸管理單位統一保管。

3.3 提高檔案工作信息化管理水平

當前階段，我國不少水利檔案管理部門所用的設備還停留在傳統那種目錄級別的水平上，無法借用互聯網資源進行資料的搜集。在經過數字化處理后，檔案內容就一直被存放在數據庫中，由于安全性和技術性等方面的局限而無法充分利用，導致其價值難以被完全挖掘。

3.4 提高工程建設檔案對管理工作的適應性

由于工程管理和建設是兩項側重點不同的工作，因此它們對檔案工作的要求就有所不同。例如，在工程建設過程中極為重要的質量評測，運行管理工作中一般是用不上的；在工程建設者看來似乎沒什么價值的機械或材料的使用說明書，卻管理工作中的重點?，F階段，越來越多的管理人員選擇參與到工程建設的環節中，給工程建設檔案的管理提供了充足的人力資源，結合水利工程的運營管理工作，有計劃、有目的地進行檔案整理工作。如此一來，既可以減少有關人員的工作量，避免二次加工和材料的浪費，又保證了工程檔案的使用，促進建設工作的順利開展，確保工程作用的發揮。

4 小 結

水利工程技術檔案是對整個工程建設過程的真實反映，可以作為施工階段的關鍵性憑證，對水利工程建設和管理工作意義重大。水利工程技術檔案管理工作的復雜性和瑣碎性，要求檔案管理人員端正自己的工作態度，對檔案管理中的各項工作都要認真對待，以充分保障技術檔案的價值在水利建設中的實現，并在此基礎上推動我國水利事業的良性運行。

[1]張敬宏.水利工程技術檔案的管理與利用[J].城市建設理論研究:電子版，2013(26)：54-56.

[2]叢培昱.水利工程技術檔案管理與資料整理[J].商品與質量·建筑與發展，2014(04):199.

[3]何國賢.水利工程建設項目檔案的管理及利用現狀分析[J].城建檔案，2016(04):39-40.

[4]胡永飛.淺談如何做好水利工程檔案管理工作[J].建筑工程技術與設計，2014(17)：23-24.

1007-7596(2017)10-0151-02

TV51；G271

C

2017-09-18

聶小軍(1976-)，男，江西豐城人，助理工程師，研究方向為水利工程技術檔案管理。