現代企業辦公室管理工作的優化設計

單紀輝

摘要：近幾年，隨著經濟的快速發展，市場競爭愈演愈烈。企業在發展過程中需要不斷提升自身管理和運作水平，其中辦公室管理在企業的整體管理中十分關鍵。切實做好辦公室管理工作，可以幫助提升企業的內部整體管理強度。文章在對現代企業辦公室管理的潛在問題分析的基礎上，討論了對現代企業辦公室管理工作的優化設計，希望可以對加強現代企業整體管理提供相應的參考。

關鍵詞：辦公室管理工作；現代企業；優化設計

中圖分類號：F272.92 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-000-01

現代企業的辦公室管理具體是指企業內部工作人員幫助管理層和決策者做出相應的決策，進而使其企業的各項活動得到有效的控制、執行、運營[1]。就整體層面來講，辦公室管理存在多個方面的價值作用；一是具有紐帶作用，可以促進管理者與各個部門之間的交流與合作；其次是參謀作用，可以協助決策層做出相關活動的重大決策；最后是具備協調作用，可以保證企業內部各項工作的有序開展，從而促進企業的健康發展。

一、現代企業辦公室管理中的主要問題

1.管理理念較為落后

隨著我國經濟的快速發展，國外企業的管理理念對我國傳統的辦公室管理理念造成了一定的沖擊。在吸取了國外企業的先進管理經驗后，我國企業辦公室管理認識到自身存在的不足，希望實行優化和完善。伴隨著科學技術的日新月異，辦公室的管理工作已經不再完全受到設備的束縛，因此工作時間更加彈性化，工作人員的工作主動性和積極性得到提升。此外，傳統工作管理理念不利于現代企業辦公室管理，主要原因是傳統理念比較陳舊無法適應時代的發展，更好的帶動企業進步主，對此需要對傳統辦公室理念實行優化與更新促進企業穩定長久的發展。

2.健全現代企業辦公室的管理制度

為了更好的促進現代企業發展，必須擴大企業的生產力度與范圍，提升工作效率。但一些辦公室管理工作中存在較大的缺陷，嚴重阻礙企業工作更加高效，造成人員、物資的浪費?；趶碗s多樣的發展背景下，需要對現代企業辦公室管理制度持續完善，一次提高企業的辦公效率[2]。

3.現代企業辦公室操作能力較低

相對而言，企業辦公室工作內容繁瑣，對此需要工作人員在工作中更加細致，任何的差錯都將會產生連鎖性的破壞，造成工作人員吃力不討好，容易被領導批評或是受到同事的埋怨，辦公室人員在工作中很容易出現消極情緒，影響工作的順利完成及落實。在繁瑣和復雜工作中，辦公室人員更要具備良好的業務素質和專業化的工作能力。但因為大量的原因，如缺乏培訓等，導致其工作能力跟不上時代的發展，無法滿足辦公室需要。

二、現代企業辦公室管理工作的優化設計策略

1.加強內部管理，構建現代化的辦公室管理制度

基于市場經濟快速發展的背景，注重提升現代企業辦公室的工作水平，并且要按照科學、高效、規范等原則，建立和健全辦公室管理機制，確保辦公室人員對事物實行管理中存在制度依據，切實提升管理工作的規劃性以及時效性。針對事務性工作如起草文件、校核到簽發、反饋至結束等工作，都要制定工作步驟和流程，實現各項工作的開展都存在制度依據；針對目前辦公室人少事多的狀況，制定目標考核制度、工作標準、過程監督、結果考核等相關管理機制，工作細化到個人，制定獎懲制度，避免工作失誤和低效。

2.提升辦公室工作人員的素質能力

一個人具備的素質、能力、技能的人才在個人對企業的貢獻十分關鍵。對企業辦公室工作人員而言，不僅要具備良好的相關專業知識，同時還要具備辦公室管理工作能力，在工作中充分發揮自己的價值。在市場和知識經濟迅速發展，一個人只持續不斷的學習和積累，才能緊緊跟隨市場步伐，在工作中持續創新，并且不斷提高自己的工作水平，同時還要加強對現代化的辦公知識的學習和技能的提升，可以通過這些辦公軟件和方法來處理工作事物，此外還要提升自身的業務能力，包含動筆和動手等多項。當前科學技術發展快速，很好的促進了信息化時代的進步和電腦網絡的普及，因此將信息技術運用于在辦公室管理中十分必要的，因此企業辦公室工作人員不僅要努力學習有關信息技術知識，避免信息潮流中失去發展機遇利，同時要具備較強的綜合研究分析能力，提煉可以幫助企業更好發展的有利以及高質量信息，協助領導確定企業未來的發展趨勢，最終作出科學決策。

3.樹立人為本人力資源管理理念

制定企業規章制度，是要確保企業辦公室管理工作正常有序的開展，但是還十分重視辦公室人員自身的價值。突破傳統管理方式，逐漸轉變為存在實際意義的管理模式。注重辦公室管理人員對企業發展的重要性，以人為中心，有機結合現代企業管理和企業經營，將企業管理轉變為全員戰略管理[3]。使用柔性管理法，該方法和剛性管理方法是相互對立的。柔性化的管理可以很好的凝聚全體員工力量，為企業多項工作順利開展提供保障。辦公室管理發揮的是企業決策者的執行力和監督功能，對人力資源設施有效管，及時解決員工困惑，更好的投入工作。

4.提升各部門的協調能力，切實提升工作績效

辦公室管理部門同其他部門壓展開協調、溝通。辦公室管理人員不僅需要和其他部門進行交流和溝通，還要協調完善各項工作及任務，避免企業內發生員工矛盾。只有各部門實現了工作的相互協調，才能使各部門順利合作，從而加快企業發展，提升辦公室管理績效。

三、小結

通過文章的分析我們可以得知，現代企業辦公室管理中存在著較為明顯的問題，因此要融入現代化的辦公管理理念，建立完善的辦公室管理制度，創新辦公室的管理方法，在辦公室管理中融入以人為本的思想，努力提升企業的凝聚力。進一步為現代化的企業辦公室提升管理水平，奠定扎實的基礎。

參考文獻：

[1]鄒紅.現代企業辦公室管理工作的優化與完善[J].中國外資，2013，18：210+212.

[2]唐小鈞.現代企業辦公室管理工作的優化探討[J].現代國企研究，2015，08：46.

[3]黃冶.現代電力企業辦公室管理工作的優化與完善措施探討[J].低碳世界，2016，16：100-101.