高校檔案館數據管理體系研究

王欣宇 舒 暢

（遼寧中醫藥大學沈陽110033）

高校檔案館數據管理體系研究

王欣宇 舒 暢

（遼寧中醫藥大學沈陽110033）

高校檔案館數據管理體系是高校開展數據管理工作的重要方法和手段，不但可為高校制定檔案館數據管理工作政策與規劃提供理論依據與技術支持，更可以為我國高等教育綜合實力和國際競爭力的提升提供知識整理與傳播支撐。從探討數據管理、數據管理體系及檔案館數據管理體系等相關理論入手，結合我國數據管理框架標準與檔案館數據管理實際工作需要，構建包含檔案館數據管理資源、檔案館數據管理流程及數據管理績效評價三個方面的檔案館數據管理體系，對于推進雙一流背景下高校檔案館數據管理體系具有重要的可行性及實際意義。

高校檔案館數據管理系統動力學

高校檔案館是傳承文化、保存信息、參與教育的組織，具有較強接受性和兼容性。數據管理與高校檔案館檔案管理工作的結合，既是大數據時代發展的需要，也是高校檔案館管理理論創新與實踐的需要。數據管理與檔案館管理完美結合，則是從業者一直探索方法和路徑?，F有數據管理成果及實踐證明：規范、科學、系統、智能化的檔案館數據管理體系，對于實現由傳統檔案館管理向學習者為中心的移動互聯化的數據管理轉型具有重要的現實意義。

一、數據管理與數據管理體系理論

數據管理，在移動互聯時代，被賦予新的意義和價值，可以為高校檔案館管理提供全新的思路、方法和途徑；可以保障檔案館在移動互聯網絡化、大數據時代中為用戶提供高效能的數據和信息服務，對文化傳承形成不可替代的優勢。對處于大數據集成中心的檔案館來說，如何構建數據管理體系，把文化和數據傳輸到移動終端，意義更為重要。

（一）數據管理的基本內涵。

數據管理是指對人類現有的數據、數據的創造過程和數據的應用進行規劃和管理的活動，它指識別、獲取和利用知識，并能保證終端使用者不受時間和地點限制，隨意獲取知識、使用知識、分享知識，并用不同的形式進行傳遞，讓其他終端用戶通過不同方式將其應用于實踐。數據管理體系包括組織能力、工具與方式、技術支持、學習型組織、知識產品、數據的共享和評測等方面。就是把現有的知識數據用新的方式加以呈現。

數據管理是復雜的系統過程。為實現數據管理在高校檔案館中應用，選擇合適的數據管理模式，構建嚴格的數據管理體系結構至關重要。數據管理思想和方法體系是以終端學習者為中心，以數據、信息、知識作為戰略資源基礎，以知識數據的創造、積累、共享及應用為目標，實現數據資源共享。

（二）數據管理體系概述。

數據管理體系則指為實現數據管理目標而建立目標、手段以及相應的邏輯關系。數據管理理念和數據管理環境是構成數據管理體系的主要內容。

1.數據管理理念由數據管理組織的制度和文化兩方面組成。制度包括管理標準體系、激勵政策等制定，規范數據采集和管理流程，便于大數據環境下信息資源共享，通過激勵政策鼓勵檔案館工作人員以更加積極的姿態投入工作中。文化則由組織共享文化、團隊文化和學習文化構成，使檔案管理人員在態度和價值觀上與客戶的需求高度認同。

2.數據管理環境是一個技術支撐平臺及其運行的環境。主要用于數據收集、加工、存儲、傳遞和利用的，通過移動互聯網等技術對數據進行整合和應用；數據管理軟件是對數據進行綜合處理的大平臺，包括數據的鑒別、獲取、存儲、共享、創新和使用等各分支系統。數據管理環境的內容大致包括以下內容：（1）數據管理支持系統：如數據庫、知識庫、多庫協調系統、互聯網等基本技術手段以及人與人之間的各種溝通和傳遞方式等；（2）數據管理的內容：內容管理、文件管理、記錄管理、通信管理等；（3）知識的獲取和檢索：包括各種各樣的軟件應用工具，例如智能搜索、多模式檢索、多策略搜索、多層次獲取和檢索等；（4）數據的傳遞和共享：建立數據分布圖、數據文檔、數據傳遞架構、數據的傳輸、打印等；（5）數據的反饋與評價：通過建立一種良好的管理關系，激勵終端使用者使用和共享數據、豐富數據內容、評價和反饋數據的真實性等，促進數據效益最大化和數據集成的最大化。

二、系統動力學原理下的高校檔案數據管理體系構建

系統動力學是系統科學理論與計算機仿真緊密結合、研究系統反饋結構與行為的一門科學[1]3，把系統動力學理念引入檔案數據管理，是理念和方法上的創新。高校檔案館數據管理體系模型主要由三個環節要素構成：檔案館數據管理資源，檔案館數據管理系統，檔案館數據管理績效評價。這三個環節要素構建檔案館數據管理穩定結構：數據管理資源是基礎，數據管理系統是核心，數據管理績效評價是發展的動力源泉。

（一）高校檔案館數據管理資源設施。

檔案館數據管理資源設施是支持檔案館引入數據管理的支撐要素，主要包括硬環境與軟環境兩個方面：

1.高校檔案館數據管理硬環境。（1）數據資源是檔案館數據管理客體對象，是檔案館數據管理的基礎。檔案館數據資源包括三方面內容：檔案館文獻資源、虛擬館藏以及網絡、數據庫等數字資源。（2）檔案館人員既是檔案館數據管理的主體，也是數據管理的客體，是檔案館數據管理體系的核心部分。包括了檔案館管理員及檔案館用戶，前者是檔案館提供服務的主體資源，而用戶則是服務客體對象。在檔案館數據管理體系中強調用戶為中心，強調檔案館館員參與管理和監督，在大數據管理體系下才可以做好檔案館數據管理工作。（3）檔案館基建設施是指檔案館建筑和檔案館內部環境。優雅的環境對于用戶來說，都會產生舒適的感覺。從服務角度而言，既能調動員工的工作積極性，也能吸引用戶利用檔案資源。（4）檔案館技術設施是指檔案館能夠為數據管理實踐提供的技術基礎設施。全方位的移動互聯網絡環境、多媒體技術、大數據查詢中心、數據導圖、自助服務設備等等。

2.高校檔案館數據管理軟環境。數據管理軟環境主要包括檔案館目標管理，結構與制度建設，文化理念建設，戰略規劃建設。（1）目標管理：數據管理的出發點不同，但是數據管理的總體目標是圍繞如何推動戰略目標的實現。而檔案館數據管理的目標是提升檔案館的影響力和生命力，更好地服務用戶。（2）結構與制度：檔案館數據管理的實施需要組織結構進行相應的和適應性的調整。因此制定出相應的檔案館數據管理運行制度至關重要，如大數據管理的流程與運行制度、大數據管理評價與反饋制度等。（3）文化理念建設：檔案館文化理念是為全體員工認同、遵守的特色價值及活動觀念，是檔案館數據管理體系的靈魂。檔案館文化理念具有導向、示范作用、激勵作用、輻射功能，從而促進檔案館數據管理實施。由于創新是檔案館數據管理的核心，因此檔案館數據管理需要的是創新型檔案館文化，其實質是一種知識創新文化、知識共享文化、依賴合作文化、學習型文化、以人為本文化。（4）數據管理策略：檔案館數據管理策略可分內部和外部兩個策略。內部策略主要是分析與整合內部現有數據資源、人力資本；建立檔案館數據管理系統；構建檔案館學習型組織；實施以用戶為中心的數據管理體制；建立檔案館數據管理的運行機制與評價反饋機制。外部策略主要有同其他機構進行資源整合，建立共享協作體；建立開放的、具有可操作性的檔案館數據管理和分析平臺。

（二）高校檔案館數據管理流程。

檔案館數據管理流程，就是對各種類型的數據資源進行采集、加工、發布和檢索的流程[2]50，具體由數據鑒別、數據獲取、數據存儲、數據共享、數據應用和數據創新活動構成，為檔案館數據管理活動提供了行動指南。

1.數據鑒別。數據鑒別是檔案館數據管理活動中關鍵性的工作。數據管理首先應根據目標，分析數據需求，利用各種工具與方法，對所收集到的數據進行篩選與整理，去偽存真。數據鑒別包括現有數據的分析和未來數據的分析，適用于個人層次日常對數據需求和組織層次戰略性的數據需求。

2.數據獲取。數據獲取強調對已有數據的整理積累或外部現有數據的獲取。對于檔案館來說，應收集整理更多的現存數據，并使沉淀下來的數據具有可利用價值。具體實施策略包括：以數據挖掘、對外采購、兼并、組織間合作等方法，獲取某個領域突破知識的原始積累獲取所需要的數據，或有針對性的引入相應人才，以獲取其隱性數據。

3.數據存儲。隨著知識量的增長，知識存儲的重要性也在不斷增長，檔案館應對已獲取的數據或是創造的數據進行分析處理后，進行系統、邏輯、可靠并準確的存儲。數據庫中應包括顯性數據和隱性數據。此外，數據也可存儲在組織活動程序中。

4.數據共享。數據共享是指數據在檔案館中轉移、傳遞和交流的過程，借助云平臺和大數據技術將數據資源共享到個人或者部門，數據共享是高校檔案館工作的最終目標，高效率的數據管理系統能為共享活動提供更便捷的途徑。隨著數據量的增加，共享工具與方式變得更為重要，特別是大數據時代的到來，各種前沿性的網絡技術都可以應用到數據共享中來。

5.數據應用。數據在應用時才能實現其價值。學習、變革以及接收和應用數據的意愿，都體現了檔案館數據應用程度。個人或者團體對數據的需求決定了數據應用程度，是數據鑒別、創新、獲取、存儲和共享的參考點。同時，數據應用體現了檔案館數據管理運行狀態。

6.數據創新。數據創新是數據管理的核心問題，對于檔案館來說，數據創新過程不僅是產品或服務方面的創造過程，要注重創新主體的多元化，通過多種方式積極引導社會力量參與其中[3]13，即鼓勵全體檔案館員工積極參與，同時支持檔案用戶從利用的角度建言獻策。創新有很多方法，如頭腦風暴法、小組討論、跨界團隊合作等。

（三）檔案館數據管理績效評價體系。

檔案館數據管理評價可采用指標體系的方法：將檔案館數據管理的三方面核心內容設定一級指標體系，包括：檔案館數據管理資源、檔案館數據管理系統、檔案館數據服務管理。在一級指標體系之下，設二級指標，二級指標為檔案館數據管理各項能力要素。

1.高校檔案館數據管理績效評價模型內容。（1）高校檔案館數據資源：這其中包括數據資源硬環境和軟環境。（2）高校檔案館數據管理系統：建立數據管理系統是檔案館實施數據管理的前提條件，也是管理檔案館數據資源的重要手段。數據管理系統實現檔案館數據管理流程及檔案館管理的自動化，使檔案館更容易提供新理論、新模式、新服務，使數據管理流程更具實用性及高效性。檔案館數據管理系統評價包括數據流程管理及檔案館業務管理兩大模塊。（3）數據服務：高校檔案館開展數據服務是檔案館實現數據管理目標的主要手段，其能力水平直接影響檔案館數據管理績效。對于數據服務績效評價可以通過檔案館網站訪問量、檔案館數據服務方式多樣化，數據服務涉及面，用戶服務滿意度，數據共享程度及數據服務機制構建等多方面指標來衡量。

2.高校檔案館數據管理績效評價步驟。結合高校檔案館數據管理績效評價的具體內容，基于評價模型，對數據管理績效進行定量評價。本文借鑒模糊綜合評價理論與層次分析理論，實現對檔案館數據管理績效的評價。評價過程有以下四個步驟。（1）確定評價模型要素集W。本文共分為一級指標四個W＝{W1，W2，W3，W4}；二級指標20個W1={U1，U2，U3，U4，U5，U6}、W2={U7，U8，U9，U10}、W3={U11，U12，U13，U14，U15，U16，}、W4={U17，U18，U19，U20}。（2）確定指標要素權重集Im={I1，I2，…，…，Im-1，Im}，用來表示二級指標Un={U1，U2，…，…，Un-1，Un}在數據管理績效評價體系中的重要程度。權重值的確定主要有德爾菲法，比較加權法，層次分析法等。（3）確定評價水平集合V={V1，V2，V3，V4}={優，良，中，差}。用來衡量最終計算結果，即檔案館數據管理績效評價體系中各指標要素，哪些是符合構建檔案館數據管理體系要求，而哪些指標需要進行改進與完善。（4）確定從W到V的模糊關系，利用模糊數學方法對所有數據進行計算，推導模糊評價矩陣，對績效評價體系數值進行比較[4]24，通過量化數據分析研究檔案館數據管理體系中存在的優點與不足，通過政策變化與機制建設來完善檔案館數據管理。

[1]鐘永光，賈曉菁，錢穎，等.系統動力學[M].北京：科學出版社，2016.

[2]劉丹，李凡等.基于Web Services的分布式的林業科研檔案數據管理系統的研究與設計[J].農業網絡信息，2010（08）：48-50.

[3]程春明，李蔚等.生態環境大數據建設的思考[J].中國環境管理，2015（06）：9-13.

[4]張寶寧.基于系統動力學的圖書館知識管理體系研究[D].遼寧師范大學，2011.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.05

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2017-07-12