基于人事檔案信息化的醫院人力資源信息系統設計與實踐

李宏寬

摘要：人力資源信息系統是在人事檔案信息化與數據化下出現的成果，是對傳統檔案進行開發和利用的重要平臺與工具，開發人力資源信息系統的主要目的是為了對其進行更好的應用。隨著醫學事業發展速度的加快與發展規模的擴大，要求要建立一套完善科學的人力資源信息系統，實現醫院人事檔案管理的標準化與信息化，進而推動醫院管理的規劃化與科學化，為醫學事業的健康長遠發展創造一個更加穩定良好的環境。本文主要對基于人事檔案信息化的醫院人力資源信息系統的設計與實踐進行分析，以我國某個一線城市醫院的人力資源信息系統設計與使用經驗為基礎，分析了該醫院實現人事檔案信息化的實踐過程，論述了醫院人力資源信息系統的優勢，介紹了醫院人力資源信息系統的具體結構，最后分析了在醫院人力資源信息系統設計與實踐過程中存在的重難點以及解決措施。

關鍵詞：人事檔案信息化 醫院 人力資源信息系統 設計與實踐

進入信息化社會以后，我國某一線城市醫院充分運用了信息化社會帶來的各種契機，在發展醫院人事檔案信息化與數據化的過程中建立了一套完整的人事檔案信息化管理系統，成為了該一線城市醫院進行開發和使用檔案信息系統的前提以及重要工具。隨著當前對人事檔案信息系統開發力度的加大，要求在今后必須要進一步提高人事檔案信息系統的標準性與規范性。本文就是以我國某一線城市醫院的人力資源信息系統建設經驗為基礎，對以人事檔案信息化為基礎的醫院人力資源信息系統設計與實踐展開了分析。

一、醫院人事檔案信息化的實踐過程分析

在開發研制人事檔案信息化的過程中，該醫院所采取的思路包括四個方面，分別如下：

1.分析信息化系統的需求

實行人事檔案信息化的一個重要目的就是為了對檔案進行更加合理地利用。通過檔案信息系統采集到的信息，可以為實際工作需求提供有效的依據，并使社會的相關需求得到滿足。

2.設計人事檔案信息化系統軟件的思路

在設計人事檔案信息化系統的時候，采取的是面對單一技術與對象的思路。在此過程中，要對其進行有效的封裝與保存，確保信息的保密性與隱藏性，從而使其使用效率得到提升。同時還要對軟件的性能以及軟件功能所具有的擴展性加以重視，為軟件的進一步推廣、升級和使用等留下充足的空間。

3.管理人事檔案信息網絡數據化

人事檔案信息化系統的作用并不是單純地為了將其變為數字輸入，而是要選擇輸入系統中的有限信息，采取合理規范的合適對其進行統一輸入，在此基礎上形成一個完整的數據庫，為之后的信.息數據管理提供便利。

4.保證檔案錄入信息的準確性以及做好質量控制工作

在人事檔案系統管理中，最基本的一點就是要保證人事檔案信息系統數據庫信息的準確性。人事檔案信息是否在社會中得到了有效合理應用，對工作人的切身利益有著直接影響，也影響到醫院管理決策的準確性與合理性。

二、醫院人力資源信息系統具有的優勢

1.轉變過去的紙質管理方式，在電子管理下更加快捷方便

過去人事檔案都是采用紙質材料制作而成的，雖然可以保存很久的時間，但是查閱起來不方便而且非常容易丟失。在建立了醫院人力資源信息系統之后，可以將過去全部的原始檔案信息納入到數據庫中，不僅提高了人事檔案的利用率，而且使得檔案查閱工作進行起來更加快捷方便，并且還節省了大量的人員與紙張管理費用。

2.使工作效率得到了顯著的提高

在設計應用醫院人力資源信息系統之前，雖然紙質檔案可以進行比較完整的保存，但是由于信息量巨大，要想找到某個檔案需要花費很多的時間與精力，而且還存在著檔案管理缺乏完善性的問題。在應用了醫院人力資源信息系統之后，明顯提高了醫院信息檔案索引效率，起到了事半功倍的效果。

3.為醫院的決策提供了許多幫助

在醫院應用人力資源信息系統之后，首先使得錄入與查找信息的工作更加方面，為醫院財務與人事等部門的工作提供了許多便利。其次，人力資源信息系統還具有非?？斓倪\算速度，運算功能十分強大，可以將信息與數據及時提供給相關部門，為醫院的決策提供了更有效的依據。最后，借助醫院人力資源信息系統，醫院各個部分之間可以充分實現信息資源共享，管理起來更加方便，而且還為醫院的科學研究活動創造了便利的環境。

三、醫院人力資源信息系統的具體結構

該一線城市醫院人力資源信息系統采取的是C/S架構，是一種將新型計算機技術作為基礎而建設的具有眾多模塊的系統，主要包括人事管理模塊、業務晉升管理模塊、薪酬發放管理模塊等。所有在該醫院從事工作的人員，包括離退休人員的全部檔案信息都涵蓋在這個系統之內，這樣一來為醫院其他部門的相關工作提供了很多方便，大大提高了醫院各項工作的效率。在將醫院的職工檔案信息錄入到人力資源信息系統中的時候，由于醫院職工的信息具有很大的不同，包括具體的崗位職務、學習經歷等，這些都是需要納入到人力資源信息系統數據庫中的內容，所以工作非常耗時、復雜。在醫院進行了一段時間的集中收錄之后，大大提高了搜索職工信息的效率，使醫院職工的相關信息能夠更快更方便地被需要者搜索到。

四、醫院人力資源信息系統實踐過程中存在的重難點及解決措施

1.團隊的專業技能與整體素質

要想使一個設計理念得到良好有效的運用，就必須確保人員配備的充足。醫院人力資源信息系統是一個技術含量非常高的工作，沒有專業人才的支持是難以讓其得到具體應用的，因此也就需要有一批具有高素質與高計算機技術專業技能的隊伍來為其奠定人才基礎，只有將具有高素質的專業性人才的作用充分發揮到人力資源信息系統的開發管理過程中，才能夠讓醫院人力資源信息系統的應用達到最優化。因此，針對醫院人力資源信息系統的設計與實踐而言，要選拔具體從事人員的時候要先進行上崗培訓工作，確保其熟練掌握了相關的規章制度與法律法規，特別要保證人員熟練掌握醫院的檔案知識與管理知識。同時，對于從事醫院人力資源信息系統設計與實踐工作的人員來說，其自身也要加強相關方面理論與技能的學習，不斷提高自身的知識儲備量與職業素質，對于新的科學技術加以及時了解與掌握，從而才能夠為醫院的更好發展與建設作出貢獻。

2.醫院人力資源信息系統和數據的維護與更新

計算機信息系統需要進行定期的更新與維護才能夠保證性能的正常運用。在對醫院人力資源信息系統與數據進行維護與更新的過程中，必須格外注意以下幾點：首先，確保所有錄入到系統中的信息都是絕對準確的，避免因為信息錄入錯誤導致系統無法進行正常使用。其次，確保信息錄入的完整性，避免因為一些必要數據的缺少導致后續操作無法得到順利進行。最后還要對數據進行定期更新，在更新的時候要注意錄入信息的正確性，并對信息進行全面檢查，避免發生數據更新錯誤問題。這樣一來，就能夠使數據錄入的完整性與準確性得到全面的保證，提高了醫院人力資源信息系統的正確率與利用率。

3.雙軌制的具體管理

在醫院人力資源信息系統中，雙軌管理是指將紙質檔案與電子檔案有機結合起來使用，從而實現提高信息保存率的目的。但是在實際的人力資源信息系統管理工作中，紙質檔案仍舊還占有重要地位，發揮的作用十分重要，因為電子檔案管理保存的一些信息并不需要常常進行更新，因此也就可以直接采取紙質保存的方式。

4.系統的安全性問題

一般來說，檔案管理都不是公開的，需要在保密狀態進行。因此在設計與實踐醫院人力資源信息系統的過程中，還要做好數據安全管理方面的工作，需要建立一個完善健全的安全體系，確保人力資源信息系統的安全性。同時，還要提高工作人員的保密意識，加強訓練工作人員的保密性，防止因為人為因素引起檔案數據泄露的問題，影響到醫院人力資源信息系統的安全性。

綜上所述，隨著社會現代化建設步伐的不斷加快，人力資源信息系統的出現是必然的，也是研制開發系統的最高目標。醫院作為社會的基礎設施，具有為社會公眾提供醫療服務的職責，其人事檔案管理的水平與效率作為影響醫院服務質量的一個重要因素，必須要嚴格保證醫院人事檔案管理工作的質量。這也就要求要進一步完善醫院人力資源信息系統，做好醫院人力資源信息系統錄入數據的工作，加強管理系統錄入人員，不斷提高系統錄入人員的主動意識與服務意識，并借鑒西方發達國家先進醫院人力資源信息系統的相關知識，結合我國醫院的實際情況，對人力資源信息系統加以創新，實現我國醫院整體實力的上升。