關于計算機信息技術融入辦公自動化應用的思考

何蓉

摘要 隨著計算機與互聯網的快速發展，信息技術在多個行業特別是辦公自動化領域的應用日益增多，為生產和管理提供了科學、有效的管理手段。本文首先介紹了傳統辦公方式存在的不足，在計算機信息技術發展的基礎上，重點論述了信息技術融入辦公自動化領域的應用實踐方法，最后對辦公自動化的發展趨勢進行了展望。

關鍵詞 信息技術；辦公自動化；應用

1概述

辦公自動化是信息技術發展的產物，也是社會信息化的重要基礎。辦公自動化作為當前飛速發展的嶄新領域，越來越受到各行各業的重視。本文立足于傳統辦公方式不足，計算機信息技術發展的基礎上，重點論述了信息技術融入辦公自動化領域的應用實踐方法，最后對辦公自動化的發展趨勢進行了展望，希望能夠對辦公自動化領域的發展提供一定的參考。

2辦公自動化現狀

最初的辦公自動化的功能比較簡單，主要是應用于電子數據處理，隨著各項技術的進步與發展，出現了管理信息系統，進而是到新型的辦公自動化系統出現。作為一個人機信息處理系統，在辦公自動化當中將計算機信息技術與現代辦公設備很好的結合起來，從而為辦公提供有效的信息處理方法、管理方法及自動化決策方法，使得整體的辦公效率得到有效提升。

我國的0A（辦公自動化）發展主要經歷了3個發展階段：1）以辦公組件及個人電腦為主的第一代0A系統，在這一階段當中實現了辦公信息載體的轉變，由比特方式取代紙質媒介，使得文檔及數據統計成功實現了電子化；2）以協同工作技術及網絡技術為主的第二代0A成功實現了自動化工作流程，第二代0A的出現大大提升了各個不同部分的協作能力，再加上移動通訊技術的應用，使得其能夠很好的實現辦公網絡化與電子化；3）第三代0A傾向于應用系統，在該應用系統當中具備良好的知識共享機制與學習功能，集成了知識管理、業務流程、信息處理等多方面的功能，促使企業的運作效率得到有效提升，與前兩代0A相比，第三代0A具有即時交流、實時通信等特點，知識是其最為核心的內容。

3基于信息技術的辦公自動化實踐

3.1總體設計目標

在目前的實際應用當中，之所以要引進辦公自動化系統，其最主要的目的就是為了能夠實現一體化、流程化的辦公，從而有效提升辦公效率，并且在這種無紙化辦公模式當中，能夠借助于各項輔助工具，方便的開展大量數據的處理，使得整體的辦公環境及氛圍變得輕松、和諧。其基本框架結構如圖1所示。

與傳統的辦公模式相比，辦公自動化系統還具有諸多的優點，但是要想保證系統能夠穩定、高效的運行，還應具備下列基礎條件：1）應保證其運行安全性，在辦公自動化系統中涉及到大量數據共享的問題，若是不能保證這些數據及信息的安全性，將會導致相關企業蒙受經濟損失，保證其運行安全性非常必要；2）網絡化，操作人員在開展企業信息查詢、通訊、辦公業務往來的過程中，網絡是最基本的保證；3）實用性，辦公自動化系統在面對最終用戶時，應該具備合理的業務流程、友好及操作簡便的界面，要能夠與用戶的實際需求相符；4）通用性，所開發出的辦公自動化系統，應具備可擴充性及開放性的特點。

3.2系統建設原則

1）開放性與標準性基本原則，應保證系統具備開放性結構，以便于其能夠很好的實現與其他網絡、系統的互聯與擴展；并要保證其所應用到的軟硬件接口與國家相關標準相符；2）系統應具備良好的擴展性，企業在不斷的發展，市場環境也在不斷的發展變化，為了能夠很好地滿足企業的實際需求，辦公自動化系統應具備良好的擴展性，以便于其能夠實現平滑升級；3）安全性基本原則，要能夠對信息的訪問與應用實行權限管理，以便于在信息的共享與操作過程中，能夠保證其安全性；4）可靠性與成熟性基本原則，要能夠保證其軟件系統平臺、硬件產品、系統備份、冗余設計等的可靠性；5）高效性、先進性原則，所開發出的辦公自動化系統要能夠具有一定的前瞻性，其中所應用到的數據應該與國際上的先進技術保持一致，以便于其能夠很好地滿足后續系統維護業務的實際需求；6）試用方便性原則，對于任何一個辦公自動化系統來說，保證用戶在使用過程中的便捷性、實用性都是非常必要的；7）階段實施原則，系統建設的過程中，在保證滿足相關標準的要求的基礎上，給出明確的系統開發目標，并將整體目標予以細化，進而給出分步目標及實施計劃，從而將系統利用率有效提升，并能夠進一步減少投資風險。

3.3系統建設流程

項目實施過程共包括項目計劃、需求分析、系統設計、系統開發、系統功能測試、系統壓力測試、系統安裝及部署、用戶培訓、系統上線九個階段。每一個階段有相應的工作、分工和工作成果（技術文檔）。

4結論

我國當今辦公自動化建設取得了長足進步，取得了較大成績，同時也存在不足之處需要改進和完善，但作為一種具有良好市場前景的必然趨勢，辦公自動化代表了未來辦公領域的發展方向，需要各方面共同努力來進一步加快我國的辦公自動化以及信息化建設。