淺談電子檔案的風險管理措施

郭艾芳

摘 要：此篇論文，筆者研究的方向就是電子檔案。主要是從其的優點進行系統的分析，以此實現對其的安全管理。除此之外，電子檔案的特征務必要進行生動形象的介紹；一般而言，介紹完上述幾個方面，則還需要加強對于電子檔案的風險管理，重點包括信息安全管理等在內的三個方面。筆者希望，此篇論文能夠為我國的電子檔案風險管理起到一定的借鑒意義。

關鍵詞：電子檔案；特征；風險管理；措施

現如今，檔案信息化的進程不斷加快，采用電子檔案這一種形式早已經成為了世界上的主流。而至于傳統的紙質檔案，其并沒有被摒棄，但是卻是已經逐漸從神壇落了下來。電子檔案具有操作簡便、使用快捷等優點，但是盡管如此，其所面臨的安全管理風險卻也是十分之大，所以加強對于該方面的風險研究確實是十分必要的。

1 電子檔案的管理特征

（一）電子檔案存放位置的不確定性

電子檔案，實際上就是一種新形式下的一種電子文件，其既與載體相互聯系但是又是彼此分離的。所以對于電子檔案的存放位置而言，具有可變性，可以隨時繼續寧拷貝和轉移等處理。

（二）信息的數字化形態

關于電子檔案與紙質檔案這二者之間其實各有利弊。但是能夠最大限度的對二者進行區分的還得算是這二者所呈現出來的形態不同，前者全部是采用的數字化形態，無論是對信息進行保存還是調用處理，都是編碼合成的。所以其與計算機的聯系十分緊密，幾乎到達了無法脫離的境界。一旦計算機出現問題，那么電子檔案自然也無法進行讀取等任何操作。

（三）電子檔案信息的可變性

電子檔案屬于計算機內部的一項電子文件，與其他文件所呈現出來的差別并無多大，所以其可以在后臺對電子檔案里的內容進行中增減等操作。這與傳統的紙質檔案對比而言，其操作更為簡單、迅速，幾乎難以找出改動痕跡。這樣一來，信息具有極大的可變性，在安全管理工作上也就更加難以維護了。

（四）電子文件的可共享性

電子檔案具有共享這一特性?，F如今，互聯網的應用不斷普及，各方面都呈現出一個不斷進步的趨勢，如果不對其進行監管，那么電子檔案可以隨時隨地被人共享。其的安全管理工作只會日益艱難。

2 電子檔案風險管理應對措施

（一）信息安全管理

電子檔案具有電子信息，所以將電子檔案劃分為計算機信息也不為過，只不過電子檔案用于特殊用途，因為電子檔案具有一定的風險性，所以相關的從業者必須懂得如何保護計算機信息的技術。與此同時，正因為對該行業風險的認知程度逐步提高，所以信息安全的整個體制也在不斷改良等，也就說明人們越來越關注信息安全。權威媒體披露，當前我國這近幾年來信息安全市場的平均增長率通常都保證在30%左右。所以，現如今電子檔案的風險管理首先應該依托的是計算機信息安全重要管理技術的發展與進步。另外，在此方面的相關技術也是相當成熟的，具體包含文件加密技術、重要身份識別技術等。通常而言，開發這些信息安全技術的核心目的還是要在根本上利用計算機系統的整體安全來進一步保障文件信息安全。因此，當前信息安全技術的實際應用是電子檔案相關風險管理的基本，一般只有之前確立了存放電子檔案的計算機系統的安全，才可以科學和高效的開展后期的相關工作?？偟膩碚f，信息安全管理也不一定完全要一定程度的技術支持，通常也對人為管理有較大的需求。

（二）文件管理

對于現如今使用如此頻繁的電子檔案而言，其所存在的安全風險也隨之增大。所以務必要對其的文件管理工作進行嚴謹、踏實的操作。記錄這一項操作自然是必不可少的，然后依此建立起二者之間的聯系。在信息的說明上，不能僅僅只是利用文字的堆砌，必須增加組織內部的聯系。如果真的是按照這種操作的話，那么相關的電子檔案就可以被整理成為一步合集；定期對文件進行篩選和維護處理。由于檔案信息化建設工作不斷向前更替，那么其的密度自然也是隨之增大。單單保存這一項功能已經無法適用于當下的社會。所以說，對于電子檔案的存毀必須事前進行判斷，執行保存操作之后，擇要加強對其的維護。這樣一來，結構性、實用性也會更加明顯。管理風險也會小上很多。

（三）業務管理

1.使管理機構更加科學合理

電子檔案管理工作現如今已經成為了人們關注的一個重點項目，為了切實有效的規避風險，在操作過程中必須要更加規范。內部的管理機構的權限設置也應該要更加科學合理。對于內部人員要進行工作上的業務的具體劃分，在員工管理上，是一定要做到先培訓、后上崗的這樣一套步驟的。在資源的配置這一方面，一定要進行科學合理的分配，以免造成負面影響。

2.提高檔案管理人員的知識水平和專業素質

檔案管理人員其實是在電子檔案管理中起到了一個十分重要的作用。其主要的工作內容就是對進行監管與分類。然而，檔案管理工作運行的好壞，直接就與著工作人員掛鉤，直接反映出管理人員自身的能力和水平。所以說，要想要將電子檔案進行更加科學高效的管理，就必須從提高檔案管理人員的知識水平以及專業素質這兩方面下手。一開始，自然是面試工作要做到位，考驗工作人員的專業能力，然后，在公司內部開展風險管理相關培訓，以此達到與時俱進的效果。

3 總結

現如今，電子信息檔案已經在社會上被運用得越來越普及，也就是說，如今的檔案已經在信息化這一條道路上越走越遠。其以著存儲方便、調用快捷的優點，使得其的使用性也愈加的廣泛。然而，一樣新事物的產生，必然是包括優缺點在內的。自然，所面臨的安全風險較為巨大。所以必須要妥善的做好電子檔案的風險管理工作，確保其傳入和輸出的都是最為優質的信息。

參考文獻

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