分析信息時代如何做好檔案管理工作

摘 要：對信息時代如何做好檔案管理工作進行分析。具體是在闡述信息時代下檔案管理的工作模式以及主要特征的基礎上，解析信息技術應用給傳統檔案管理工作帶來的影響，具體體現在增加檔案儲存量，強化檔案整理和分類科學性以及為檔案檢索、利用提供便利等方面上，在此基礎上提出了幾點強化信息時代中檔案管理工作質量的對策。

關鍵詞：信息時代；信息技術；檔案管理工作；促進措施

網絡信息技術的迅猛發展為信息時代的到來提供了助力，社會上眾多行業與工作方式做出一定的調整，檔案管理工作也亦如此。目前，檔案管理工作被整合進重點發展行業中，在信息時代中，各級檔案部門構建信息化檔案管理工作模式是極為必要的，這是確保與強化檔案管理工作運行科學化與精確化的有效辦法。如何將檔案資料的實用價值在政府機關中發揮出來，一直是檔案管理者重點研究的問題?；诖?，本文以信息時代中提升檔案管理工作效率為論點，做出如下論述內容。

1 信息時代下檔案管理工作的相關內容

1.1 信息時代下檔案管理的工作模式

在信息時代下，檔案管理工作最大的特征體現在數字化與現代化方面上，實物保管方式幾乎不復存在。信息時代中檔案管理工作模式與傳統檔案管理工作之間存懸殊性是極為顯著化的，信息時代下的檔案管理通常由檔案管理專職機構與檔案管理組織進行，檔案管理人員科學應用現代信息技術收集。梳理與保管檔案信息資料，與此同時以信息技術手段為依托，為檔案應用者提供信息服務。

1.2 信息時代下檔案管理的主要特征

信息時代下檔案管理特征通常在以下幾方面體現出來：一是嚴格遵守有關檔案管理部門編制的的法律、法規與政策；二是和以往的紙媒檔案管理相比較，信息時代下檔案管理工作最大的不同為采用電子文件管理模式；三是以信息技術手段為依托，達到檔案管理網絡化與數字化的目標。

2 信息技術對傳統檔案管理工作帶來的影響

2.1 增加檔案儲存量

這是采集多樣化檔案信息的基礎條件。在過去檔案資料多數是文字、圖表與聲像資料構成的[1]。信息技術融合進檔案管理進程以后，檔案的載體演變成電子信息載體，這樣信息的存儲量變化程度是嘆為觀止的，例如一張光盤中可以容納3. 4億個字詞，等同于1700本20萬字的圖書，可以被視為一個小型圖書資料室。

2.2 強化檔案整理和分類科學性

在數字化技術輔助下對檔案進行編碼以后，檔案管理人員可以快捷的參照不同標準與規定對電子檔案進行梳理與分類，或者對其進行二次調整，上述工作的運行不需要打亂原有紙質檔案編排的次序下，保持紙質檔案與電子檔案的對應。

2.3 為檔案檢索、利用工作提供便利

應用信息技術手段，從根本上處理了檔案資料應用與搜尋的困難，具體是簡化了過程的繁瑣性，節省了人力資源消耗量，同時體現出快捷性與安全性特征，此時檔案工作人員工作壓力顯著降低。檔案資料使用者以網絡技術為依托，整體或部分下載所需信息，并且不受空間的限制。從理論上分析，世界上所有的檔案都可以在任何一個連有互聯網的地方搜尋出來，并被用戶安全使用。

3 信息時代做好檔案管理工作的辦法

3.1 樹立檔案工作的新興理念

首先，檔案信息資源觀和檔案信息化建設質量存在直接的關系。傳統檔案管理進程中，多數情況下會把檔案信息看作一種文化資源，主要具備檔案信息的憑據價值，但是在信息時代中，檔案信息被視為一種經濟資源，與此同時將特有的情報價值發揮出來[2]。其次，新時期的檔案管理人員應該積極樹立檔案的公開與開放思想觀念，以前檔案管理進程中，側重點在于檔案資源的利用的開放性與開發的深度性方面上，但是面對那些處于現行或半現行時段的文件通常采取密封的措施。故此，在檔案信息化構建進程中，管理人員應該將工作重點放置在強化現行與半現行文件的開放性方面上，可以借助表編制與現行文件相關的開放政策和法律去實現上述目標[3]。最后，為樹立終身學習觀念。當下，部分管理者沒有認識到檔案管理工作中所應用理論的多樣性，以及對業務技能提出標準的嚴格性，所以及時自己沒有接受正規教育與培訓也能夠游刃有余的勝任檔案管理工作。但是在信息時代中，伴隨著檔案信息化建設進程，新技術、新理論不斷融入進檔案管理工作體系中，此時檔案人員面對很多新興問題，部分問題即使檔案專家在處理上也存在較大難度。故此信息時代下的檔案管理人員應樹立終生學習的觀念，從而為檔案信息化建設目標的實現做出一定貢獻。

3.2 落實檔案信息管理標準化建設工作

檔案信息管理標準化通常涵蓋以下幾項內容：一是檔案信息收集標準化；二是檔案信息存儲標準化；三是檔案信息管理標準化；四是檔案信息網絡標準化；五是檔案信息管理軟件標準化等。檔案信息管理標準化可以被視為檔案信息化建設的基礎性保障，檔案信息化程度越高，那么對檔案信息管理標準化提出的要求也就相應提高，在其引導與約束下，檔案信息化建設工作運行的健康性與有效性才會得到切實保障。所以檔案行政與管理部門務必編制相關標準、規范與管理辦法，編制相關通用型檔案信息標準，常見的有檔案日錄數據交換格式、檔案通用文件格式、檔案著錄規定、電子檔案管理辦法、檔案管理軟件功能規范、檔案數據管理安全規定等。在這樣的工作模式中，檔案數據信息通用、共享與交互目標才會順利達成，并且在軟、硬件環境出現變動過程中檔案數據的完整性、安全性也不會受到威脅，高效利用目標的達成也不存在較大難題，此時檔案信息化建設處于優良的態勢中。

3.3 積極學習新興檔案管理方式

信息時代中，新技術與新方法整合進檔案事業發展進程中是是必然的事實，也是優化檔案管理工作質量的最佳措施。檔案信息化建設可以被理解為將散落在多樣化載體上、存在于不同地理方位上的數據資源，以數字化為依托存儲下來，繼而在互聯網技術的協助下把多樣化信息資源銜接在一起，資源利用體現出時效性與共享性特征[4]。新技術被應用到每一個檔案館中，把館藏檔案進行數字化處理，在不斷的發展中構建一套完善的數字化檔案管理工作體系。上述目標的實現絕非是一蹴而就的，需要檔案管理人員在實踐中積極挖掘潛在信息資源，有效應用計算機、光盤等高端和設施，摸索信息時代中檔案管理的新渠道與新辦法，推動檔案信息化建設進程。

3.4 進行深層次檔案信息服務工作

信息時代中，檔案部門應積極整改以往“單干”的工作模式，借用自體學科優勢特征，主動參與進網絡信息資源構建、開發與利用進程中，把握與利用網絡化有利機遇，和圖書部門、情報部門、博物館及他類部門構建長效型合作伙伴關系，協同合作、深度挖掘與利用檔案信息資源，其宗旨在于提升檔案信息編研與深層開發效率。

4 結束語

綜合全文論述的內容，認識到當下檔案信息化建設的意義，同時掌握了幾種做好檔案管理工作的辦法，一是樹立檔案工作的新興理念，二是落實檔案信息管理標準化建設工作，三是積極學習新興檔案管理方式，四是進行深層次檔案信息服務工作。當然，檔案管理者在實踐中，也應該樹立安全與法制意識，提高整合信息的能力，從而進一步強化檔案信息管理工作運行的規范性。

參考文獻

[1]季軒.試論在網絡信息化時代做好高校外事檔案管理工作[J].山東工業技術，2017，02：161-162.

[2]王靜.淺析信息時代下如何做好圖書檔案管理工作[J].民營科技，2016，02：99.

[3]張師師.互聯網時代如何做好企業檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，04：69.

[4]唐姣麗.信息化時代如何做好醫院檔案管理工作[J].經營管理者，2015，29：289.

作者簡介

王琪峰（1989-），男，黑龍江省哈爾濱人，漢族，初級助理館員，本科，研究方向：文博圖書檔案。endprint